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会议策划者之“绿色会议”指南

2010年07月20日    来源：《会议》杂志    围观：4685次       
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文  |  美国佛罗里达州环境保护局      编译  |  王建平
　　

　　本指南由“可持续发展行动”办公室提供。“可持续发展行动”是自愿参与、非强制性的环保行动，旨在帮助佛罗里达各行各业和市民保护佛罗里达的环境。
　　
　　
　　选择会议目的地
　　
　　选择与会议目的及参会人数相匹配的目的地。如果参会者需要远程旅行才能达到目的地，则考虑使用低碳环保计划。
　　* 制定一系列的环保标准或目的地选址调查问卷。该调查问卷能让你获得对目的地环保法规方面的信息。
　　* 咨询当地的会议与旅游局（CVB）和目的地管理公司（DMC）,让他们推荐有良好环保操作经验的会议场所和供应商。
　　* 告知供应商你很看重环保并询问他们在环保方面如何操作。
　　* 在合同中要有约定供应商／酒店必须达到你的环保要求的有关条款。
　　* 重点考虑那些主要会议场所之间公交线路较为发达且方便到达主要交通枢纽（如机场、火车站）的城市
　　* 会议及旅游活动应尽量在当地户外自然环境中进行，以最低限度得降低对于环境的影响。
　　
　　选择住宿和会议地点
　　
　　选择已经获得“弗罗里达绿色酒店计划”成员称号的酒店，获得成员称号的酒店在http://www.dep.state.fl.us/greenlodging/lodges.htm上有名单。
　　使用备忘清单帮助你确定会议地点/酒店是否符合环保规则。备忘清单的样本位于网站：http://www.ceres.org/our_work/ghi/bps_survey.pdf.
　　在合同中要有约定会议举办地／酒店必须达到你的环保要求的条款
　　* 优先考虑愿意提供以下服务的会议中心和酒店：
　　1、回收计划中有材料收集项目的，如回收纸张、金属、玻璃和塑料。
　　2、要求员工在客房和会议室无人时拉上窗帘、关掉灯光和供暖/空调的。
　　3、客房有用于按需取用肥皂、洗发剂、护肤液的分装机或酒店将未用完的部分捐赠给慈善机构的。
　　4、有通知单告诉客人酒店有床单、被罩和毛巾重新使用计划，供客人选择。客房服务员受过良好训练，完全按照客人的意愿行事。
　　* 如果使用多处会议场所，则选择那些可以步行到达的酒店和会议场所。
　　
　　交通
　　
　　* 告知交通服务公司你很看重环保，询问对方在环保方面是如何操作的。
　　* 在与交通服务提供商的合同中要有约定对方必须达到你的环保要求的条款。
　　* 提醒参会者须有环保意识，让他们优先使用环保型的交通方式，如乘坐公共交通或拼车前往目的地。
　　* 提供当地公交路线的信息，或安排机场巴士在机场和会议中心接送参会者。
　　地面交通：
　　1、询问供应商他们是否有环保回收服务，如回收用过的燃油、电池、防冻剂和轮胎。
　　2、询问供应商他们是否培训司机，让他们尽量减少空载和空调的使用率，尤其是当车辆没有乘客时。
　　3、在参会者的注册资料包里放入一张公共交通路线图和地图。
　　4、询问供应商他们能否提供低油耗或使用燃油代用品的节能车辆。
　　旅游客船：
　　1、选择具有积极、持续环保制度和操作惯例的游船公司。
　　2、询问游船公司是否有防止油料外溢的计划。
　　3、询问游船公司是否负责处理废弃物的管理制度，包括不在岸上倾倒垃圾。
　　4、询问游船公司船上是否有回收利用、垃圾最少化和节水方面的计划。
　　航运：
　　1、询问航空公司是否提供能重新使用或能够进行生物降解的服务用品。
　　2、询问他们是否收集航行中产生的服务用品并加以回收利用。
　　3、询问他们的飞机是否是低油耗、低噪音的。
　　
　　食物和饮料
　　
　　* 告知餐饮供应商你很看重环保，并询问他们在环保方面是如何操作的。
　　* 在与供应商和餐饮服务提供商的条款中要有约定对方必须达到你的环保要求的条款。
　　* 合同中要求餐饮提供商/供应商必须达到如下标准：
　　使用可以重新利用的餐具、碗碟、桌布和装饰品。如果不得不使用一次性产品时，要确定该产品中的绝大多数材料是经过循环再利用的。
　　只有在产品能够按照最好的腐化管理制度在地方政府或商业机构中被安全处理时，才能使用可以腐化和/或生物降解的产品。
　　在大会和会议中优先考虑使用饮水机/冷饮柜，纸杯中至少有30%用消费后循环利用的材料制成，不提供瓶装水、玻璃杯和水壶。
　　调味品、饮料和其它食物以散装形式提供，不要独立包装，且外包装是可以循环利用的。
　　尽可能使用当地出产的应季或有机食物和饮料。
　　允许员工使用剩余的食品或将该食品捐赠给当地的食品库或慈善流动厨房。如果可能的话，将桌上吃剩的食物做堆肥或捐给农场。
　　* 让参会者在注册表中做用餐登记，了解与会者可能在整个会议中要使用多少顿会议餐。按需供应会有效减少食品浪费，降低食物成本。
　　
　　展览会
　　
　　* 告知参展公司你很看重环保。
　　* 与参展商的协议中要有约定他们必须达到你的环保要求的条款，具体包括：
　　1、尽量减少间接材料的使用。对于必不可少的材料，要双面打印，且至少有30%是消费后循环利用的纸张；使用植物型墨水。
　　2、尽量减少外包装的使用。如果可能的话，对包装加以回收利用。
　　3、免费样品要大量使用循环利用的产品，不能使用稀缺或濒临灭绝物种的原材料制作礼品。
　　4、尽量使用当地种植或生产的产品。
　　5、将未来参考或备查的资料以电子形式存放在U盘或网站中。
　　6、随身携带必需品进入展会现场；对没有分发掉的材料加以重新利用。
　　7、告知展会布置公司你很看重环保并询问他们在环保方面是如何操作的。
　　8、如果剩下的材料无法带回公司，可以与展会所在地的“弗罗里达再利用教育中心”联系。网址是：http://www.wastexchange.org
　　* 与场地及展会布置公司的协议中要有如下条款：
　　1、对纸板、托架、纸张、包装灌、塑料、玻璃和产生的其它可循环利用的物质加以回收利用。
　　2、确保对清洁工人进行培训，让他们知道将可循环利用和多次使用的东西跟垃圾区分开来。
　　3、选择可以多次使用或用回收材料制作的装饰品和展示材料
　　
　　会议交流和营销
　　
　　* 考虑给每个全体会议设立一个绿色活动日提示。绿色指南的内容位于网站：http://www.dep.state.fl.us/green/tips/
　　* 确保每个员工都知道你要举办达到环保标准的会议／活动。
　　* 把你的绿色会议行动告知参会者、会议相关人员和媒体。
　　* 通过网站和电子邮件销售、推广会议能大量减少纸张的使用。提供电子注册。提供网上会议日程和网上会议记录（包括发言材料和宣传材料）
　　* 对于必须打印的材料要双面打印，且要使用循环利用的纸张和植物型墨水。
　　* 再次使用回收材料做成的姓名标签，为姓名标签提供专门的“可多次使用”收集箱。
　　* 要求酒店/会议中心除了为参会者提供电子注册登记/退房服务外，还要提供宴会活动电子订单和客房分配电子一览表。
　　* 减少交通工具的排放量；尽可能使用当地人员和当地产品，以支持当地经济。
　　
　　会议策划者的绿色办公指南
　　
　　* 制定并实施详细的环保制度和流程；让所有员工、供应商和客户了解你的环保制度。
　　* 鼓励使用对环境影响小的交通方式（例如：步行、自行车、公共交通），减少耗能和排放量，
　　* 重点关注成本节约、高效节能，包括：
　　1、更换设备时使用经过“能源之星”认证的产品。
　　2、尽量使用笔记本电脑（耗能量平均只有台式电脑的十分之一。）
　　3、使用液晶显示器，不使用彩色显示器。
　　4、鼓励员工如果要离开房间一段时间的话，应当关掉设备、照明和空调。
　　5、使用喷墨打印机，尽量不用激光打印机，因为前者耗能少。
　　6、考虑使用能够双面打印的设备。
　　7、考虑使用多功能办公设备（多功能传真机、打印机、扫描仪和复印机），这些功能一体化的设备往往比功能单一的产品耗能小。
　　* 尽可能将书面沟通（住宿名单、宣传材料、活动订单、帐款结算和其它合同文件）转变为电子邮件沟通。
　　* 必须打印时，使用回收材料做成的纸张和大豆墨，双面打印。
　　* 尽量减少昂贵的新型包装材料，代之以可以多次使用的纸箱和包装材料。
　　* 保留方向指示牌、食物和饮料名称标签以及其它标签牌以备将来重新利用。
　　* 只偶尔使用普通邮寄，不要大批量低价邮寄，确保邮件的目的性和有效性，这样能减少浪费。■
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