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会议产业创新时代的来临

2012年06月25日    来源：《会议》杂志    作者：文/萨拉•J•.F•布兰雷    围观：10676次       
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     加州恩辛尼达市Breining集团的咨询及培训公司负责人Terri Breining是一位有着30年行业经验的资深人士，CMM（会议管理专业人士），CMP（会议策划专业人士）。她说：“取消活动、在流程中引入采购环节、SMMP（战略会议管理计划）的发展、对会议视角的变换等所产生的影响，是作为一个整体而非分散的概念——这些都在我们正经历着的这场演变中创造着更大的利益。”
     做出这个改变需要会议专业人员更早的参与到计划流程，了解组织方想让参与者学到什么，了解潜在的与会者们期望从活动中得到什么，以及在活动结束后进行调查以了解与会者体验的投资回报率，而不仅仅是单纯的资金投资回报率。 
     就核心来说会议架构首先从人们如何学习的理念出发，过去这些问题都被忽略了。Jeffery Cufaude说：“我们不去关心人们在活动中如何学习。我们应该问的是‘你觉得会议的内容中有百分之多少是适用于你自己，又有百分之多少适用于专业的需要？’”同时，人们需要一种方式来消化他们或许的信息，可以尝试Cufaude的办法来帮助大家回顾演讲内容：在大会演讲结束后，安排一个30分钟的跟踪研讨，其内容全部都是与演讲的各个部分相关的。Cufaude建议可以重复安排两个这样的研讨班，这样大家就可以参加两个不同会议。
    人们可以通过不同的研讨班获取不同的信息。举例来说：你想讨论你刚听到的内容吗？大家都在101房间；你想要学习相关案例吗？可以去102房间；你想看一些相关资料吗？可以在103房间找到；你想解答一些相关的问题？去104房间集合。这种模式的好处就是能够加深对演讲内容的印象，这些对于学习者来说是十分必要的。
     Jeff Hurt认为这些举措印证了精简编制内容的理念，“我会让演讲者告诉我，当演讲结束后，他们希望听众能记住的三件事是什么，我会围绕这三件事来设计活动，并给大家提供学习它们的机会。”
新泽西的Debi Scholar是一位从事旅游、会议及培训的咨询顾问，在战略会议管理方面有独特的专长。据她观察，若要实行转变，策划者无论如何都要从会议最开始的阶段就参与进来，但这并不是经常发生的事。在企业的世界里，策划者并不能足够早地加入到活动中，为活动的美感和内容设计发表意见。
     Scholar建议，策划者们和特殊客户可以每月安排一个例会，参加人有部门负责人、管理者、协会委员、独立策划的客户，例会不讨论具体的问题，而是围绕会议的年度日程安排展开讨论。“建立有规律的、持续性的会谈为参与者们提供一个极好的机会，在全部计划制定之前来讨论关于会议架构的问题是最有效的途径。”
    Jeff Hurt相信策划者们应该摒弃照本宣科，尝试从头开始策划，哪怕是重复举办过多次的活动。他建议：“向企业负责人了解他们举办会议的目标是什么，以及他们认为会议的效率怎么样。这个过程现在完全变成了设计与会体验，例如我们为什么做这个，为什么这么做？有没有更好的方法让我们的参与者获得更多收获呢？不要再把面对面的会议看成是一次性的体验，而要把它看成是与客户更广泛接触的一部分，以将它很好地融入到一整年的经验价值之中。”
    “活动营”是一个的新兴行业聚会，初创于2010年2月，至今举办了一系列的活动，主要关注参与者的学习成果，经常使用Twitter进行联系的人，使用“#活动专家”作为标签并将头像和姓名放在一起，只收集参会者和策划者想从会议中获得体验的意见，经过两个月的简单积累，一次会议就诞生了。
    活动营的创始人Michael M.McCurry是第三方策划公司Experient的战略客户经理，他说，“活动的真正精髓是合作及对概念的验证”。在活动营，会议专业人员会亲自参与、观看网络广播并且加入Twitter会谈。“我们试验了一些科技产品以了解它们如何在活动中发挥作用，并且为其中一些测试做好了失败的心理准备。这是一种能促进我们组织内部变革的催化剂。”
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