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提升会议议程的吸引力

2011年11月29日    来源：《会议》杂志    围观：5100次       
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                                             文  |  杰弗里·卡费德      编译  |  李毅
    难道是我本人变得过于平庸，还是因为会议议程过于平淡？
    我在其它地方也听到过或看到过类似的想法。一个简短的通知和强制要求观看的视频，冗长的报告，我可以在全国各地听到。听些放之四海而皆准的陈词滥调，这样实在是浪费时间。
    这种全体会议必须改变，现在要就改。这里有几个方法可以帮助您提升综合性会议的影响：
    使会议内容变得更加具体。如果你的主要演讲人的发言稿适合于任何场合、任何时间、任何听众，你的会议可能没有听众会与他们产生共鸣。要确保演讲者在他们的发言内容与会议所探讨的问题，以及现实之间添加了具体联系。联系要做到显而易见吗？当然要。但是，它仍然具有不稳定性，有时候也可能会是徒劳无功。活动策划者们必须要指导演讲者，更好地体现他们演讲的要点与当前所面临的挑战和与会者感兴趣的话题之间的关联。
    而且，不要假设你的与会者会看出会议要点是如何与实际问题互相关联的。在你的会议中，围绕主要的发言加入互动的界面，提供“应该怎么办、现在怎么办”的环节以加深现演讲者发言内容的影响。找一位主持人对会议的演讲者进行采访，以明确他或她的发言内容和你的行业之间的联系。提供分组讨论会议，可以进一步探讨会议要点的内容、具体情况，或在相关的专业问题。
    使会议内容更加出人意料。试想在一个黑暗的舞台上，灯光打在非常知名的阐述会议要点的演讲者身上，他直接引入正题，用他富有煽动性的主张赢得了大家的注意。而后，他再加上简短的自我介绍，而别人通常都要用自我介绍来开场。
    或者，也可以是一个孤独的声音在会场的后面唱上一小段，和人们纷纷转过身来寻找、音乐的来源。这时，其他歌手加入进来，每个人都安排站在听众人群中的某处。他们一边继续和声，一边走到一起，在舞台上完成一个激动人心的开场。
    你可能为自己的全体会议制定了会议流程。现在是时候改变这种格局了，接下来发生什么是令人意想不到的。谁说后勤通知一定要放在会议开始之前？他们为什么不能在会议结束后，在人们最关心后勤相关的问题和接下来做什么的时候再公布？我们为什么不将枯燥的通知以一个难忘或幽默的方式公布？改变顺序、改变重点，你会改变整个会议的气场。
    使会议内容更加个性化。你的综合会议所涉及个人群众越多，你就一定要降少一些固定的格式（或至少从格式中走出来）。大会主席的欢迎致词一定就是那特定的话吗？她就不能用自己的语言和风格吗？当然，我们要确保获奖者的成就得到认可，然而把他们的名字像读购物清单一样的念出来很难做到使人印象深刻；如果我们想要人们还会参加这种面对面的会议，那我们就更应该为大家呈现出人性化的会议面貌。
    我喜欢美国电影演员工会奖用摄相机分别聚焦在观众席上的各位演员的开场。当焦点停在某位演员身上时，会播放一段简短而非常个性化的故事来解释演戏对他或她意味着什么。每段短片都用同一句话做结尾：“我的名字是XX，我是一名演员。”这种方式利用群众的呼声强有力地体现了演员对于演艺行业的自豪感。取代了舞台上的主持人拿着话筒的平淡开场，一上来就是观众席第N排的与会者。试想一下，在你年度会议的开幕式上也这么开场会是多么震撼呢。■
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