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2009-2010美国会议策划者意向调查

2010年04月09日    来源：《会议》杂志    围观：3943次       
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文 | PCMA      编译 | 张杰
　　
　　
概述
　　PCMA（专业会议管理协会）、美国运通公司（AMEX）和Ypartnership公司（旅游、休闲和娱乐行业专业的市场营销传播机构）专门开展了一项研究工作，旨在为市场提供具有行业洞察力且执行力较强的会议专业人才，让他们能为自己供职的公司或企业贡献出最大价值。因此，2009年4月至5月期间，这三个机构一起组织了这次“美国会议策划者意向调查” （U.S. Meeting Planner Intentions Survey）
　　
目的
　　
　　PCMA/AMEX/ Ypartnership的会议策划者意向调查是一次全国性的专业会议策划者调研行动，目的是评估他们在策划和举办会议方面的一些倾向。调查最主要的目标是了解并评估目前的经济和媒体环境对下列因素所产生的影响：
　　1. 2009-2010计划中/已经举办的会议的类型和举办频率；
　　2. 目前对于选择旅游目的地/酒店、度假村的看法；
　　3. 目前经济环境对未来会议趋势的影响；
　　4. 目前的媒体环境对未来会议趋势的影响；
　　
调研方法
　　
　　调查以网上在线形式进行，从全国的专业会议策划者中抽取代表，这些抽样调查的代表来源于PCMA和AMEX的会员以及行业从业人员的数据库，一共有516名策划者。他们中包括协会策划者、公司策划者、独立策划人、奖励策划者和专业采购人员，入围的筛选标准是他们的会议策划从业经验以及以下几方面的表现：
　　1. 会议策划是他们工作的内容之一；
　　2. 至少5年的会议策划经验；
　　3. 过去12个月里在酒店/度假村/会议中心成功预订过至少5次会议。
　　
策划者的情况
　　
　　超过55%的被调查者为协会会议专业人员，剩余的45%为公司会议、奖励会议专业人员或独立会议策划人。大部分（70%）拥有10年以上的专业会议策划经验; 在过去12个月中，有二分之一的人预订的会议已经超过20次;超过一半的人（52%）持有注册会议专业人员（CMP）证书。
　　1. 大部分会议的规模是少于等于100人的会议； 约12%的人策划过参会者超过1000人的大型会议。
　　2. 在调查中发现酒店是举办会议最多（71%）的地方，其次是度假村（14%）和会议中心（10%）。
　　3. 带住宿的会议地点每日房费均价普遍在150美元到199美元之间（占53%）
　　
会议发展趋势
　　
　　正在走下坡路的经济形势对会议产业带来了很大的负面影响。
　　1. 三分之二（67%）的会议策划者认为，与2008年相比，2009年的会议预算总额将减少；而超过一半的策划者（53%）认为2010年这一趋势将继续。
　　2. 在预期2009年会议预算将减少的策划者中，预期减少量平均为23%。
　　虽然略多于三分之一（35%）的人认为“形象/宣传/公共政策”是他们预期2009/2010年预定会议将减少的原因之一，但是90%的会议策划者将会议预算被削减归因于“总体经济形势不好。”
　　与协会会议策划者相比，公司会议策划者更趋向于认为，宏观经济环境欠佳或形象/宣传/公共政策等造成会议预算被削减，从而预期会议数量会减少。
　　3. 44%的公司会议策划者认为，由于形象/宣传/公共政策等因素而导致2009/2010年会议数量减少。
　　4. 协会策划者比公司会议策划者更倾向于认为，成本是导致预订会议减少的原因之一。接近三分之一的协会会议策划者认为，是食品和饮料（30%）成本，住宿成本（33%）或会议场地费（32%）导致2009/2010年会议数量减少。
　　41%的会议专业人员因为“目前的经济环境”原因正在计划推迟、取消或重新预订已经订好的会议；22%的人因为“目前公司裁员/合并”正在计划推迟、取消或重新预订会议。有趣的是，只有8%的人因为“目前媒体对会议产业的消极报道”而计划推迟、取消或重新预订会议。
　　5. 平均来说，专业会议策划人员认为，如果他们取消、推迟或重新预定2009/2010年的会议，大约需要支付81,000美元的取消费用/重新预定费。
　　6. 与媒体环境相比，由于经济环境导致被取消的会议更多一些，但是那些因媒体环境而被取消的会议往往是规模较大的会议，而这些会议造成的财务损失更大。
　　7. 平均来说，会议策划者报告2009/2010年因目前媒体消极报道而要取消或推迟的会议所产生的客房收入为231,479美元，这一数字大于因目前经济环境(208,182美元)或公司裁员（$121,000美元）而取消或推迟的会议所产生的客房收入。
　　8. 此次调查中，预计每位策划者2009/2010年取消/推迟会议的房费收入平均为560,000美元。如果以此数据为基础，预计2009/2010年的房费收入将损失7.81亿美元，而总收入（房费、食品、饮料、场地租金等）要损失25亿美元。
　　9. 由于会议预订数量预期将减少，度假村可能是受这次经济和媒体环境负面影响最严重的。接近一半（47%）的专业策划者2009/2010年计划减少度假村会议预定数量。
　　有趣的是，酒店可能是成为会议发展趋势的受益者，因为同一时间段内，11%的策划者计划增加酒店会议预定数量。
　　10. 在2009/2010年专业策划者计划要减少使用的住宿类型中，“高档”和“豪华”住宿被认为是被“点名”次数最多的两类（分别为50%和45%），这似乎是在情理之中。
　　11. 未来几个月里，专业策划者还打算更好地利用多种会议形式，包括网络会议（54%），远程电话会议（48%）和视频会议（30%）。
　　
结论
　　
　　此次调查结果肯定了近几个月来行业中已经被假定为事实的几个特点：
　　1. 目前经济环境是会议策划、预订和重新预订发生变化的主要原因；
　　2. 经济低迷和媒体的负面宣传、不当报道影响了在豪华酒店或度假村举办会议，给会议行业带来了不利影响；
　　3. 对于媒体过分报道在高档酒店或豪华酒店举办会议以及由此造成的负面形象，专业会议策划者对此的关注程度低于其对目前经济环境所造成影响的关注度。
　　4. 与媒体环境相比，由于经济环境导致被取消的会议更多一些，但是那些因媒体环境而被取消的会议往往是规模较大的会议，因而造成了更严重的财物损失。
　　会议行业遭受经济冲击的严重程度，促使政府和公司管理层都认识到这个问题的重要性——会议减少将带来巨大风险，而会议的复兴对重振美国经济发挥着非常重要的作用。
　　经济影响可以刺激会议产业与相关行业之间的协作关系，在相互支持、公共关系、制度和研究上形成合作统一战线。
　　5. 会议策划在业务发展和合作中可以担当更有战略意义的角色；
　　6. 一方面证明面对面会议意义重大，另一面也就证明了会议策划者对于公司的价值，尤其是像现在这样的困难时期。■
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