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“节约”与“绿色”并行

2010年07月02日    来源：《会议》杂志    围观：3794次       
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文  |  Rachel Gecker      编译  |  谢蕾
　　
　　
　　要点提示
　　
　　公司在削减会议预算的同时如何保持会议的可持续发展性？
　　即使在经济危机时，环保标准和长期可持续发展性也不应当放在公司战略发展的次要位置，这便是Guy Bigwood经常挂在嘴边的观点。Guy Bigwood是总部位于瑞士日内瓦的MCI集团（国际领先的会议、活动及奖励旅游管理公司）的环保和可持续发展总监，也是绿色会议博客网“少说多做”的创建者。最近，他被授予“企业会议暨奖励旅游绿色领导者”称号。Bigwood认为，将来绿色环保与成本节约相互对立的观点是目光短浅的。“那些已经开始在商业行为中执行绿色标准且真正坚持环保行动的公司，仍然会选择绿色经济发展模式。”
　　事实上，许多策划者发现将绿色标准和企业社会责任加入到会议中是有利无弊的——不仅可以建立公司良好的社会形象，而且能节约成本。
　　举个例子：Dahlton Bennington是一位注册会议专业人员和注册会议经理，她是一家总部位于弗罗里达州劳德代尔堡的猎头公司Spherion集团的商务会议服务总监。她把当前的经济看成是“绿色行动杠杆作用的绝佳载体”，能帮她节约公司费用或者至少不会增加成本。“现在完全是会议策划者主导的买方市场，绝大多数供应商都会尽力配合他们的所有主张——包括绿色行动，”她说，“供应商也在追求企业社会责任和绿色标准，他们想以此作为竞争中自己的差异化优势，因此非常愿意为绿色会议想出富有创意的新点子。”
　　例证：在Spherion的最近10次会议中，没有一个会议桌装饰花被扔进垃圾桶。去年3月在加州科罗那多举办的一次奖励会议中，Bennington发现一位供应商通过一个名叫“心灵之花”的组织帮她把会议的装饰插花捐赠给了当地的养老院和医院。“我在想，为什么不让更多的人也这样做呢？”她说。于是她要求供应商将所有会议用过的插花捐赠出去，“现在大家都已经接受这一做法了。”这样做的最大的好处是：公司不用花一分钱。
　　Nancy Wilson是一位注册会议专业人员，她是总部位于俄勒冈州波特兰的MeetGreen(以前叫全球会议战略策划公司)会议策划和管理公司的董事，也是另一位获得“企业会议暨奖励旅游绿色领导者”称号的管理者。她说：“现在有这样一种观点，认为绿色会议比一般会议的花费要多，这让我难以理解。我们总是告诉客户，‘如果划算，你就做吧。’，这才是可持续发展——你的公司首先得能生存下去。如果你看到的让你花钱的‘绿色’做法，那你就别做。但是99.9%的情况下会帮你省钱。”
　　
　　孰轻孰重的问题
　　
　　行业调查显示，大家对绿色会议的关注度正在上升。在会议专业人员国际组织（MPI）开展的2009年“展望未来”调查中，被问到什么趋势会影响会议产业时，回答“绿色会议将越来越多”的策划者人数占第4位——比2008年调查中的第5位略有上升。1月份出版的CWT旅游管理机构行业报告显示：178名旅游经理中有18%说环保行动将成为2009年的头等大事。
　　当然，有些方面——那些需要增加额外投资的方面进展缓慢。“近来公司抵消的碳排量不如产出的多。”Bigwood?提醒说。但是即使这样，他仍然发现了一线希望：如果企业没有足够的资金来支撑碳排放，它们可以在企业活动中减少碳排放量——这是更有效的环保措施。
　　另外，“那些外表绿色的‘伪环保’——或只是装模作样搞环保的公司不会这样做。”
　　Bigwood说，“可持续发展的理念已经发展成熟，公司现在追求的是环保行动的商业效益——实现“人 ? 地球 ? 利润”的三赢局面。”
　　酒店和会议中心将环保和可持续发展当作卖点要高价的日子将一去不复返了。“这种情况不会再发生了，”Bigwood说　，“绿色已经成为商业活动的一部分，如果你没有，那你就会处于劣势。”他也已经看到绿色经济已经把绿色和环保产品如会议资料袋、回收纸产品、环保免费样品的价格拉下来了。“这些产品现在不会涨价了。绿色经济让公司不得不关注绿色产品的价格。如果A产品和B产品售价一样而B产品更加环保，B产品就会胜出。”
　　
　　充分发挥供应商的作用
　　
　　Brad Langley是阿普尔顿创意集团（一家专为公司提供创意、广告、市场营销和网站设计等服务的公司）的总裁兼首席运营官，他认为供应商和会议策划者的共同责任，就是寻求绿色解决方案。“我们的合作酒店在这方面的创意令人惊讶。”他说道。比如他的公司曾经和酒店行政主厨合作开发出一套菜单，全部使用当地生产的食物原料做成，这样既节省了成本，还减少了从外地运输食品所产生的碳排放量。
　　Nancy Wilson提醒说，夏季是在当地采购有机食品的最佳时机，因为气候温暖季节食品供应量足。“我们要求酒店给我们提供的当地有机食品和饮料中，至少有30%的售价和非有机食品是一样的。他们通常都会答应这一要求。但是你必须直接从厨师那里大批量买进，以免售货员不答应低价出售。”
　　还有一个划算的绿色措施是吃素。Wilson说选择素食能减少一顿饭的碳排放量。 记住，我们不是说要吃水果、蔬菜和米饭，丰盛的面食如空心面和蔬菜千层面就是不错的选择，因为它们不仅比荤菜经济实惠，厨师和参会者也乐意变换一下口味。“我们在会上会提供一到两顿素餐，参会者完全没有注意到没有荤菜。”
　　酒店的员工通常也会有一些其他富有创意的点子。例如，旧金山Fairmont酒店的区域销售经理Michelle Gilman Jasen最近为一家技术公司的会议建立了“农夫市场”。参会者会收到一个可以多次使用的食品袋，里面装有蔬菜和水果，他们可以作为礼物将袋子带回家。这是Fairmont想到的一个环保点子，有绿色意识的会议策划者对这一做法很感兴趣。
　　Michael Scherbert是夏威夷怀基基海滩喜达屋度假酒店的客户经理，他说，看看酒店在幕后都做了些什么会让具有环保意识的策划者们大开眼界。“会议策划者通常只问最基本的问题，如回收利用制度和布质品多次使用制度，但是一个一周7天一天24小时都在运转的酒店来说，环保的意义远远不止这些。许多幕后进行的事情是策划者无法知情的。”提问时可以问得更详细一些，比如酒店的水和能量利用效率、垃圾转换率、肥料处理流程、环保菜单等，多了解一些信息用不着什么成本。
　　Brooke Sommers是一位注册会议专业人员和注册会议经理，她是加州圣塔克莱拉太阳微系统公司的会议活动策划和销售管理经理。她已经感觉到了经济形势对她的绿色行动产生了一些影响。“我们习惯举办会议时使用可以回收的指示标牌，但是今年价格涨得非常高。”然而，她发现一家当地的供应商为了减少从外地运输绿色指示标牌到会议地点所产生的碳排放量，他们选择在当地打印会议所需的所有指示标牌。
　　但是她的其他绿色措施仍然能够顺利进行。“我们不再打印宣传材料，”她说道，“所有会议的材料都放在U盘里，会后放在我们的网站上。”
　　她还设法给她的会议增加企业社会责任感方面的东西。最近在拉斯维加斯的一次销售会议上，公司给参会者发放了可以多次使用的食品袋，将剩余的食物捐给了拉斯维加阿斯当地的孤儿院。“我们尽量让每一次会议都能有某些慈善方面的安排。”Sommers说。
　　无独有偶，在猎头公司Spherion集团，Bennington也已经开始关注会议的社会责任感问题。去年4月在西弗吉尼亚州查尔斯顿举办的一次会议上，有125个经销商和员工参加了会议。会议组织方以所有参会者的名义收养了南卡罗来纳水族馆的动物，公司因此而决定取消了给参会者发礼品的传统做法。后来，他们在水族馆举办了一场晚会。这个“特殊礼品”不仅不用交税，对当地社会也十分有益。与传统礼品不同，它完全不会有碳排放，花费也不会比传统礼品多。
　　“这是十全十美的做法，”Wilson说，“要让会议既绿色又体现社会责任感，这需要一个漫长的过程，没有人会一开始就做到100%的完美。”一次增加一点，长期不懈，就一定能够取得成功。
　　
　　用行动体现绿色
　　
　　下一步就是评估你努力的效果，坚持记录节省下来的费用，并将好处告诉参会者和高层管理者。纽约韦伯斯特施乐公司的全球差旅和会议管理经理Tracey Wilt就已经开始在她的部门会议中这样做了。公司的会议管理采取外部采购模式，在某个地区，施乐公司会评估供应商在会议中加入绿色元素的能力。评估标准包括：多次使用代表证、以电子形式发送宣传材料、会议中有没有物品回收、对虚拟会议的认识深度（可以降低旅行带来的碳排放量）等。
　　虽然她的团队目前没有跟踪记录每一项绿色措施对环境的影响，但Wilt希望将来能在会议管理中要加入这项内容。“我们现在正在追踪足以说服内部会议工作人员同意在会议中使用绿色标准的会议总量，同时计算出绿色措施节省下来的费用。”
　　虽然大多数公司在这方面走得不如施乐公司这么快，但MCI集团的Bigwood认为，未来绿色行动和环保措施对公司将越来越重要。“我们会看到更多的法律出台、生效，要求我们评估、跟踪并记录我们的碳排放量，大型企业甚至一些小的公司的决策都将受到一定程度的影响。” 他如此说道。
　　目前，成本节约和与参会者/供应商的绿色合作，可以让我们朝着环保和经济可持续发展的方向走得更远。
　　“现在每个举办会议的人都想省钱，省钱的策略与环保是可以一致的。”Wilson说道，“作为一个会议策划者，最伟大的成绩是你的选择可以影响众多的人。”■
　　
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