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数据如何为您的会议创造更多的机会

2014年09月09日    来源：《会议》杂志    围观：2735次       
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文|David McMillin

译|刘剑
　　作为一位会议组织者，您的日常工作（包括支出报告、客户评估以及注册账户等）无一不涉及到统计和数字。
　　在PCMA科技思维大会上，Active Network公司的总经理Eric Olson详细分析了会议组织工作的数学元素以帮助参会者了解在这些数字下所隐藏的新机遇。
　　“对自身行业中各种数据的理解有助于您在事业上的进步，”Olson这样对观众表示。
　　“我们一贯如此”的心态
　　尽管时间限制（time constraints）迫使许多组织不得不年复一年的做重复工种，Olson表示对自身数据的深入了解为控制支出找出了可能性，同时也可以唤起参会者更优的参会体验。
　　与其发送与去年同样的推广材料、安排雷同的日程安排并按照去年同样的预算制定支出，信息收集可以帮助您制定性价比更高的计划。
　　“如果您对自己活动的优缺点无所了解，那就很难能措手进行改善，”Olson说道。“如果您设定绩效目标及适当评定方法，您就不仅仅可以立刻明白活动的优点所在，而且也可以对优点的华度及为何其为优点有所了解。”
　　一旦您意识到您的组织现在处于何种位置，您就可以为“更上一层楼”设置一个比较现实的目标。
　　“以设定会议重要活动为契机，会议组织者可以更深刻的理解今日如何策划会议，以及未来有何事可使他们的工作更加高效，”Olson说道。
　　投入感是可追踪的吗？
　　会议中的某些元素看上去很难用数据进行控制。业界都在谈论投入感，但是您又如何明确的明白参会者是“投入的”？科技帮助会议组织者将“投入感”一词由一个时髦的用语变成一个真实、可衡量的结果。
　　Olson举例说如果一个会议组织者希望增加社交元素，与其要求参会者填写冗长的调查单，他更推荐使用一款简单的手机APP软件，其功能就是跟踪每个用户的二维码接触交换信息，并记录一对一会议的频度。
　　现时现地的机会
　　“一个组织可以监测包括实时调查、社交媒体发帖以及投票数据在内的各种（在线实时）资源，检测这些信息有助于了解参会者对特定话题、演讲者或者数字内容的敏感程度，”Olson说道。“明智的会议组织者将这些信息的数据收集起来并进行评估，然后按照观众偏好对活动进行相应改进。”
　　这些“实时”元素是新一代参会者数据中非常重要的组成部分。想象一下您的社交媒体监控发现观众（在社交媒体上）对某位演讲者反馈甚为不佳，而这位演讲者在第二天仍有演讲安排，与其期望这位演讲者在第二天能有所长进，依靠社交媒体反馈来调整日程以防止出现更多的负面评论并增加满意度倒不失为一个好方法。
　　与数据保持长期关系
　　这些实时反馈同样可以有助于您的长期成功。
　　“你需要注意长时期的行为模式，”PSAV公司全球销售及推广资深副总裁Greg Van Dyke告诉PCMA科技思维会议的参会者。
　　随着年复一年对数据的持续收集，您将有能力通过对（参会者所关心的）关键问题的响应为未来的会议及活动创造更多的机会。每年都有哪些话题可以吸引更多的参会者？是否重复的演讲者会使听众失去兴趣？您最忠实的观众是谁？为何他们年年注册参会？
　　当您有能力熟练运用数据分析的力量时，仅仅确保会议活动的成功就不再是您的“终极理想”了。您将运用相关数据制定出自己所期望并满足参会者需求的会议体验，而参会者则会成为您的忠实拥趸。
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