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与目的地管理公司一起增加会议预算

2011年11月29日    来源：《会议》杂志    围观：3874次       
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                                           文  |  Agatha Gilmore      编译  |  盖梦丽
    投资回报率
    * 目的地管理公司的工作人员在必要时可以作为活动的现场策划者
    * 目的地管理公司帮助活动策划者商谈更优惠的价格并预付现金“拿的钱少，做的更多。”
    如今，活动策划者普遍会被要求从各个方面省钱，选择较便宜的酒店、餐饮上的缩减并通过聘请目的地管理公司（DMC）来帮助组织活动。毕竟，花在第三方供应商身上的钱怎么能不“精打细算”？
    但是也有几个具体的、有时甚至是令人吃惊的使用目的地管理公司的方法，从而帮助会议策划者提高盈利率。
    “问题变成了一个——‘在诸多领域中，我们可以通过与分包商或供应商的关系从而得到特价，这是否能利用我们的专业知识来抵消我们的服务费用？’”一家全球的DMC全球活动服务公司（GEP）的董事长兼首席执行官克里斯·怀特解释说，“答案就是肯定的。”
    省钱与省事
    首先，也许是最简单的，使用目的地管理公司的优点是降低其它供应商的价格。几乎所有的目的地管理公司都与当地供应商建立了良好的关系，从而使其更容易谈到好的价格，包括场馆、酒店、交通和餐饮。这对于国际型的酒店尤其如此，怀特说。
    他还说：“这是一个非常非常困难让美国的客户理解的概念。他们认为，如果他们打算去一家连锁酒店，如果他们给在美国当地的万豪、喜来登，希尔顿的工作人员打电话，就会得到更好的报价。这不是真正的国际。”
    南非的DMC非洲蜻蜓的销售和营销总监约兰达·沃克雅各布补充说，这些关系还允许DMC商谈附加价值、升级以及服务，没有关系的策划者是无法获取的。而且，在策划一场国际会议时，DMC可以为策划者与现场的供应商连线搭桥，以制作标牌、购买礼品以及其他更便宜的材料，这比他们在外地采购再运过来的成本更低。
    这些关系也可能使你受到意想不到的特殊待遇，据怀特说：“我们在巴黎的DMC一直接收一些特定的场馆的分包商发送的电子邮件和更新。可能会有一些新的或异国情调的，甚至非常著名的场馆可能在某日有活动空挡，他们就会有一个日期降低价格以填补当晚的空缺，而这些是客户不为所知的。客户能听到类似的更新信息的机会几乎为零，除非他们联系DMC。”
    此外，DMC拥有这方面的专业知识并且可以浏览全市范围内的各个活动，从而发现潜在的冲突。而且，当取消活动或事情出差错时——如在冰岛火山喷发时造成在欧洲的许多航班取消，全球经济展望和克里山姆集团的总裁吉姆·舒特诺威说，DMC可以更容易地重新预订酒店、交通以及类似的方面。
    金融专业人士协会的会议经理，珍妮弗·威尔逊亲身体验了DMC如何可以帮助策划者创造性的省钱。“在2009年，当我们打算（策划）我们的（年度）会议，我们有效地控制住了预算。将原有的预算减少了一半，”她说，但是DMC是“那么的有创意，并且能够提供这些有趣的想法，使我们的与会者甚至不知道我们削减了预算。最后会议的花费在预算之内——比预算还再节省$100,000美元。”
一年来最能省钱的地方主要来自于场地和娱乐方面，她说。“而且活动中从没有缺乏资源，这是我们最成功举办的会议之一。”
    额外的眼睛和耳朵
    然而，这也许是令人惊讶而有效的方式，DMC可以为活动策划者提供金融上的好处，通过在目的地现场提供服务——比全职员工的成本更低。从本质上讲，越来越多的DMC的员工像自己人一样为活动做自由策划者及预算的约束者。
    “几乎每一个会议团队，大概有99％的团队都有缺人的压力；活动的数目正在增长，而他们只是没有足够的资源。”舒特诺威说。
    GEP在华盛顿市、巴尔的摩、费城的区域总裁马蒂·麦凯也同意这一观点。她说：“很多时候，活动策划者这边只有一个人来管理整个活动团队。他们甚至不能亲临现场而只能远程进行安排。”
威尔逊也曾经亲身经历过，她的团队就在经济危机之后从三人减到两人，但她的工作量依然保持不变。
    “我为公司的年度会议处理大部份的物流工作”，她说，“在我策划的会议中，我只有有限的时间来关心（物流）。我们肯定需要更多地依靠第三方的资源，如请DMC来帮助我们。”
    此外，DMC就像全职的工作人员，他们可以在会前、期间和活动结束后提供帮助。舒特诺威说：“DMC可以事先过滤一切他们代表签约的客户的事宜。因此，在会前、会中、以及（会）后他们实际上还提供附加的服务。”
    通过做顺风车来省钱
    卡伦·夏克曼，是纽约夏克曼协会的总裁和创始人。她说，DMC能帮策划者省钱的另一种方式是利用与当地场地和酒店的关系，以找出是否机会可以共享资源，搭顺风车。
    她解释说：“与DMC或酒店交谈，或者找出同一时间内是否有其他活动可以搭顺风车是十分值得的。我们实际上已经这么做过几次。（例如），我们曾为一些客户筹备过会议，并且延用了以前为一个公司做过的音视频设置，因此，这些设备没有被闲置，而且我们也不需要重新搭建，否则你就等于支付了两种成本。（或者）我们可以在酒店或城内尝试搭食品和饮料的成本的顺风车，可以共享相同的菜单内容。”
    独立联系
    所有这一切说明，专家们认为策划者可以收益于直接联系及抛开中间人，这也是有例可寻的。决定因素是什么？活动的规模以及复杂性。简单的小型活动的策划者“直接联系会好得多”，怀特说。
但规模和复杂性并不总是一致的。需要技术学习以及高端服务的小型团组会从DMC中受益。“问题最后仍是：客户的目标是什么，与会者是否非常重要，以及活动的复杂性如何。”舒特诺威解释。
当威尔逊策划包括特殊活动的会议时，即使会议是在她所在的城市华盛顿市举办的，她还是会这些活动交给DMC来处理。
    “我想我们了解该地区，即使这样，把工作交到他们手上看起来更明智，因为这样我们可以更专注于会议的重要部分——会议朝九晚五发生的事情比特殊事件更重要。”她说。
    值得打电话
    无论你最终是否想要与DMC一同工作，专家建议在行动之前先给DMC打个电话。在这一点上，细节还是未知数，这意味着您可以利用这个优势来获得更好的折扣，而且还能为省钱进行深入调整。而如果你不打算雇DMC，他们也至少可以为你指明正确的方向。
“我们可能会说，‘如果你给这个那个打过电话，他们很体贴地照顾你’”，麦凯说，“我们不可能总是最低的成本的选择，我认为无论如何，我们都可以将其看作一种资源。我的建议是应该让我们成为决策过程的一部分。”■
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