文/ Mimi Almeida
编译/刘俊
为了将对未预订的房间损耗降到最低，可以试着考虑提供提早登记和酒水打折，或者向那些待在会场的人士提供会议赠送服务。确保在合同中要求公开所有预付费用。
每年，会议策划人员在做预算时都会面临新挑战。2013年，会议专家为众多开支忧患头疼不已，以下几方面尤为突出：更趋严格的磨损条款，更多强制性和辅助性费用， 以及会议室和客房上网费。以下建议是为了应对上述问题而提出的。
更为严格的磨损条款。一方面住房需求高涨，另一方面新酒店建设滞后，二者使酒店老板驰骋并掌控各大国际市场，例如旧金山，波士顿和纽约。除了见涨的住房费用，现在许多酒店提出更为严格的磨损和取消条款。
当经济还不景气时，酒店非常乐意同那些不需要订房的团体合作。比如，酒店并不希望因为损耗或取消而开出罚单，他们更愿意另觅时机承办会议，卖家市场再度盛行。 为了防止巨额的耗损费，除了通过协商之外，仔细遵照自己团队最新的预订模式来实事求是地预订房间才属最佳策略。
额外费用。酒店将增加“强制性”收费项目和包括游泳池、健身馆、报纸递送和家政等在内的观光费用。让你的会议代表团了解上述服务可以使用或不使用的范围将对最终的协商策略起到很大帮助。
需要警惕的其他费用则是各种辅助性收费。这些辅助性费用源于提前或推迟结账、能源追加费和搬运费。
一定要确保在合同中有这样一条，即所有的预付费用需完全公开，并且声明未经你允许不得向你组织的成员收取合同中未列出的费用。
上网费。对会议组织者来说，对会场和贵宾室收取上网费仍将是个敏感话题。通常可以在协商谈判中免收贵宾室的上网费。如果酒店对此予以回绝，可以考虑让参会人员与酒店签订客户忠诚计划，并可当该计划包含免费无线上网以示鼓励政策。
相较而言，要想说服会议机构免收会场上网费就可能有点难了。设施不同，没有一个放之四海皆准的定价标准，据此很难相处有利的条款。如果你无法免除这部分费用，那就尽力通过协商来缩减吧。下面是一些协商技巧，以供参考。
对关键性的定义要心中有数，比如兆位和兆字节的区别。
提前与会议场所谈判时就讨论会议室上网服务相关内容。同时，自己也要做好准备随时回答对方抛过来的问题，例如团队人数、可能需要上网的人数、之前使用过的互联网类型，如流媒体视频和电子邮件等，和多种设备的使用。
如有可能，可以向过去的会议或提供商索要因特网使用报告，并以此为基准来确定同时上网的人数和高峰期需要的带宽。