文/Alison Hall
你会觉得数据分析枯燥无味吗？会议专业人士的回答是否定的，因为他们会将会议活动分析总结成报告，而后用于决策。
现代的会议专业人士必须能够快速、准确地回答首席财务官们就会议所提出的苛刻问题。这就意味着会议专业人士必须要有一个复杂、可信赖的流程用于搜集和分析会议数据。
一家数据管理和分析公司的创始人、会议分析师金伯利•梅尔说：“战略性会议管理仍然是一个比较新的概念。目前公司的工作依然处于搜集数据及重现数据潜在意义的阶段。如果有一天，当有人问你时，你应该能回答：‘我们今年已经完成了60场会议，并且还有100多场已提前预订。有些是虚拟会议，有些是较小规模会议，还有些是可以合并的同系列会议’”。
梅尔建议，最好的方式是在别人提问之前抢占先机，积极主动地将富有见解的信息传达给高级管理层。这也是能让你成为其战略合作伙伴的方法。
GLP公司负责企业战略的副总裁凯文•艾万莫托说：“一般来说，策划者并没有义务负责数据报告或数据管理。但随着经济的衰退，对责任的要求变得更高了。现在策划者们被要求提供更多关于采购的信息及数据，包括详细的分析和细致的记录等，这是由于对于总体消费透明性需求的增长。”
事实上，用于会议管理的所有计划报告中，开销和节省都是其第一步。注册会议专业人士、会议管理认证、Underwriters Laboratories公司负责会议服务、采购的全球经理维多利亚•詹森创建了一份季度报告，报告以电子表格的形式显示节省的资金项目。报告分为两部分——“采购”节约即从与酒店的讨价还价中节省费用）和“现场”节约，如使用外包的视听设备公司取代酒店提供的服务，以节省了67%费用。而且，报告所附有由詹森雇佣的第三方采购代理提供的报表，详细列出了本季度会议数量以及代理人花在这些会议上的工时。
詹森将报告发给了全球采购总监，全球采购总监又作为独立数据转发给了首席财务官。詹森说：“我们只要一个数字——就是通过采购流程所节省了多少资金。”
艾万莫托认为这是一个关键数据，“节约数据报告是会议经理应该发给主管的最重要的报告，报告应该年复一年或者季复一季的连续发布，这样才能在消费中提升节省的透明度。最重要的是，这能让管理层策划提供一个有效而坚实的计划，还可以证明会议和活动存在的必要性”。
詹森还在她的报告中增加了降低风险和规避花销的数据。这些来自于与他人的讨价还价，比如租车公司、餐饮公司、目的地管理公司以及饭店等。“风险转移和规避花销并没有算作是成本节约的两项因素，但是我却在追踪这些数据。降低风险包括诸如不是必要的情况下不付订金，或者得到互惠条款等。举一个例子，报告中提到，‘我为500个合同免除了订金并增加了保护公司的条款。’”在詹森看来，她一个目标是实施一个能识别并统计某位会议策划者实际节约数据的系统。