文 | James F. Hollan III 编译 | 刘军
大多数北美地区的协会知道，如果他们要在国内维持自己的知名度，就一定要在世界各地频频亮相。但是很多不远万里去欧洲和亚洲开会的协会通常发现，会议并不能让他们达到理想的效果——这一切都是因为信息沟通不到位。
James F. Hollan III，注册协会高级管理人员，马里兰安纳波利斯国际会议集团有限公司的总裁兼首席执行官。
当一位北美的会议策划者在当地预定会议地点时，双方对彼此的需求和期望值以及要谈判的内容在理解上是一致的。同样，一位欧洲会议策划者在欧洲预订会议地点，或一位亚洲会议策划者在亚洲预订会议地点时情况也是一样。这些沟通和谈判都能进展顺利是因为双方说的是同一种语言，而不完全是由于他们的游戏规则相同。
但是北美策划者和欧洲或亚洲策划者是带着完全不一样的期望值坐到谈判桌上的，如果谈判不顺利或让大家不舒服，大不了大家不谈了，会议可以在其它任何一个地方举办。但是不幸的是，这么多年来让我不得不半途而止的谈判，是因为我觉得对方不可理喻，甚至还有更糟糕的情况——没有信誉度。而对方也可能会认为我有些咄咄逼人。他们这样看我是对的。问题是我们各自对要谈判什么、谈到什么程度持有完全不同的期望值。我们认为我们了解彼此的意图，但事实上并不是。
每次我和我的同行们坐下来讨论欧洲和亚洲的会议中心时，我们都认为造成麻烦和挑战的总是那些相同的问题。我不是说我们的期望就是对的，但是这些就是我们根据在美国预订会议中心积累的经验而给出的期望值。以下我会详细解释：
* 对于很多北美地区的协会来说，会议收入就是他们的主要收入来源。我们的协会与欧洲和亚洲的协会不同，他们把会议收入看成是额外的、附加的收入来源。如此一来，我们对利润的期望值就大不一样了，通常会比欧洲同行的期望值高出很多。
* 我们对会议预算实行微观管理，预算要做到精准无误，因为收入对我们这样的协会组织太重要了。我们在和国内的酒店或会议中心谈判时，我们会讨论合同中的每一个细节，从菜单价格更实惠到获得更加理想的音频/视频效果等。我们完全理解每个会议中心都需要挣钱，我们没有因为这个而感到心里不舒服，但是我们已经习惯于一定要审核每一项支出明细。不管对与错，这就是我们举办大型会议时达到利益最大化的方法。
* 通常情况下，只要我们的餐饮需求量和/或租赁客房的数量达到了一定额度，我们是不用支付会议场地使用费的。但是绝大多数欧洲和亚洲的会议举办地址在做产品打包报价时，这个报价会包含房费、会议场地使用费、会议代表服务费——两次茶歇、一次正式午餐、一个带有基本功放设备的会议室。如果我们的会议规模只有25-30人，则又是另一套报价方案。
国内的会议场地很少要我支付使用费，除非我要用的会议室面积比我的会议规模应当使用的面积大很多。即使这样，只要我增加食品的消费量，这个费用仍是可以商量的，甚至有可能被取消。我认为国外的会议举办地由于不够灵活和有创意而失去了很多商机，或者丧失了可以同样挣高额利润的机会。比如，如果要我付会议场地使用费，我的热情就会受到影响，我不会再在这个酒店吃晚餐或举办其他晚上的活动。如果我在附近别的地方吃一顿300人参与的晚餐，消费的金额便是300 × 90欧元+20%的服务费=32,400欧元，而这些钱却花在别的酒店了。
我们也不用支付场地考察费，而且我还时常能获得一个免费客房。但是过去，当我将一个城市里酒店的最终选择范围缩小到3-4家酒店时，单位会要求我以折扣价格在其中一家酒店试住一个晚上，以便提前考察会议举办地点。
我为什么只预订那些我已经试住过一个晚上的酒店呢？因为大多数进入最后备选名单的酒店宣传材料上看起来都不错，加上销售人员天花乱坠的说辞，每个酒店似乎都很好。试住当晚，我会一个人冒险出来四处查看，看看公共卫生间，听前台工作人员说话，试用一下卫生间，到床上躺一躺，听听街边的噪音有多大。所有该我做的我都要亲历亲为，这样我才能自信地说：“没错，我的会员一定会喜欢这个地方。”
国际会议场所花费很高的成本来参加行业展会、做广告以及答复我的提问，总之做了所有他们能够做的所有努力，来让我选择在他们酒店举办会议。可是究竟为什么他们还要收取我试住一个晚上的房费呢?
* 我们对网络费非常敏感。很多欧洲和亚洲的网络使用费高得出奇。当我们对此有异议时，我们总是被告知这是那些给酒店提供网络服务的公司的错误。不幸的是，这种解释不会让我心里舒服。高昂的网络费让我们的会员很生气，让我以后再也不想预订这样的酒店了。
* 我们不会总是去找目的地管理公司，只会选择性地偶尔使用他们的服务。从我们这边来说，我们认为目的地管理公司完全不是非用不可，它们只是会增加管理和成本费用。
为了加深彼此了解，我很乐意倾听欧洲和亚洲方面同行的说法，这样美国的会议策划者们就能更好地理解他们对于会议期望值的一些想法。我们希望在全球范围内扩大我们的国际影响力，而他们也希望和我们做生意，处理好这些含糊不清的误解会帮助我们实现各自的目标。
适应新环境
很多北美地区的会议策划者害怕来欧洲或亚洲，首先是因为我们知道我们处于一个无法发挥我们专场的地方。我们在国内是高效率的专家，但是到了另一个国家我们在很多方面都还是“迷失在在树林里的孩子”。因此欧洲和亚洲的酒店要让谈判变得清楚明了、简单易懂，这样才能赢得我们的信任。我们与当地的标签制作公司、酒店打交道以及处理客户要求时会感到焦虑，而让我们决定去一个国家举办会议的关键是和某个具体酒店的合同谈判获得了成功，有了这个，其余的事情自然会水到渠成。
用餐之地
有一次我试图在欧洲为200个参会者预订一个为期三天的会议。
我们需要一间大的会议室用于每天早上召开全体会议，另外还要两间会议室用于下午各100人的分组会议（早上开全体会议的大会议室也可以用做其中一个分组会议）。我们希望按天计算的打包报价方案，每天包括两次茶歇、一次正式午餐，同时我们愿意保证整个会议期间会需要500间客房。
很多酒店愿意将部分会议室放入打包方案中，但不是所有的会议室。有几家酒店解释说，打包方案中只能包含一间带有基本音频/视频设备的普通会议室，但是我必须另外支付分组会议室的使用费。我就问，如果我预订的会议人数是100个人，我可以用几间会议室？答案也是带有基本功放设备的那间。然后我就问，如果我同时预订两个会议，一个会议是100个人，另一个会议是另外不同的100个人，那么我可以使用几间会议室？他们承认说，那样的话另一个会议还可以单独使用一间会议室。但是，他们没有看到我要表达的逻辑关系：我是把两个100个人的会议组合成一个200个人的会议了。
结果自然不必说了，我们没有在那些酒店举办会议。最后，我预订了一家酒店，这个酒店说：“只要你们的大会晚餐在我们酒店吃而不去外面酒店，我们可以免费提供所有的会议室，包括带有功放设备的会议室。”这笔生意我们都是赢家。■