文 | Mimi Almeida 编译 | 王雯雯
选择合适合作伙伴的最佳方案
对于任何一个大规模会议而言，最重要的合作伙伴之一就是会议搭建公司，他们负责处理包括录像、讲稿、灯光、音响及舞台等在内的专业事务。如何选择一家合适的合作伙伴来参与筹备你的活动，可谓是一项令人生畏的艰巨任务。以下列举了一些能简化流程的方法。
创建招标书
草拟招标书的第一步是要考虑举办的是什么类型的活动（产品发布、教育或科学研讨会等）。只把招标书发给那些熟悉你所要求的活动类型及规格的供应商。
如何寻找供应商，你可以从熟悉并且信任的会议专业人士那里征求好的推荐。其它不错的资源还包括同行业组织，例如国际会议专业人士协会或者当地的会议及游客管理部门。
你应该在招标书中包含以下内容：
告知你的预算。如果你不知道分配用于活动制作环节的具体数字，那么就提供一个大概的范围。也许是你活动总预算的20~25%。这会让你在评估提案时节省时间，并且也能给供应商们勾勒出一个合理的工作视野。
提供详细要求。包括活动目标及以往的历史，参加者的人数、身份，以及必要的媒体环节，当然还有会议日程。
要求细节。要求列出各项支出的明细，包括安装及拆卸工作的建议时间范围；舞台及装饰理念；推荐具体的设备；人工成本估算，包括特别雇员和普通员工，以及加班成本。预先的技术及演讲者彩排也应该包含在招标书中，因为这些活动的成本可能攀升很快。
征求建议。关于最新的设备或者最适合你发布消息的媒体类别，如果你想从供应商那里得到推荐的话，就要把它写在招标书里“要求供应商提供建议或创新想法”这一章节里。
陈述条件。阐明供应商要赢得招标须达到的要求（如在规定的时间内做出响应，在预算内提出方案）。
合理性。给投标者以足够的时间来为你的活动进行调研并筹划出全面的提案。
选择标准
一旦收到标书，即要对所有的提案进行评估。典型的评判标准包括供应商质量，有佐证的工作案例，报价，对主题的理解，行业内的工作记录，提案质量，对媒体的创造性应用等。
要积极的进行背景调查。下面是一些值得问的好问题：
·从物流和预算的角度出发，供应商的团队是如何处理突如其来的变化的？
·他们是如何与客户团队、演讲者及管理层有效的协调的？
·听众们对他们的活动制作反响如何？
一个天才的活动制作团队应该拥有足够的能力，把你要表达的信息通过富有创造性的完美无暇的技术手段传递给受众，从而有力的支持你达成活动的目标。■