文 | 刘海莹 （国家会议中心总经理）
近日，应奥地利维也纳霍夫堡会展中心（Hofburg Vienna）、维也纳会展中心(Austria Center Vienna)、比利时布鲁赛尔会展中心（Brussels Expo）、布鲁赛尔方形会议中心（Square Brussels Meeting Center）和瑞士日内瓦国际会议中心(CICG)、日内瓦帕尔展览中心（Geneva Palexpo）的邀请，我带队对上述三国六大会展场馆和洛桑美岸大酒店（Beau Rivage Hotel）进行了参观考察。考察期间，与国际同行就会议中心、展览中心的经营模式、市场开拓、政府支持、财务收益和绿色环保政策等具体问题进行了深入探讨，分享了他们的设计理念和运营经验，深有感触。
一、场馆所在城市的国际活动频繁。
欧洲大陆各个国家之间交通便捷，文化交流广泛，世界上近70%的国际组织总部设在欧洲。在所考察的城市中，日内瓦是联合国欧洲总部所在地，布鲁塞尔是欧盟总部所在地，维也纳是国际大会及会议协会（ICCA）总部所在地。国际组织和国际协会经常举办各种规模的各类国际会议和活动，这些会议和活动在所考察的六大场馆中占有重要的地位。多数场馆的国际性会展活动占到了总业务量的50%以上，有的甚至高达70%～80%。
二、场馆设计重功能、轻装饰
考察的六大会展场馆从建筑设计到装修，从会议室布置到日常运营都体现了“重功能、轻装饰”的理念。维也纳会展中心场馆内的餐饮区域设计简洁大方、功能性极强，可随时根据不同的餐饮需求调整吧台的摆设，营造不同氛围。吧台的多层抽屉用途广泛。瑞士日内瓦国际会议中心的报告厅在参会代表较少时采用白色背景布就可将整个会议区分为两部门，省时省力，可以实现会议室的快速变换，又不会使整个厅室显得空旷无人。此外，报告厅没有任何装饰性吊顶，而是专注于会议的照明和其他功能性需求。霍夫堡皇宫会展中心的厨房区域，场馆只提供基本的水电等硬件设施，没有任何多余的装修，所有专业设备由外包公司自备。布鲁塞尔展览中心的展厅也没有任何装饰性吊顶，吊挂广告十分简洁。
三、服务外包，重在质量。
会展行业淡旺季明显，加之欧洲人工成本昂贵、会展相关行业发展水平较高，因此，六大场馆在工程、安保、清洁、餐饮等方面的服务多采取外包形式，场馆本身只设项目协调岗位负责联络、协调各项工作。考察中发现，欧洲会展业起步早，发展成熟，各项社会配套服务到位，外包市场专业化程度高，能够保证各项外包服务的质量。其中，霍夫堡会展中心餐饮外包商之一的Intercontinental集团本身也是场馆中心的五大股东之一，在服务方面能够最大化保证餐饮服务质量，同时与场馆共享利润、共担风险，降低场馆运营的风险。
四、政府对场馆实行优惠政策。
霍夫堡会展中心、布鲁塞尔方形会展中心都归政府所有，经营方每年向政府缴纳一定数额的租金或佣金，政府再利用这些款项投资到会展中心的内部装修和改造中。布鲁塞尔展览中心的所有者是比利时国际贸易组织协会，协会负责场馆的整体发展、综合管理和财务核算。日内瓦国际会议中心则是由国际不动产基金组织创立，其创立之初也是为政府和国际组织举办的各项活动服务。这六大会展场馆多为政府或国际组织所有，装修、改造和维护费用也由政府进行投资。场馆经营方集中精力搞好服务，使这些场馆在激烈的国际市场竞争中占据明显的优势。
五、绿色环保和低碳将成为会展行业发展的必然趋势。
气候变暖已成为全世界日益关切的议题，会议业也不得不顺应低碳经济的潮流，在各方面采取严格措施来控制各种消耗材料、节约能源以保护环境。
通过参观、考察，我们深切体会到，无论是从国家绿色环保政策方面，还是从会展场馆本身的运营理念和服务细节中，绿色环保、低碳理念都已深入人心并身体力行。会展场馆提倡高质量、低能耗的服务理念，比如：维也纳会展中心会议室主席台桌椅设计简洁，不铺设台布和椅套，即可以节省劳动力，提高工作效率，也减少了浪费，降低了环境污染。
六、人力资源管理机制完善，员工专业度高。
考察的六家会展场馆中，人力资源管理机制完善，呈现以下特点：
1、员工专业度高，招聘工作到位。欧洲会展业起步早，很多学校设有相关专业，会展场馆在招聘时注重员工的行业关联性，保证从根本提高会展行业从业人员的素质和专业水平。以维也纳会展中心为例，面积达9万平方米的场馆合同制员工仅为70人。专业化的外包合作伙伴和专业的员工为场馆的平稳运营起到了根本作用。
2、拥有系统化的培训制度。考察的六大会展场馆服务均采用外包形式，其根本保障就是专业化的外包合作伙伴。由于拥有众多良好的社会配套企业，员工工作熟练度高，无需场馆再进行系统培训，大大降低了场馆的管理成本和人工成本。比如比重占霍夫堡皇宫会展中心收入7%的新年舞会活动只有1名员工负责，广告、餐饮、搭建等工作全由这一名员工联系协调，其工作的专业性和合作伙伴的专业性使得活动能够取得圆满成功。
目前在中国，会展行业发展起步晚，门槛相对较低，专业性服务公司匮乏。以宴会服务为例，从业人员文化程度相对较低，必须经过全面、专业的系统化培训才能够带给客户周到的服务，否则，不仅会增加企业的管理成本，也会影响企业的工作效率。
总之，通过对比利时、奥地利、瑞士三国六个会展场馆的考察，较为深入的了解了其场馆经营模式、场馆管理和人力资源管理、政府支持、财务状况和绿色环保政策，获益匪浅，对今后国家会议中心的日常管理工作会起到重要的借鉴作用。■