文 | Alison Hall
编译 | 聚会客会议网李勤丰
与资深的会议专家一起展望本行业的趋势无疑是件有意义的事。但是，对社会影响最大的三股力量——社会化、新技术和商业环境同样对会议行业影响深远。因此，会议专家国际基金会（Meeting Professionals International Foundation）特别邀请了一批行业外的专家，进行一项名为“会议行业之未来”的研究。这些专家都是某个领域的权威人士，如科学、人口、技术、数字媒体、公共政策、旅游以及经济学等等。
项目研究的首批成果最初于2012年10月份在拉斯维加斯美国旅游会议展（IMEX America）上发布。利兹城市大学（Leeds Metropolitan University）的一个小组撰写了研究报告，该报告涵盖了一系列问题，包括人口趋势、推动变革的因素，如虚拟技术和在线应用等。
项目第二阶段发布了5份主题报告，首个“会议策划：技术篇”于2012年11月2日发布，文中讨论了从微博到3D打印机乃至“环境智能”等新技术。需要特别提醒会议专家们的是，这些技术并不纯粹为会议而生，因而要学会适应它们。正如利兹城市大学的Nick Cope博士所：“你的团队里需要有人持续跟踪挖掘新技术，尝试使用它们并最终应用到业务中去。但是发现联系并加以运用有可能与技术发明的初衷会有出入。”研究报告中还提到了一些观点，有助于未来会议策划。
需要思考的7件事
1、Y世代时刻在线
课堂上，老师用手机教学；演讲现场，听众时不时地低头发Twitter……社交媒体已经深刻地改变了互动方式。迎合不同年龄段的期望，是会议策划成功与否的关键所在。
注：Y世代的相同范围多介于1976~2001年；美国人把1980~1995年出生的人称为Y世代。
2、观众期望值越来越高
报告提到，随着技术领悟力的提高，人们对会议活动的期望值就越高。近场通讯和RFID技术将带给会议活动更丰富、更有趣的体验，也因此将成为会议活动的标准配置。
注：近场通讯技术：即近距离无线通讯技术。它可以实现电子身份识别或者数据传输，可应用于信用卡、门禁卡、无接触支付、设备之间互传信息等功能。目前，已有多款智能手机内置近场通讯技术。
3、虚拟协同技术推动虚拟活动
如果项目的参与者分布在不同的国家，那么虚拟协同在工作效率、成本节约和创造力方面有着非常明显的优势。最常见的协同技术包括“远程电脑屏幕共享”和“网络会议”，它们可以增强会议活动的现场体验，目前仍然广受欢迎。
Future Laboratory的联合创始人Chris Sanderson说，对未来的组织来说，线上和线下的界限日益模糊。“你必须为参与人员提供线上线下的无缝体验，这要求你同时提供实体场地和虚拟空间”。专门研究社会化和消费趋势的Trajectory公司CEO Paul Flatters说，会议专家们应该能借助新技术更好地利用活动现场。他说，这取决于他们所掌握的技能，依据他们对人的理解，以及采取何种沟通方式，他们也会评估哪些东西可以运用到虚拟空间。
4、手机应用是极佳载体
报告指出，根据MPI的预测，到2015年，智能手机的用户将占所有手机用户的58%。“为会议活动定制独立的应用将与WIFI一样普及，因为这是非常有效的内容传达、内容浏览和人员签到工具”。
5、谨慎引入游戏
是否要在会议活动中采用游戏化的设计，取决于观众类型与你希望达成的目标。资深顾问Nicholas Lovell建议，虽然有些用户热衷于收集徽章和赚取积分，但会议有其独特性，因此无需早早引入奖励体系。因为对大多数人来说，如果在哪个会议上玩过了，在其它会议中就不会再想玩第二遍了。
6、现场打印礼品
使用3D打印机，参展企业在展会现场就可以为观众打印产品让他们带走。
7、环境智能知你所想
根据《环境计算与智能》杂志描述，在环境智能的世界里，联网的设备会以很自然的方式，感知并获取每天的生活状态与任务。环境智能以人为本，强调用户体验，确保技术像空气一样无形，但又能随时随地触手可及。
类似的嵌入式技术系统的基础是“情境意识”，即先感知用户当前所处的情境，再适应并改变与用户的交互。想像一下，未来的会议现场不再有计算机，但是计算机所拥有的技术将与环境无缝集成，它能随时感知并调整观众的需要。毫无疑问，这将成为场地管理者与会议专家的热门研究课题。■