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PCMA ：会议策划和会议产业中的危机应对计划

2010年04月09日    来源：《会议》杂志    围观：4551次       
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文 | Michelle Russel     编译 |  张洁
　　
　　
　　经专业会议管理协会（PCMA）教育基金会的授权，美国普渡大学（Purdue）哲学博士Sheryl Kline受委托对会议策划者危急应对计划展开了一次问卷调查，并在调查结果的基础上发表了一篇报告。400多位会议策划者去年7月参加了调查，下面是这项研究的初步成果：
　　
　　准备就绪还是手足无措？
　　
　　在这场金融危机中，会议策划者的准备情况如何呢？答复截然不同：39.3%的人认为已经准备就绪了；37.8%的受访者表示准备不很充分；对于制定危机应对计划这个提议，65.6%的受访者都认为比较重要或者极为重要。但是真正动手制定的人却不足一半，大概占41.5%；大约49.3%的受访者表示自己所在的组织并没有危机管理团队，而这一点被公认是战略性危机应对计划中的一个重要方面，这样一个团队可以协助进行情景规划、检查计划中的纰漏，还可以使会议策划人做好更为充分的准备。
　　在超过40%的拥有危机应对计划的会议策划者中，将近41%的受访者表示他们目前的计划是依据专门政策和程序制定的；47.7%的受访者表示他们会每年更新一次这方面的计划。这个发现是很有意义的，因为定时更新计划是确保成功的关键因素。
　　
　　保险是制定战略性危机计划的另一个重要组成部分。41%的会议策划人受访者表示已经拥有比较全面的保险政策；而29.2%的受访者对保险这件事持中立态度；87%的有保险计划的受访者报告说，保险内容中有营业中断险条款。
　　
　　与人交流
　　
　　在制定危机计划的过程中，很少有策划者与外部的合作伙伴进行互动交流。说这个数字非常小，是考虑只有41.5%的策划者制订了计划，而且在这其中也只有三分之二的策划者同其他伙伴展开了合作。这些会议策划者主要是同会议中心或者是酒店见面交流。奇怪的是，32.7%的会议策划者所列出的交流名单中最上方的合作伙伴是证券公司、火灾保险公司、保险公司等。
　　会议策划者是否会针对危机计划与会议酒店的人员交流互动并考虑借鉴他们的危机计划呢？几乎35%的受访者表示总是会那样做；27.1%的人表示经常那样做；22.6%的人表示偶尔会去那样做。大多数的会议策划者赞同在正式会议开始前的小型聚会上设立探讨危机环节是十分必要的。在这次危机事件中，会议组织者评估了给四个主要利益相关者制定一个书面交流计划的重要性。35.4%的人认为把员工列入交流计划极为重要；34.6%的人认为把酒店列入交流计划极为重要；38.2%的人认为把客户或者参会代表列入交流计划十分重要；40.4%的人认为把地方官员列入计划十分重要。40.1%的受访者表示在危机事件中总是会设定媒体发言人；而25.8%的受访者报告从未设定过这样的专门职位。
　　
　　情景规划与计划测试
　　
　　专家们一致确认，情景规划与危机计划测试是评估危机计划有效性的关键步骤。这两个步骤都有助于检查计划中必须要弥补的疏漏，从而确保它能够富有战略性地、成功地应对当前的危机形势。遗憾的是，会议策划组织很少使用情景规划来检测潜在的危机：40.6%的受访者从未实施过情景规划；26.5%的受访者很少使用这个规划；22.7%的受访者偶尔会利用情景规划；只有6.4%的人报告说经常会用到情景规划；而在危机时总是会实施情景规划的人则是少之又少，只占3.7%。这个调查结果显示出了会议策划者在应对危机准备能力方面的弱点。
　　一小部分（占11%）的策划者曾在制定计划后真正采取措施检测这个计划；在拥有危机计划的41.5%的会议策划者中，89%的受访者并没有采取行动检测计划；在那些检测计划的少数人当中，平均一年检测一次的占64.7%；剩下的35.3%大约是每年2到3次。
　　遗憾的是，会议产业的危机应对能力级别比较低。会议策划者表示他们了解拥有可靠的危机计划的重要意义，却只有不到一半的人实际上制定计划、检测计划、交流计划。对风险交流咨询顾问Peter Sandman来说，并不是危机形势本身引发了业界的损失，而是因为人们缺少如何应对危机的信息。
　　这个报告指出了会议策划者寻求重要资源以制定会议计划的必要性。正如一个受访者所说的那样：“我需要即刻启程，这个调查给了我前进的动力。”
　　
　　调查对象概况统计
　　
　　受访者：64.6%的人是协会的会议策划人
　　协会规模描述：1000—4999人的协会占21.1%；10000—24999人的协会占21.1%；超过50000人的协会占19.7%
　　受访者阅历：近一半的受访者是经验丰富的专业人员，有6到10年相关经验的占24.5%；有20年以上经验的占24.5%
　　业内成员有：专业会议管理协会（PCMA）成员占98.5%；美国协会管理人员学会（American Society of Association Executives）成员占27.3%；会议专业人员国际组织(MPI)成员占25.8%■
　　
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