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第十一届中国会议产业大会（CMIC2018）
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案例解析：第十一届中国区域经济可持续发展高峰论坛

2013年12月13日    来源：《会议》杂志    围观：2798次       
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    中国区域经济可持续发展高峰论坛作为公司会议产业的主导项目，自2007年在北京·钓鱼台举办首届以来，至今已成功举办十一届，伴随着我国经济社会的蓬勃发展，已然成为我国区域经济转型与发展的“晴雨表”与“风向标”，对我国区域经济的可持续发展起到了不可估量的作用。“第十一届中国区域经济可持续发展高峰论坛”已于2013年8月24—26日在北京隆重召开。本届论坛由亚星国际（会展）集团旗下：“品牌资讯报社”、“中品天下（北京）信息技术研究院”、“北京企促联合文化传媒有限公司”共同承办。九届全国政协副主席王文元、原国家商务部副部长魏建国、原国家物资部副部长桓玉珊、八届全国工商联副主席王治国等国家相关领导、经济学家、各地方政府代表共计500人出席到会，会议得到了社会各界的普遍好评。当然，要成功举办一场会议，与前期的策划定位、中期的招商运营与后期的现场执行是密不可分的。
    一、会议策划阶段
    会议策划是整个会议项目的灵魂与主导，也是会议组织成败的关键所在。会议策划最主要的是对会议项目的整体定位暨锁定目标参会人群，以及会议时间、地点与会议主题的确定，会议主题的确定要迎合时代主题与年代背景。“第十一届中国区域经济可持续发展高峰论坛”，从会议的名称上可以看出，会议的邀约对象应该是各地方城市、区县、开发区、乡镇等行政级别的政府单位，都属于区域经济的范畴，这就是整个会议的定位，以此锁定目标客户。本届论坛于2013年4月（暨2013全国两会胜利召开的背景下）盛大启动，并根据两会提出的“美丽中国梦”、“新型城镇化”等关键理论升华成“推进新型城镇化·成就美丽中国梦”为本届论坛的主题，不仅切合了当前社会变革与发展的时代潮流与背景，同时“美丽中国梦”暨主张“推进生态文明建设”，而“推进生态文明建设”说到底就是“实现可持续发展”，这与本届论坛会议题目“区域经济可持续发展”是不谋而合的。所以在前期策划中，整个会议项目与当前热点话题“美丽中国梦”、“新型城镇化”紧密结合起来，与中央政府的会议精神同频共振，通过论坛活动进一步传达和贯彻中央精神，分享体会与心得，推进交流与合作，展望未来与发展，更能引起参会者的兴趣及参与的必要性。
    二、会议运营阶段
    会议运营是整个会议项目最重要部分。一个好的会议策划案如果没有行之有效的运营管理，也是很难达到预期的效果。我认为会议运营包括三个方面，一个是媒体宣传，一个客户沟通，一个多元合作。“酒香也怕巷子深”，近年来，随着新媒体的崛起和媒介融合的推进，大众汲取最新资讯的渠道由原先的纸媒逐步转为网络，所以会议项目通过网络方式传播与推广成为当下的主流趋势，为进一步宣传推广论坛，我们特别成立了媒介公关部，专门负责与媒体联系，定期发布新闻稿、举办新闻发布会，以立体式、多维度、多角度宣传报道论坛，大量的广告是提升客户对论坛信任度的最好、最直接的手段，通过媒体的力量提升论坛的社会知名度、影响力与群众参与的广泛度；其次，与客户的沟通也是运营管理的重要组成部分，组委会特别成立项目组，招纳大批沟通能力强的项目精英，并根据项目的实际情况定期进行岗位培训，以了解客户的具体情况，具体问题具体分析，向客户清晰、准确传达论坛的精神与宗旨，让更多的客户参与到论坛中。“众人拾柴火焰高”，积极与业界合作，是我们永恒的宗旨，媒体与行业协会拥有着丰富的客户资源，我们秉承和合共赢的原则，深入与媒体和协会合作，逐步拓宽了运营渠道，整合多方资源，最终将会议做大、做活。
    三、会议执行阶段
    “为山九仞，功亏一篑”，类似的案例不胜枚举。会议的执行是整个会议项目的亮点，是对前期策划营运成果的检验，同时也是践行主办方对参会代表承诺的关键环节，执行的好坏将是整个项目成败的标尺，而这个标尺就是客户的满意度。所以做好会议执行就要围绕着客户的满意度来展开。
    “细节成就完美”，闻名世界的惠普创始人戴维.帕卡德曾感叹“小事成就大事,细节成就完美”,可见细节对整体工作的作用和重要性。针对本届论坛的执行状况，作以下三个要点分解：
1、会议签到
    本届论坛由于参会人数众多，会议签到成为论坛执行阶段的重点之一，在报到前一天事先安排工作人员与客户沟通，确定客户的到达时间，明确是否有接机要求，在报到当天根据之前沟通的信息反馈安排足够的签到人员及接机事宜，以避免旅途劳顿的客户长时间排队等待。
2、会议提醒
    本届论坛由于涉及的活动与流程较多，我们在每个活动开始之前都会安排专人以短信或者电话的方式温馨提醒客户，以免错过时间。客户到达北京时，我们安排专人统发送短信提醒；会议开始前，会给客户发送短信提醒；会议结束后，会给客户发“第十二届中国区域经济可持续发展高峰论坛期待您的再次参与，同时希望您提出宝贵的意见与建议”等短信提示，让客户觉得我们全程都在关注他。
3、会议创新
    本届论坛本着“分享、参与、务实”的宗旨，加入了互动参与的环节，一方面所有参会者可根据自身的情况申请在论坛上发表主题演讲，摒弃以往清一色的业界专家演讲的情况，以真实的案例、独特的视角分享成功的经验与智慧，更能让参会者接受及借鉴性的学习；另一方面，所有参会单位均可申请在论坛上做专场推介，推介地方投资环境与投资政策，全面提升区域招商引资的竞争力；此外，我们还特别举办了项目对接活动，为参会代表引荐有投资意向的单位，真正实现资本与产业的高效对接，这也是真正实现了参会代表的参会意图，这也是会议更加务实的体现。通过代表们参与主题演讲、专场推介，主办方搭建了一个分享智慧、宣传品牌、合作对接的平台，让参会代表真正参与到活动当中来，共谋发展。
    四、后续跟进阶段
    论坛结束之后，为进一步保持客户的粘性，我们特别策划了“中国城市品牌行·走进地方活动”。届时，主办方将带领国家相关部门领导、经济学者、中央媒体到参会单位所在城市举办“主题论坛”、“投资说明会”、“商务考察”等一系列活动，为城市建设、发展规划、招商引资，献计献策。
    备受瞩目的“第十二届中国区域经济可持续发展高峰论坛年会”将于2014年1月在北京钓鱼盛大召开，本届论坛在十八届三中全会胜利召开的背景下隆重举办，将为参会代表全面解读十八届三中全会关于经济社会改革与发展的政策，共同展望中国未来十年的美好愿景。“精彩共同品鉴”——“第十二届中国区域经济可持续发展高峰论坛年会”诚邀各地方政府代表参与。（作者系亚星国际（会展）集团策划总监）■
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