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会议策划者与酒店之间的合作

2010年12月03日    来源：《会议》杂志    围观：6495次       
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文  |  Sarah J.F. Braley      编译  |  谢蕾
　
Kristin Pryor：科罗拉多州比弗克里克Riverfront威斯汀酒店销售和市场总监
　　
　　
　　15年前我刚刚踏入酒店销售这一行业时，我的一位良师益友告诉我，向客户提交完建议书后，就可以问客户：“我们还要继续讨论下去吗？”如果客户回答是的，我们就接着讨论客户的需求，约定合同条款—一种讨论和商榷为主的销售方式。如果客户的回答是否定的，这位良师益友建议我挂断电话，果断离开，好事情可能会随之而来。销售人员面对的市场是日期、房费价格和房源酒店说了算，而策划者只能在自己能接受的价格范围内被动适应酒店的条条框框。
　　众所周知，9?11事件后市场受到严重冲击，销售经理和酒店经营者同情心大增，全国性的悲剧让我们更有人情味地对待客户和参会者——我们理解由于人们不想旅行，会议策划者需要取消很多会议，那是一段艰难的时期，但是我们坚持相互协商的一贯作风。
　　2008年经济陷入低迷甚至崩溃时，新一轮焦虑和不安再度袭击酒店行业，行情变成了买方市场，我们需要证明自己的价值。房费降了，违约赔偿条款取消了，而希望我们进一步妥协成了策划者普遍的期望。事实上我们讨论的余地很少，只有听从指挥的“权利”。
　　经济的不景气让我们再一次受到重创，但是我认为这次经济危机也让我们再次学会了谦虚。作为一名销售总监，我要对我们的股东负责，要达到预算要求，这样才不至于关门歇业。我也理解会议策划者有预算压力，还要取悦客户，所以他们需要证明自己的价值，这就是为什么双方之间的对话和合作尤为重要。
　　由于技术的进步，酒店行业开始复苏，我们也开始忙碌起来—发送FRP(意见反馈单)、回复FRP、写电子邮件、网络跟踪、将自己变成粉丝，这些紧急待办的事情看起来都很重要。还有要求我们在一天结束前必须回复RFP的日落原则已经变成了一小时原则，就是答复RFP要在1小时内搞定。那我们还坚持和客户深入讨论吗？不一定了——有时候仅仅是回复而已。由于没有和客户讨论并明确他们真正的需求是什么，我们在回复时很难做到定制化服务，也不能针对个体需求制定出有效的方案。
　　我最近和一位客户的讨论中解释了为什么我们要收取服务费、这些钱用在哪里，而他回答我时谈到了他的参会者对酒店的特殊需求和期望值。在对对方想法有了更好的理解后，我们都愿意作出一定的妥协从而达成一致意见。我一直都鼓励我下属的销售经理在业务谈判中使用这种谈话方式，我很高兴他们确实是这样做的——我们很高兴看到合作进展得很顺利。
　　拥有互惠互利的合作关系对我们这个行业的成功与否至关重要。如果我们坚持这种注重对话和讨论的工作习惯，那么要实现让谈判桌上双方都满意的双赢局面也更容易了。
　　
　　
Megan O'Connell：内布拉斯加州林肯国营农场互助汽车保险公司活动策划人
　　
　　酒店行业已经感觉到了经济萧条给他们带来的影响，但是从会议策划者的观点来看，这未必就是一件坏事。和我合作的那家酒店比以往任何时候都好说话，服务方面也更有创新意识了。只要你态度有礼貌，与酒店谈话、向他们发问或提出自己的要求都能被对方理解和接受。
　　每当把RFP发出去后，我真的不想再走回头路和别人讨价还价，和酒店之间的对立和竞争让我感到不舒服。为此，我使用的策略是提前问清楚每家酒店的最低报价，这样既帮助我议价，又能保持合作关系。我通常会这样说：“出于对我们彼此时间和友好关系的尊重，我想告诉您我正在收集其他酒店的竞标方案。一旦我把所有的RFP都收回来了，我们会比较所有的酒店，然后做决定选择哪家。我做这一切的假设条件是你们报的是贵店的最低价和最佳方案。如果我下周回复你的时候告诉你我们选择了别的酒店，而那时你再告诉我你的报价还可以降低，这会让我非常不高兴。”
　　酒店现在的议价空间比以往任何时候都大，以前房费价格绝不松动的某些酒店现在也愿意降低价格了。以前如果我说：你们酒店的价格超出了我的费用预算限额，他们会觉得无所谓，如今，他们不会简单地用“不”来回答我们。
　　同时，酒店销售人员主动打电话给我的情况也比以前多了，他们会问“您有会议安排吗？”
　　我和酒店之间良好的合作关系帮助我渡过了艰难的时期。尽管合同规定我们要共同处理可能发生的问题，但是彼此之间良好的关系为酒店和国营农场双方带来了双赢局面：比如我喜欢提前把一些事情谈好，例如如果会议取消，我们如何一起努力找到双方都能接受的解决方案。假如双方没有相互信任的关系，就不可能有这样坦诚的交流。■
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