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会议建筑学——会议策划的方法与策略

2011年06月03日    来源：《会议》杂志    围观：15612次       
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按会议建筑学标准举办的会议与今天的标准会议有何不同？
 
    会议建筑学的方法或者叫做会议建筑学的原则就是—— 一切从会议目标出发。因此根据会议目标是什么，两者的区别可能会很小，也可能很大。就像你建房子，你需要砖、窗户、钢筋、木头，但是与不同的建筑师合作，建成的房子可能会不同，但是需要的木头、砖块以及你建房子所需的其他材料的量是一样的。所以会议建筑师所需的成本是有限的，但是会议的成果可能会让人欣喜望外。举一个最简单的例子，会议建筑师用同样的会议地点、场所、材料等，只要在几件小事上做一些改变，会议的效果就会大不一样，对实现会议目标的支持力度大大加强了。

在Abbit公司，你是否已经在业务领域做了改变以体现会议建筑学？

    我们现在为客户提供的服务内容已经比以前作为视听器材公司时拓宽了。我们在产品方面做得更深入了，也有内容方面的，是综合的服务。我们必须一步一步来，因为谈论会议内容是一个很有趣的话题。假如你要和会议举办方谈论公司的情况，他会认为这是他负责的事情，因此他不会主动邀请别人来参与，除了他所熟悉的人比如市场营销部或公关部门的人。从我们这边来说，也需要慢慢来。如果过于性急，可能会给客户关系带来不利或者触怒客户。

你能举一个如何为客户实施会议建筑学的案例吗？

    有一个会议——是在欧洲举办的一次外科医生国际会议。他们每年举办一次，会期几天的安排非常紧张。我们为会议举办团队做的事情是努力找出他们还没有处理的一些会议目标。比如在欧洲，语言是一个挑战，所有这些外科医生在他们自己的领域内可能都是非常出色的，但是他们说的是自己的母语，在一群同行面前说英语不是每个人都觉得习惯自如的。我们的工作就是在每个桌子上放一台笔记本电脑，这样参会者可以小组小范围讨论，即使有人有语言困难，也不会有沟通障碍了。谁想要说话，就可以把问题在电脑上打出来，然后传递给发言人。
    如果你做口头问答调查，你让三个人各提一个问题，5分钟你才能做完。现在房间里有140 个人，你花同样的5分钟让每张桌子提一个或两个问题，你得到的问题不是3个而是30个。因为其他提问方式有些人没有机会说话，而这种方式你能从这些没有机会提问的人那里获得更多的问题。这样增加了会议的互动，参会人员对会议的贡献也增加了不少。

会议行业对您的这个倡导书都有什么反应？

    有的人已经真正认识到了它的价值，而有些人仍然在观望，我觉得这些人的态度也是完全可以接受的。当然，这些人在观望的同时也在谨慎行动，只是他们在等着看别人实施这个倡导书的的真正效果如何。在一次会议上我听到了一件有意思的事情，我们会议行业协会的几位领导人集中到了一个房间，大家讨论经济形势和我们面临的其他各种危机，认为这也许是会议行业共同推动这个倡导书的合适的时间了。
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