科技创新的速度越来越快，会议及贸易展中的新技术应用也随着科技产品的更新而朝着更好、更便宜和更容易使用的方向推进。科技创新给会议组织者带来了各种各样的新选择，2012年会议及贸易展科技主要呈现出12大发展新趋势。
1.更多免费或低费用的应用程序为活动和贸易展服务
科技先驱及未来学家雷•库兹威尔认为：“所有的信息科技，其技术能力每年都在翻番。”换种角度看待库兹威尔的观点，同等技术的成本每年都在减半。网络软件的发展比以前任何时候都更快速、更容易。过去要花上10万美元以及整组程序员做几周甚至几个月的工作，现在一位天才少年利用周末在自己的卧室几乎就能完成。应用程序的开发可以利用网络服务的透明化极大地借助网站之间的数据共享。例如，网上报名程序可以兼容Saleforce.com或其他联系人数据库，使用起来简单、快速而且无需昂贵又费时的自定义程序。因此，出现了许多免费或低成本的网络工具，以帮助会议专业人员更好地做好本职工作。
现在提供免费的在线会议设施数据库是（Cvent供应商网络：http://www.cvent.com/en/solutions/event-planning-software.shtml）；免费的展览平面图及销售工具软件（Floorplangenie.com）；为促进活动宣传的众多社交媒体工具（如Facebook、Twitter、LinkedIn、YouTube、WordPress、Flickr、Slideshare等）；免费的高清视频会议工具（Skype以及Google Hangout）；免费的协作工具（docs.google.com和join.me）；数以千计的免费或极低成本的手机旅游以及其他应用程序，这些都能帮助会议专业人士和与会者，以及更多的人。
2.移动技术跨越了从早期接受到活动主流新宠的鸿沟
MPI的“2011未来预测调查”和其他最新数据表明，超过80％的会议专业人员在工作中使用智能手机和其他移动设备。然而，相对较少的策划者（9％）为自己策划的会议使用了移动应用程序。这种情况即将改变，在2012年和2013年举办的活动中，移动应用程序的使用会有非常显着的增长。如果会议没有使用移动应用程序，与会者便会知道会议组织者没跟上潮流。
目标客户面向会议专业人士的移动公司和移动应用有数百家。虽然也有可能再来一次像上个世纪90年代末的科技泡沫一样的大洗牌，然而生存下来的公司将改变我们做生意的方式。
使用移动应用程序会为你的活动带来非常强大的商业优势，包括更好地实时发布会议信息、更强的场地定位的能力、减少纸张的绿化活动、更好的现场网络、更低成本的民间调查或投票、增强品牌、更好的会议人数分析、更好的客户关系管理、广告创收以及增强与会者的活动体验等。
在活动中更多地使用移动应用程序的另一个因素，是针对会议场地而设计的应用程序数量增长，而不是针对会议策划者的。会议场地经理可以将应用程序低价格转售，或是将自定义的应用程序给会议组织者和与会者使用。这种模式的例子如SwiftMobile.com和eMarketing360.com。
3.自己动手（DIY）为活动创建个性化的应用程序
移动设备发展最热门的领域之一，就在于低成本的DIY舞台。使用BiznessApps.com，每月只需39.95美元，你就有可能创造一个功能齐全、跨平台的商业应用程序（iPhone、Android、iPad和移动网络），带着个性化的标识、颜色和内容。这种DIY的网站非常容易使用，还提供全套视频教程。
BiznessApps只是在所提供的数十个业务模板中加了一个“活动”选项，然而现在有几家公司针对活动专门推出了DIY产品，包括：Grupio.com、GenieMobile.com、EventKaddy.com、甚至还有高端的QuickMobile.com。很多时候，它们只占程序员创建一个标准的移动应用程序总成本的冰山一角。
4.HTML5将成为许多活动移动应用程序的标准
专门为iPhone、ipad、Android、黑莓和Windows 7手机安装的本机移动应用，虽然有其个性化的外观和质感，但是也存在了一些问题：
为每种手机编写个性定制的本机应用是十分昂贵的，而且，相比编写统一的所有智能手机都能兼容的网络应用程序，这需要更多的编程高手。
有时应用程序存在一些缺陷——特别是在Android操作系统中，该系统拥有数百种手机型号，有着不同的屏幕尺寸及处理速度。“签约就免费送”的低端Android手机根本没有能力运行这些应用程序。
获得各种应用程序商店批准安装这些本机应用，需要花大量的时间和金钱。例如，iPhone 或iPad应用商店通常需要一个月时间审批，还要至少花费$ 99美元。应用审批提交之后，就不能再做任何更改，包括最后一秒钟的简单修改。
HTML5（HTML 第5版）是超文本标记语言的最新版本，也是用于描述网页内容和外观的标准编程语言。在移动应用程序开发方面，它比本机应用程序或先前版本的HTML提供了更多好处：
成本远远低于昂贵的本机应用程序开发。编程语言本身是简单的，程序员不必担心要为所有不同的移动操作系统单独编写并定制应用程序。
不同于以前版本的移动网络，用户可以下载网页到手机上——用户不需要保持联网也能工作。相较以前移动网络的版本，它能给人更近似于“本机应用程序”的使用体验。
HTML5支持地理位置定位，用户可以在允许访问自己的位置的情况下访问移动网站。
可以在所有新款的智能手机上使用，只需简单地登陆网页浏览器。
不需要通过应用程序商店的批准，成本低，而且节省了时间。可以闪电般地对应用程序进行修改，大幅缩短开发时间，灵活性强。
虽然HTML5也存在一定的限制性，然而，想要滚动浏览大量数据（如数百名与会者的名单）还将需要一个使用HTML5的本机应用程序或通过网络接入。大型而复杂的会议通常需要本机应用程序。他们的HTML5页面也更倾向于基本的外观和导航。
尽管有这些限制，转向使用HTML5将降低成本和开发时间，同时也增加了活动移动应用开发的灵活性，DIY模式变得更容易编写。
5.会议录制和分销变得更便宜、更快捷、更强大
会议录制技术早在十多年前就出现了，最先开始录音的时候，人们在会议现场大批量地录制演讲的录音带，并拿到会场外的大厅出售。随着的技术进步，使其可以更迅速并相对便宜地分销演讲视频、音频以及在网上按需要进行回放。
就在几年前，能做到这一点的技术还根本不存在。而今，高清晰度摄像机的价格已经大幅下降，甚至我们所携带手机都能提供此功能，还能利用大多数的会议场地所提供稳定的宽带，而且其价格正在下降。同时，演示管理软件也已遍布各处。
例如，“用一个盒子进行录像和网络直播”下图是罗兰系统集团（www.rolandsystemsgroup.com）的VR-5，能够进行5通道视频切换、音频混合器，视频播放、录音机、预览监视器和输出网络流。以前所需的设备箱和10多万美元的成本已经缩水成了不到5000美元仅9磅重（4.3千克）的盒子，大大简化了生产、录制和活动的现场直播。