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国际会议中心协会（IACC）优势及策略

2010年04月09日    来源：《会议》杂志    围观：7539次       
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文  |  Tony Bartlett    编译 |  张杰
　　
　　
　　艰难时期需要严肃的会议（true meetings），专业会议中心已经为未来的发展做好了准备。
　　Neil Pompan是一位注册会议专业人员，他是总部位于圣路易斯的国际会议中心协会（IACC）的主席。“会议中心压力很大，他们需要快速取得成果——提升业绩进展的速度。我们拥有特殊的会议接待经验，能够应对这一需求。”Neil说道。
　　“会议策划者压力很大，他们比任何时候都更需要良好的投资回报。他们认为，会议中心是用来举办严肃会议的地方，而且能够为他们带来投资回报。” Hal Powell补充说。他是Benchmark国际酒店集团的地区副总裁，主管销售和营销，是会议中心市场上的一位资深人士。
　　Dave Arnold是PKF咨询公司的首席执行官，他与IACC(国际会议中心协会) 合作开展了一次会议中心产业年度调查，他也认为会议中心具有自己的优势，尤其是中端会议中心。
　　“如果企业降低档次要求，那么，会议中心便是物超所值的选择。”他说。
　　他还补充说，金融会议市场的萎缩，制约了新建会议中心业务的发展。会议业务的增长主要集中在学术类与政府资助的会议中心。“这只会让现有的会议中心感觉弥足珍贵，”Dave说。
　　
　　会议中心协会（IACC）的的优势
　　
　　自１９８１年以来，IACC一直在推广自己严肃会议中心模式——一种独立的、不含与会议无关内容且有益于学习性的开会模式。IACC在全世界有成员将近３５０个，其中北美地区有２１５个。虽然这些成员机构形式多样，包括日间会议中心、提供住宿的企业与行政会议中心、度假村等，但是所有成员都必须遵守IACC的“成员统一标准”。
　　由于有特定目的，IACC的会议中心被设计成能够最大程度提升小型会议效果的会议接待机构，从灯光、音响到符合人体结构特点的座椅等各方面都有严格的规定。Pompan是EMCVenues—一家会议管理公司的副总裁，他认为这是IACC成员的一个巨大优势。
　　“时间仍然是最重要的商品。”他如此说道。
　　一个硬性的要求是，“完全会议打包方案” (Complete Meeting Package， CMP)必须包含住宿（日间会议中心除外）、三顿饭、茶歇饮品、２４小时开放的会议室和视听设备。
　　推广IACC的特色一直以来挑战不断。例如，在去年开展的一次IACC会议策划者调查中，发现只有５０％的策划者了解会议打包方案，而认为这一方案确有价值的就更少了。Pompan认为，这让他深感不安。但是他补充说，在解释了该打包方案的优势后，绝大多数策划者改变了他们原来的观点。
　　去年三月，在犹他州Midway的Zermatt温泉度假酒店举办的第２７届IACC年度大会上，有４００个成员参与了大会，IACC宣布了其新品牌和公司标志，还将网站修改成www.iacconline.org。
　　“IACC作为一种资源，使用起来很方便。网站上有很多会议规格、清单名录和新地图。”IACC的销售委员会主席Steve Sackman说。
　　一年多以前启动的一个项目优化了在各大城市使用Goodle搜索会议中心的功能，让IACC的酒店在搜索结果上位居前列。
　　
　　品牌扩展
　　
　　自从网络公司神化破灭以及随之而来的２００１年短暂的经济萧条后，IACC的增长主要来源于其所谓的“附属会议中心”。这些会议中心都是经IACC注册认定的独立的会议机构，大多数是现有酒店和会展中心经过扩张或改建后形成的，通常都有较大的多功能会议厅。
　　IACC要求附属会议中心的命名方式必须有别于其主管酒店或会展中心。因此，它们通常以“行政会议中心”或类似的名称命名，而这些会议中心很多都位于品牌酒店内。
　　在北美地区，获得IACC认证并被认可的附属会议中心或专业会议场所包括10个希尔顿酒店、9个双树（Doubletrees）酒店、7个万豪（Marriotts）、5个温德姆（Wyndhams）酒店和7个喜来登酒店。最近，IACC又获得了它的第一个威斯汀（Westin）酒店成员，而第一个凯悦酒店（Hyatt）行政会议中心正在筹划中。
　　IACC已经蛮声海外。去年8月，集团在拥有24个成员的英国召开了第一次欧洲年会。该协会在丹麦有会员29家，在澳大利亚有会员21家。
　　
　　技术挑战
　　
　　在IACC的“2008会议产业十大发展趋势”报告大会上，Benchmark认为“技术进步发展之快有如闪电。”
　　根据其研究结果：过去无线链接被认为是创新技术，现在成为了客户普遍期待的服务。而能把世界各地的人链接到会议现场的360度全角度摄相机安装的越来越多。过去通常被禁止在会议室里使用的笔记本电脑，现在可以随意使用了，这是另一个10大发展趋势之一，但是仅限于做笔记或方便调研之用。
　　IACC最近实现了它期待已久的一次“大跃进”，第一次在其“通用标准”中建立了自己的技术标准，补充了11个章节，对不同类型、规模的会议室规定了最低技术标准。（以前显然是没有这种技术要求的，高速上网甚至不能算是一项技术要求。）
　　IACC主要关注成员已经在做的一些事情，而且确认他们达到了保证会议成功所需的基础设施与设备的最低标准。
　　酒店往往是等客户有了要求才提供相关技术，但是“会议中心会提前做好这方面的工作，不会坐等顾客为了会议成功而提出技术方面的要求。”Pompam说。
　　10月份，除了宣布新的技术标准外，协会还同时推出了一份长达21页纸的参考文章——“重大技术设计”，推出了更高技术水平的标准。
　　Pompan解释说，IACC的成员、潜在成员以及开发商现在都认识到，IACC应“引领技术发展，要让自己在酒店业中有别于他人，显示自身的特色。”
　　从今年开始，新标准已成为审核新成员的内容之一。
　　去年，IACC完成了对现有所有成员为期４年的独立考核，这是自其成立以来的第一次全面审核，目的是确保成员遵守协会的标准。
　　“审核结果让我们感觉很好，我们现在说话更自信了。”一位具有注册协会高级主管资质的IACC执行副总裁Tom Bolman如此说道。
　　
　　Sustainability  可持续发展
　　
　　Boman说，IACC的另一件大事是可持续发展。
　　“这是我所看到的最大的发展趋势，而且进展非常快，我们的成员在这方面动力十足。现在，对我们来说，可持续性问题已经不再只是简单的一件好事了。”
　　IACC一直以来都站在环保实践的前沿地带。由特别工作小组起草的“可持续发展条例”正在等待“北美董事会”的批准，３月份有望生效。签约参与这一行动的成员可以公开使用他们自己的IACC环保标识活动。
　　去年IACC对会议策划者的调查发现，６０％的策划者会问及会议中心是否环保。
　　有了“永葆绿色”项目，Benchmark成为众多会议中心管理公司中拥有统一绿色管理制度的一员。Destination酒店与度假村开展了“Destination环境保护”活动；Aramark Harrison酒店集团开展了“地球常绿”行动; Dolce酒店与度假村集团实施了“可持续发展计划”。
　　“会议中心一直没有真正的绿色环保标准，而越来越多的客户正提出这方面的要求，超过一半的成员已经参与了可持续发展项目。”IACC的可持续发展委员会主席Leslie Vanderzwet说道。
　　与其他相关标准一样，可持续发展条例将涉及废弃物处理、回收利用、采购制度、节水节电和使用当地食品等主题。
　　Vanderzwet是阿尔伯达的Banff市一个拥有414间客房的Banff会议中心的会议经理，该中心正在建设另一个新的会议中心，面积为23,000平方英尺，预计2010年7月开业。
　　新会议中心按美国绿色建筑委员会的LEED（能源与环境设计先锋奖）环保体系银质奖标准建造。乔治亚州、得克萨斯州和弗罗里达州新建的和扩建的IACC会议中心也正在将银质奖标准纳入其设计标准之内。
　　Emory会议中心酒店位于Emory大学校园里，拥有198间客房和26,000平方英尺的会议面积。该酒店受到“绿色标识”的认证，5月份将新开业一家扩建的LEED环保标准的会议中心，拥有127间客房，增加了6,000平方英尺的会议面积。
　　Thayer酒店集团将于4月1日新开业一家面积为15,500平方英尺的LEED环保标准的行政会议中心，该会议中心位于Thayer旗下弗罗里达州棕榈滩花园的棕榈滩花园双树酒店内，该酒店有279间客房。
　　和双树酒店的许多客房一样，会议场所将采用“净化解决方案”的净化系统。Thayer的其他4个IACC会议中心也使用了该系统，这4个会议中心属于温德姆和双树两个品牌。
　　去年8月，奥斯汀得克萨斯大学AT&T行政培训和会议中心开幕，该会议中心由经营着13家会议中心的Flick会议中心管理公司运营。中心按LEED银质奖标准建造，拥有297间客房和40,000平方英尺会议面积。
　　
　　市场趋势
　　
　　在去年6月分布的2008年会议中心产业发展趋势报告里，PKF旅游咨询公司发现，在提供住宿的会议中心中，三分之二的客人是来参加会议的，其次是休闲度假客人，然后是商务旅行人员。培训和继续教育是最主要的会议类型。
　　对于IACC成员来说，全业务酒店（Full-service hotels）是最大的竞争对手，其次是IACC的其他成员，再次为度假酒店、日间会议中心和提供有限服务的酒店。
　　2007年会议中心的平均租住率为59.2%，比2006年上升了1.5%，平均日租价为140.83美元，上涨了4.8%。同档次的全业务酒店平均租住率为71.3%，上升了0.5%, 平均日租金为155.54美元，上涨了6.7%。
　　虽然会议中心从整体上来讲算是一个健康发展的产业，但Arnold还是认为，会议中心产业面临着挑战和不稳定性。中心开始出现会议被推迟或取消的现象，会议使用的场地、客房比预定量减少的问题也开始显现。
　　“会议被延期召开，而不被取消的会议被降低到中等档次的酒店进行。”他说。
　　根据Pompan的说法，“9月份左右客户数量开始缩减。往年这个时候客户都开始预订明年的培训会议了，但是今年却没有。”
　　Benchmark的Powell补充说：“我们的会议预订没有下滑太多，高层管理会议也没有被取消。但是我们看到客户在选择度假酒店以及举办大型销售会议时有些犹豫不决。”
　　Sackman是总部位于丹佛的Destination酒店与度假村集团的区域销售总监，他补充说，取消会议的情况有所上升。
　　“我们看到的是，会议人数减少而短期预订增加了。我们还看到会议数量也相应减少了，客户对于是否选择酒店提供的附加服务犹豫再三。”■
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