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会议，应做到防患于未然

2010年08月27日    来源：《会议》杂志    围观：4282次       
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会议，应做到防患于未然
　　
　　
　　文  |  Andrea Doyle      编译  |  张义
　　
　　
　　
　　
　　一次事故或犯罪行为会让整个活动黯然失色。如果被起诉，公司要花费数百万元的费用。假如在你下次举办的会议或活动上发生了最糟糕的事件，你有没有准备好呢？
　　如果你的工作中不存在最重要的事情，那么确保参会者的安全就是非常非常重要的责任。你可以通过提供一些简单有用的信息来大大降低参会者发生意外伤害的概率。
　　首先，你的参会者不能有这样的态度：“这种事不会发生在我身上。”同时，给参会人员提供警示信息时，不要让大家觉得你是在危言耸听。
　　最起码，你要让大家认识到：任何一个大城市都有可能发生犯罪事件，所以你必须警惕你周边的环境，并能够使用自己的判断力加以判断。不法分子可能会隐藏在任意一个地方，所以千万不能放松警惕，甚至在你的酒店大堂里都要处处留心。
　　Curtis Sliwa是一个广播谈话节目的主持人，同时也是“守护天使”—一个由预防犯罪非武装巡逻市民组成的国际志愿者非营利组织的创建人和首席执行官。他很自豪地戴着一顶红色贝雷帽，这个贝雷帽是“安全”的象征，“安全”也是该组织唯一的目标。如今，“守护天使”已经在140个城市和13个国家建立了分会。Sliwa是在1979年开始创建这个组织的，最开始是在纽约市的街道和地铁周围巡逻。他还带他的团队在纽约的南布朗克斯区域巡逻过，那次巡逻任务名叫“危险区之旅”。
　　
　　如何避免成为受害者
　　
　　Sliwa说，自动取款机是犯罪分子经常出没的地方。“潜望镜是自动取款机附近的犯罪分子或暴徒必备的工具。小偷在你不知情的情况下将你连接到他们的电子显微镜上。他们要设法知道你从哪里来、你是否是单独一个人、你是否对周边环境保持警惕。” 这是他在纽约WABC 播音室里的一段讲话，当时他也是头戴一顶红色贝蕾帽，身穿带有“守护天使”标志的红色签名夹克。
　　“很多人是一边取钱一边听着随身听或用手机打电话，他们完全没有注意身边的人是谁，谁在盯着他们。他们正在将自己推向危险的境地，而且很有可能成为受害者。”
　　另一个威胁是大城市人多拥挤，扒手就隐藏在推挤的人群中。“突然的冲撞和奔跑——专业小偷每天的工作就是练习这个。他们会突然撞倒你或从你身边跑过，而你竟然不知道你的皮包、钱包或其它贵重物品已经不翼而飞了。” Sliwa如此描述道。如果有人碰撞你或从你身边奔跑过，你要马上抓紧你身上的贵重物品。所有挂在身上的相机、皮包等物品都应当放在身前位置。钱包要放在你身前的口袋里或者使用可以挂在脖子上或放在衬衣下面的护照夹子或钱包。钱包里随身携带的钱够用就行，不要带你不需要用的信用卡。另外，除了不要携带名贵珠宝外，社保卡也应当留在家中。
　　 Sliwa explains. 手机、黑莓电子设备和其它掌上设备也是犯罪分子的目标。“犯罪分子从老远的距离就能判断是不是好手机，是什么牌子、什么型号的都知道。他们都准确无误地知道好手机的外观，因此，不是所有手机他们都去偷。每次你掏出手机时要特别留意，尤其当你的手机是足以引起众人侧目的高档手机时要更加小心。”
　　地铁站台是出了名的手机被抢的高发区域。通常手机被抢后，犯罪分子会在街边将它们卖掉或自己用。根据纽约警署交通局的纪录数据，去年发生的823件抢夺案件中，有37%的案件发生在地铁系统，而其中手机是犯罪分子最主要的抢夺目标。
　　今年5月，演员凯文?贝肯的Blackberry(黑莓手机)在地铁纽约站被偷了。虽然他没有轻易放弃小偷，据报道，他追赶了该小偷，但是最终在人群中把小偷跟丢了。这是比较特殊的案例，因为通常情况下小偷拿走你的东西时，你甚至完全没有意识到东西已经不翼而飞了。
　　“这些偷盗别人财物的人并不是凶残的犯罪分子，他们在偷盗自己想要的东西时手脚异常麻利，不会让你知道，更不会直接伤害你。”Sliwa说道，“最彻底的做法是你不需要随身携带任何东西，什么都不带。这样，你只需利用好酒店客房的保险箱。”
　　
　　“守护天使”的会议
　　
　　Sliwa熟悉协调和举办会议的所有流程和细节，因为他参与过“守护天使”年会的策划，同时他也是广受欢迎的公司巡回演讲者。
　　“纽约人很多，只有那些看起来能接受你的文化的人也许能理解你。虽然你希望大家很自由、玩得很开心，但是有一点很重要，就是要经常清点人数。” Sliwa说。他建议指定专人来做这个工作，这个人还要负责解释为什么有些人没有呆在他们应该在的地方。
　　“我参加过一次‘守护天使’的大会，一天早上，有一个人没有出现在会场，结果所有人都开始担心起来。他们开始设想最坏的结果：这个人是不是已经受到强盗攻击了、被强奸了、被抢了或是在医院里了？作为一位活动策划者，我最大的担心是，晚上人们放松玩乐时会发生不测。你肯定不愿意像个监工一样看着活动参与人，或在他们的脚踝上系上带有全球定位系统的脚链，但是你必须要随时和他们保持联系。”
　　
　　危机策划是关键
　　
　　合适的危机处理预案必不可少。这样，在万一出现意外情况时，会议专业人员就能成为力量、信心和信息的中流砥柱。最近的医院在哪里？如果发生紧急医疗事故，酒店是不是提供现场医生或紧急医疗救护人员？员工中有没有会做心肺复苏的？如果发生危机，谁来负责联络和沟通？当地的消防局、警察局、红十字会、政府部门的联系电话在哪里？
　　每个参会者的紧急联系电话也很重要。一些公司将每个人的紧急联系方式写在代表证的后面。你能够收集到的联系电话和联系人越多越好。
　　在为你的会议或奖励活动选择举办场所时，要确保了解该场所的紧急疏散计划、所有紧急出口的位置、救护人员的联系方式、发生炸弹威胁或停电时的应急预案。
　　出现危机情况时，酒店的门房往往能发挥很大的作用。如果酒店附近存在不安全区域，酒店通常会提供书面信息，标出“安全区域”和“危险区域”。
　　那些参加你活动的人员对安全保障的考虑不只是限于治安问题，资料和信息的传播是否安全也很重要。公司的管理层认为数据剽窃和高科技间谍的风险无时不在。
　　一些异常敏感的公司根本不会通过会议来建立自己的品牌认知度，他们在酒店大堂众目睽睽之下会避免过分突出公司的名字或会议的名称。
　　安全风险管理最好的方法是提前做好应急预案，防患于未然。正如一句老话所说：“有最好的希望，但是做最坏的打算。”
　　
　　为你的会议或活动投保
　　
　　另一个保护你公司以及参会者的方法是一定要购买适当的保险。因为你无法控制的因素而导致活动取消或放弃时，活动取消险能保护活动的开支或收入不受影响。
　　为了确保你购买到合适的险种和保险范围，应当咨询保险经纪公司，万一活动出了差错，你会为自己的明智之举而备感欣慰。
　　Steve Pincus是纽约资质最老的风险评估/保险经纪公司DeWitt Stern的常务董事，他建议在签订保险合同前要咨询律师和保险经纪人。“客户往往在合同签完后才来找我们，我们觉得很多地方要是能修改该有多好啊！你没必要承担你本不该承担的责任。”
　　由美术商协会承办的“洛杉矶美术展”即将举办，150家精品美术馆将参展，DeWitt Stern正在给这次展会投保。“如果美术馆无法参加展会，他们能够获得部分费用补偿，” Pincus说道，“前期费用总是会有的，而展会却有无法举行的风险，将这种风险转嫁给保险公司是最好的方法。这种保险可以让美术馆的所有者和展会的组织者免受财务损失。”
　　一些酒店和会议中心会包含一条让Pincus不太喜欢的条款，即“全保式合同条款”，意味着只要在你的会议或活动地点范围内发生任何意外---比如有人跌倒、出现食物中毒、发生紧急医疗事件—你都得负责。他再次强调不要承担你本不必承担的责任。
　　还有一个必须予以严肃考虑的责任与酒有关，保险经纪人可以帮助签订酒品法定责任保险单。但是记住，每个州有各自与酒品相关的法律制度，这是必须要遵守的。■
　　
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