会议中心与会议酒店论坛
主动出击，强化品牌形象，凸显品牌优势
刘海莹 国家会议中心总经理
2013年，全球经济形式持续不景气，而中国会议市场也出现震荡发展的态势，会议场所的发展也受到了一定影响。
刘海莹表示主体市场多元化，市场竞争白热化，各地会展场馆建设热度不减。2013年前三季度国内新开张的四星级以上的酒店就130多家，其中5星级102家，四星级31家。特殊会议场所越来越受到青睐，这些场所加入到会展市场，特别是会议市场竞争中来，像游轮、博物馆、主题园区、798等对于会议中心和会议酒店的分流，都是会展行业强有力的竞争对手。
刘海莹表示，会议中心和会议酒店要想在竞争当中脱颖而出，首先要提供标准化的服务，以经验总结为主，把经验变成标准；然后在标准化的基础上强调满足客户的特色需求，形成个性化服务，在个性化的基础上，还要形成专业的服务队伍；最后是专业化的服务。如今仅凭一腔热血，很难在市场上打拼。创意对于一个会议中心在市场上占领市场也是非常重要的。宏观上讲，强调体验的时代已经到了，在能够提供同质化会展硬件产品的同时，怎样才能够正确理解并充分实现客户需求成为重中之重，而创意创新带给客户无法替代的会展体验，这样才能够展露锋芒，出奇制胜。
从国家会议中心实践中发现，创新也是非常重要的一条，即提炼现成的经验，完善流程，凝聚力量，创新角色，创新角色。2013年国家会议中心首次以PCO的身份亮相在第64届国际宇航大会，这也是国家会议中心从成立以来，第一次以这个身份承办两千多人的国际会议，这个我们承担了这个大会的所有的组织工作。
刘海莹强调经验的积累与提炼，标准化与流程化，再运用与再反馈，是企业开辟新业务空间实现业务领域拓展的利器，作为服务行业的会展业，业务创新发展同样也不可少，只有主动出击，强化品牌形象，凸显品牌优势，才能在行业之中展出头角。
会议中心与会议酒店应该有效利用会议第三方服务
Shawn 美国汇伯会议公司执行总监
Shawn主要阐述了第三方会议采购公司的价值与运营的模式，他认为，会议的第三方组织，通常是在双方之间扮演中间人的角色，并促成或者定义协议的人，也就是我们通常所说的中间人。那么他可以给投资决策提供一些咨询，或者是建议，甚至寻找更多新客户。
酒店行业如何同第三方建立有效的长期合作关系？Shawn认为，第一就是要理解业务关心，聆听第三方机构的建议，听取他们的意见，真正把第三方作为一个伙伴。要真正认识这样的合作关系是双赢的。向第三方提供自己业务方面的背景支持，能够更好的帮助他们来管理，其中最重要的一项就是自我评价。
从市场占有率情况来看，Shawn表示，很多会议都是通过第三方来达成的，第三方机构擅长掌握客户文化差异等情况。他们掌握丰富的产业数据，进行产业竞争分析，帮助客户更好地进行战略改革，提供市场支持，帮助客户选择更合适的价格策略以及营销策略，以及服务。
Shawn引用伟人爱因斯坦所说的话：图片的每一项都应该记录到其中。其实就是潜在的价值问题。实话实说，关系这样一个东西是无形的，是不可以被量化。那么构建关系的业务员真的需要我们投入更多的时间，但是久而久之这样的投资最终是可以奏效的。
Shawn表示，第三方机构的运作模式基本分为四项：服务报价、运营模式、雇佣和客户资料。
第一种第三方机构是为客户提供价格服务，就酒店行业而言，作为第三方机构能提供全部服务，可帮助客户订餐和机票等。而酒店行业的第三方机构可能是双向收费，一方面向客户收费，另一方面向酒店收取佣金，甚至也可能在中间进行操作赚取利润差。
第二种第三方机构则是个人管家式服务，即第三方机构的每一个员工都会负责一个到三个客户，通常员工没有固定工资，只有提成。他们会全程为他的客户提供服务，如会场及设备等。
第三种第三方机构则是场地方，其可能针对更广泛的客户，并且只为客户提供会议场地。
第四种第三方机构则是特定服务公司，就目的地而言，其在外地设立服务机构，为目的地的业务拓展服务。
提高附加值，才能保住价格
王济明 上海国际会议中心总经理
寻找商机，就是要把企业的利润最大化，王济明表示，这是酒店经营的最根本任务。随着会议市场的不断发展，会议型酒店在高速的发展过程中遇到了一些窘境，会议市场开始被更多竞争对手瓜分，因此要进一步明确市场形势。
王济明表示，国内酒店在经营过程中还存在一些误区。国内酒店比较喜欢做餐饮，但国外酒店的核心产品则是客房。据统计，客房的下跌数不是很明显，而餐饮数由于受到种种外因的的影响可能下跌比较明显。
当前，中央的八项规定要求会议活动简洁、高效、务实之风的实施，会议活动中“简餐”成为一道风景线，而简餐利薄，对整个酒店收入来说，餐饮利润下降，也正说明了这点，同时这也是国内酒店经营中的误区。
据了解，从抽样城市五星级酒店来看，受新会风影响，酒店收入平均下跌20%左右。2013年，上海国际会议中心收入下跌11%，受政府会议影响非常厉害。这其中也是酒店运营过程中的核心产品配置不合理所致，即重餐饮、轻客房及服务等。目前，消费者物价指数CPR涨势凶猛，人工成本越来越高，从而餐饮成本也愈加高。
王济明又表示，入住人数的巨减与商务、会务成本高有关。商务成本体现的是大概念，包括城市交通、城市的可进入、城市消费水平等；会务成本则体现到不断的创新性，会议产业的不断发展，要求新颖的创意，包括场地搭建、科技手段，如注册、微信、短信进行预报等。
再者，会务服务的品质有待提高。提高与会者的满意度，是衡量会议成功与否的重要标准之一，而会议中心或会议酒店的接待水平则直接体现出主办方的办会水平。提高会务服务是增加会议影响力的关键，也是提高主办方回头率的不二法则。
营销方面，王济明表示纵向的传统销售模式需要改变。在不断推陈出新的E时代，提高时间利用率，销售模式应不断适应年轻人的工作思维，即加大互联网上的营销力度。除此之外，应加大服务的附加值，因为价格的竞争就是相互的削价，然而只有提高服务的附加值，才能保住酒店的价格。
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企业会议策划与运营管理论坛
会议营销：点到即止 重点核心
王学军 F5 Networks中国区的市场总监
当前中国的很多企业把更多预算用作网络营销，而只有20%-30%的费用是投给会议营销，那么究竟应该如何把企业的会议营销做好？这是一个难题，那么需要在关联性、行为动态跟踪与分析方面入手，在大数据时代了解客户。
会议营销思路不外乎三个方面：创意、策划和执行。会议营销的策划是什么？会操作，会体验，直到被衡量结果，自己做营销预算要明白怎么去衡量一个会议营销的好与坏。
创意就是复制和传承，即不断总结失败的经验教训，再不断总结与提高。执行在于细节沟通和配合，要做到事无巨细，同时团队沟通特别重要，让会议营销变得更好，关键在于团队细节上的沟通与再分配。
会议营销策划的方法是点到即止，客户需求减数，重点核心。但同时企业要自我学习，在O2O的时代，诸多信息技术开始诞生，也可以帮助企业寻找到更新新先进的营销方法。
在改变的时代要改变自己
王宏硕 泰康人寿保险股份有限公司项目管理培训师
人们常说，这个世界唯一不变的就是变化，所以创新就应该大行其道，每个人的工作都能够创新，王宏硕认为，创新是一种所谓的无中生有，但是这种无中生有不是颠覆式的，不是彻头彻尾的无中生有，而是在原有的基础之上经过改造，经过变革，从小的地方做起，不断地变化。
“用户为王”的时代已经来临，今天的社会不是收入决定你的价值，也不是你的市值决定价值，而是用户是否需要你决定了你的价值。
王宏硕强调，行业需要的不仅仅是你的专业知识，而且还要有别人所不具备的或者别人没有意识到的本领。这个本领不需要多伟大，只要客户感兴趣足矣。通过你掌握的资源和产品优势，在经过有效的资源整合达到客户的目的。他说：“所以我们要做出特色，首先做出特色就是比别人先走一步，看到别人所看不到的方面，挑战传统和习惯，而且还要减少我们的替代品。”他认为，如果某个企业的替代品太多，就失去了市场价值。
他呼吁行业能意识到两点：第一个是聚焦重点，专注于你过去所经营的和你未来准备付出行动的，什么事让你觉得很激动，让你觉得很兴奋？那就是它的点，去找这个点聚焦重点。第二个则是整合实际，聚焦重点整合实际，为了目标去努力，不被困境所左右。他形象的举例，不是市场有问题，而是我们吃惯了那些送到嘴边的肉，即便我们自己找肉吃了，我们也不适应，机会还在，只不过我们是不是还在？在改变的时代要改变自己。
摆正角色 做好迎新的准备
姚红 博悦咨询总经理
公司会奖活动是公司会议的一种特殊形式，是会议产业里一个重要的事件或活动，它对我们人类发展和整个经济发展起着重要作用。姚红认为，目前，奖励旅游活动不活跃的原因与经济发展有关，奖励旅游作为会议产业中的一部分有为经济发展或人类发展做出贡献的巨大空间。人类发展包括经济、文化、艺术各行各业的发展，而这种发展首先是建立在市场销售沟通基础之上，销售与沟通需要平台来促进市场的发展，这个平台就是专业的会议、公司的会议、各种MICE活动，以及行业展览会等。
ICCA这样解释公司会奖活动，及公司的会奖活动是公司会议的一种特殊形式，会奖活动是通过激励活动促进商务发展，它将公司的会奖旅游与公司的内部培训高层会议、团队训练、经历讲座、市场推广、新产品发布、品牌体验、客户品牌忠实度培养，观光活动等有机的结合起来，会奖旅游完全成为使企业会议达到企业品牌体验和攻关活动一种综合解决方案。这对做会议或会奖活动的负责人提出了更高的要求，这种新的会议思想概念，应该在哪方面提高，需要哪些知识，在哪方面适应市场对我们需求的要求。姚红表示，之前做的会奖活动可能没有这方面的要求，在中央八项规定和医药事件发生之后，中国会奖活动的市场国际化目标更加明确，加快了会奖产业的健康发展。
姚红认为，一个出色的会奖活动策划人的角色是组织者、沟通者、谈判家、人际关系维护者、攻关专家、策略专家、危机管理者、金融家、法律和税务的顾问、项目经理和实施管理专家。
创意与执行力 思行合一方能致胜
马斯特 中旅策划部创意总监
马斯特认为，成功的会议奖励旅游项目策划，第一要有优秀且可行的创意，第二要有强大的执行力，二者紧密结合，才是有效的策划方法。
一方面，面对大型项目攻坚战的时候，尤其是千人、万人级项目，不能孤军奋战，要以自身体系为基础，采取体系内联动的方式。通过自身优势渠道与目的地体系联合起来为客户打造国际化的旅途服务，把地缘优势和专业能力结合起来，将优势落实到项目当中，在人数资源专业能力方面构成核心竞争力，打多兵种的协同作战；
另一方面，重视创意营销，包括借鉴式营销、细节营销、理念营销。创意不仅体现在主题、制作物、活动上，更体现在对资源的调配，对竞争对手战术的预判与应用；
再者，关注创利模式，做到专业团队的人与资源配置最优，大项目的资金体系要有灵活流动性。通常上亿的项目前期垫资异常可怕，千万级的垫资如果没有与财务体系协商好，集团财务体系能不能支撑你运行这样的效率？
第四，学会扬长避短，除专业的策划能力、创意和项目管理能力外，还应做到与成功活动的经验结合，扬长避短，为活动节省人力成本。