文 | Michael J. Shapiro 编译 | 刘俊
位于圣路易斯的Maritz Travel旅行社的高级副总Steve O’Malley这样说：“时至今日，整个会议产业对战略会议管理项目这个概念还是不甚了解，有些困惑”。在谈及战略会议管理项目时，只有25%的与会者表示自己设立了这样的项目，而将这些项目运作成熟的却是凤毛麟角。O’Malley评论说：“其实在场的每一位嘉宾都想要设立战略会议管理项目，只是不知从何处下手罢了。”
O’Malley认为造成上述困境的一部分原因在于“会议产业已将这个过程过度复杂化了。你必须先解决所有可能的问题，并组合起来才能构成完整的战略会议管理项目。但这对刚刚入行的客户来说有点赶鸭子上架。”
为了解决这个问题，Maritz Travel旅行社连同战略会议管理的其他供应商已经放慢脚步，重新审视自己应应对茫然客户的方式。下面是推动会议战略发展的几点关键因素。
超越最大优势。几年前战略会议管理专家发起旨在清晰地介绍该项目以强化培训教育的活动。国家商务旅游协会（原国际商务旅游）撰写了第一本战略会议管理项目的白皮书。该机构与国际会议专家机构(MPl)合作出版了一份官方性质对战略会议管理的定义。该定义影响深远，在某种程度上受到采购术语的影响。战略会议管理工作包括整个管理企业的会议流程、供应商和数据，同时将上述部分与商业目标完美衔接。
与此同时，Maritz Travel旅行社和位于纽约市的American Express Meetings & Events共同发起了“最大优势”的活动：一种提供战略会议管理服务的联盟。American Express Meetings & Events的副总和总经理Issa Jouaneh说“该活动的初衷在于“辅助那些专注于点对点的战略会议管理的客户”。随着越来越多的业内人士了解了战略会议管理的好处，“最大优势“被当做一家公司进行推广，能够提供所有实施和维持战略会议管理的所有服务。
然而活动在今年5月份戛然而止。原因在于自2009年该活动的两家主办方之间的组织变化。American Express Meetings & Events至此巩固了自己的全球商务，而Maritz Travel旅行社则在2011年收购了一家名为‘Experient’的会议管理公司以及相关的战略会议管理人才和技能。据两家机构透露，一个不断发展的战略会议管理市场在上述决定中起到了重大作用。简单来说，端对端的解决方案没有多大市场，相反市场对简化和准入有着明确的需求。
‘最大优势’公司的副总Jouaneh透露“我们的顾客希望获得更多方案以解决关系会议管理的任何问题，包括获取消息到端到端的各种项目。”
Steve O'Malley表示，对‘最大优势’公司的客户来说，战略会议管理项目实行的最初阶段有时比较难，甚至令人不知所措。他坦诚：“我们身处多种困境，无法为任何客户找到提供服务的正确出发点。‘最大优势’的理念与市场目前所需的那种灵巧有出入。现在我们就要提出这样一种出发点。”Maritz Travel旅行社将提供一种灵活且可升级的方式。
Cindy D’Aoust是国际会议专家机构(MPl)达拉斯地区的首席运营官同时也是‘最大优势’公司的前副总。他证实起初各大公司对战略会议管理项目的畏惧感阻碍了发展。对于这种恐惧，他解释说“那些公司觉得战略会议管理项目并不适合自己，可能更适合规模更大的公司或者他们必须有技术产品抑或需要第三方供应商。但事实并非如此。大家完全可以抛开各种顾虑，通过实施最基本的要素推动自己的项目往更高层次发展。”
什么是战略会议管理？
2009年国家商务发展社团和国际会议专家机构(MPl)尝试让整个业界就战略会议管理的定义达成下列共识，即“所谓战略会议发展（SMM）是一种条分缕析的方式，用以管理企业的会议和活动、流程、供应商和数据，其目的是实现重大的商业目标并通过资本节约、降低风险和高品质服务传递企业价值理念。”
对战略会议管理概念的误读和误用让其创始人和支持者颇为沮丧，其中就包Kari Kesler Wendel，他担任SMM策略部门和CWT会议与活动解决方案部门的高级主任一职。国家商务旅游协会之外，SMM会议活动通常只关注策划战略性会议活动，而不是设计一种适合企业中所有类型会议的策略。Kesler Wendel说：“现如今战略会议管理的方式越来越包罗万象，涉及范围越来越宽广。”
不过有人说2009年给出的定义还不够丰富。Kesler Wendel表示：“既如此，那个定义就要改变。战略会议管理的定义应当随时间不断发展。与时俱进对SMM至关重要，可以获得更多关注，允许更多公司获利。毕竟5年已经过去，我们此刻必须接受这种变化。”■