文/Milton Rivera
译/刘剑
会议及活动（M&E）的策划过程常常包含将为数众多的外部供应商及多重内部资源进行融合的过程，融合结果常导致支出的大幅膨胀。如果以一种漫不经心且缺乏合理步骤及控制的方式将上述元素进行融合，就极有可能发生将组织暴露在多种巨大危机之下的潜在危险。
请试想以下情况：今日大多数公司不允许雇员（以商务旅行的理由在公司的名义下）购买他们私人使用的笔记本电脑、移动电话而且不负担任何在公司旅游政策之外的开销；但却有很多公司允许雇员在会议及活动上花费多多，而常常没有制定相应的工作流程及制度以进行风险及资源管理。
美国运通会议和活动部（American Express Meetings & Events）于2013年进行了一项关于会议及活动的风险暴露及缓释的调查，这一调查旨在持续观察与风险及会议有关的各种趋势。调查报告以对两种受访者的研究为基础，即一半会议组织者，另一半是领导者（定义为在会议、采购、财务、市场、销售或者会议预算制定等方面的决策者）。报告结果显示将近一半的会议组织者及领导者不相信己方组织的风险被平和地缓解了。而且大多数领导者表示保证一切数据的透明度是最为重要的事情，而恰恰于此大多数会议组织者还是用Excel表格来进行预算追踪。
领导者及会议组织者都引用法律/规章以及财务三个选项作为会议管理最重要的风险缓释元素。
法律/规章风险
各种组织，特别是跨国公司，都需要使自己符合日益增加的各种规章制度的要求，包括从萨班斯-奥克斯利法案(Sarbanes-OxleyAct，该法案强制要求美国公共公司及其海外子公司执行多种管理及汇报标准）及类似的其他法案到不同国家政府规定的各项制度。而有1/3的会议组织者在签署附加（如场地、AV及娱乐等）合同时没有其他经理人或者另外的人员对合同进行审定，这也会导致危险的增加。也许更令人担忧的情况是将近1/4的会议组织者自己签署合同，但只有百分比非常低的领导者表示会议组织者被授权自己签署合同。
组织需要意识到适度的“向前一步“所能带来的巨大利益，如将财务控制及文档管理规范化。例如为附加合同制定标准附录及评审程序，制定一套合同签署授权模型以明确哪级人员可以签署哪级合同可以帮助公司减少暴露在不必要制度风险的几率。
财务风险
在预算方面，大多数会议组织者表示当进入会议策划阶段时，自己不了解预算情况。虽然大多数领导者表示这是组织内部的指导原则或者要求。调查也显示各个组织由于没有使用可用信贷（available credits）而承受着不必要的财务资源的浪费。36%的会议组织者表示自己不会或者没有意识到使用可用信贷，50%的领导者表示他们的政策中没有关于使用可用信贷的专门规定。可见性也是报告中强调的重要部分：32%的领导者无法说出所有的会议支出。
对无法进行有效地财务程序及报告制度管理的公司来说，最大的风险就是不必要的支出以及错失资金节约的良机。完善下列制度及程序可以帮助一个组织在会议及活动中将财务风险降至最低：
·提供科技或者在线工具以使会议相关人员能够创造预估预算。
·制定相关工作程序以便在每次会议采购的开始阶段即确定可用信贷，并在全组织中分享。追踪可用信贷，并更新包括信贷使用程序在内的各种政策。
·将所有拟定预算及实际支出输入一个会议及活动类的技术工具，然后强制规定在会议支出时使用会议卡或者公司采购卡。开发标准总分类编码（general ledger codes）以追踪这些会议支出。
在危机管理中的自满自傲可以导致财务、制度及口碑方面的严重后果。为了避开危险暴露的陷阱，非常重要的一点是会议及活动要在正式及企业级会议管理计划的大框架内进行，这能创造适当的可见性以及支出及活动的可控性。