文 | By Angela Chiarello | 编译 | 何冰
对于目的地管理公司而言，有些会议策划人离开它们寸步难行，有些尚不能确定他们的工作范围，而有一些则闻所未闻。目的地管理公司的情形与会展行业的情形如出一辙，为了自身的职业定位，为了创建相应的服务标准，目的地管理公司的道路艰辛而曲折。但是，同会议策划人一样，目的地管理公司也在着手进行联合，提高自身素质以及培养顾客，同时也在提升行业地位。
目的地管理者协会(Association of Destination Management Excutives ) (ADME) 声称，目的地管理公司就是一个具有高度职业素养的服务公司。公司不论对当地情况还是对当地专业知识以及当地资源都具有广泛深入的了解，公司专门致力于节事、活动、旅行、交通和演出筹备的设计与执行工作。
但是许多目的地管理公司注意到，并非所有的会议策划人都能理解目的地管理公司的真正作用，以及由此衍生的价值。一些会议策划人甚至会因为把自己的工作“转包”于他人之手而感到惭愧自责。
“当我第一次开始进行策划时，我没有使用目的地管理公司，” 亚历山大市瓦•富申会议与活动公司（Fusion Meetings & Events）的总裁、MPI 波多马克分会会员劳拉•谢尔顿说。“那时，我认为自己能进行策划，不需要找别人帮忙。现在，我对目的地管理公司所能提供的当地专业知识则刮目相看了。”
什么是目的地管理公司？
“早期的目的地管理公司大多数由家庭主妇创办并经营，她们的办公室就在厨房餐桌上。” MAC会议与活动策划公司(Mac Meetings and Events)主席帕特•斯高曼说。帕特•斯高曼身为CMP，CSEP，DMCP和MPI 圣路易斯地区分会会员。“这些开拓者们开创了一个行业，而今天，这个行业每年带来的收益相当可观，这足以让从业人员感到自豪。”
目的地管理公司属于一种新兴产业。自十九世纪七十年代以来，会议和展览的数量激增带动了对各种新型服务的需求。交通公司发现对各类交通工具（公共汽车、豪华轿车等）的需求量不断上升，同时也意识到市场对其他辅助服务的需求。“地面经营商”一词充分反映了当时的状况。
“当我开始创业时，别人管我们叫‘地面经营商’，”斯第芬•布洛克说。他是目的地管理公司的一位前辈，是位于亚利桑那州瑟东那会议旅游目的地管理公司（Conference Travel DMC）的总裁。他接着说，“那个时候，我们基本上只做那种地面上的工作——为一群人在地面上提供服务并管理交通运输工具而已。但是，没过多久，会议策划人就开始要求我们提供更多的并且更丰富的目的地服务项目——礼品、娱乐、会址外场所、餐饮和包机旅游等。伴随着服务范围的扩张，会议策划者又开始要求我们在他们的项目中融入创意和主题。”
从地面经营商提供类似新型服务开始，“目的地管理公司”一词也就应运而生，因为这个词能够更准确地定义目的地管理公司的真正工作内容。
今天，目的地管理公司凭借着他们对当地情况的了如指掌，凭借他们可以帮助客户揭示相应城市、或者说目的地的神秘之处而名声鹊起。尼古拉 • 马什（CMP，DMCP）更愿意把目的地管理公司看作是城市的看门人。
“在这个行业中，我们的主要工作就是成为目的地的专家，了解这个城市能够提供的一切。”马什说。她是总部位于丹佛市的组织者(The Arrangers) 目的地管理公司的老板兼总裁，她还是MPI洛基山(Rocky Mountain)分会会员、ADME现任财务副总裁。
与目的地管理公司合作
专业知识如何帮助会议策划人？
“在策划一个复杂的会议时，会议策划人只能一次成功。使用目的地管理公司就像上了保险一样，可以使会议或活动的成功得到保证，”布洛克说。“虽然会议策划人了解会议内容，但是他们通常对某个特定目的地却缺乏经验和了解。所以，对于少则几十项、多则几百项活动的大型项目而言，雇佣当地目的地管理公司确实可以助我们一臂之力。目的地管理公司对当地情况的了解以及他们的专业水平至关重要，一流的会议策划人应该清楚如何把这些资源为己所用。”
许多目的地管理公司喜欢引用克里斯托弗•H•李的一个比喻。克里斯托佛•H•李是加利福尼亚州通道目的地服务公司(Access Destination Services)的首席执行官，MPI圣地亚哥分会会员。这个比喻是说：很少有人能离开建筑师和承包商的帮助自己建造房屋。同样，会议策划亦如此。
“假设你在盖房子，你会每件事情都亲历亲为吗？”斯高曼问，“你一个人就能完成建筑设计、订购建材、铺设地基、铺砖抹泥等等吗？你自己拥有盖房子所需要的所有必备工具吗？一旦意识到自己并非一个职业建筑工人时，你已经投入了——并损失了——大量的时间和金钱。因为不够职业，所以犯错误。现在你不得不雇佣职业建筑工人一切从头开始。”
GEP Philly公司总裁兼首席执行官，同时兼任ADME的市场营销主管的迈克•里昂说：“承包商的工作是按时间、按预算建造房屋，但是承包商并不会亲自钉钉子、当水暖工或铺设电线。承包商会找到最好的子承包商，并会每日到现场监督。目的地管理公司和会展活动策划也是一个道理。当会议策划人到达现场后会发现所有工作已经就绪。我们并不需要亲自开车或布置鲜花——我们会找人把一切安排妥当。”
当会议策划人必须以少搏多时，目的地管理公司将成为策划人最得力的左膀右臂。“自己算一下，”斯高曼建议说，“不使用目的地管理公司的策划人需要花费大量时间、资金和精力才能做出恰当的安排与决定，而目的地管理公司对自己所在城市的里里外外都一清二楚——哪条街道会关闭，哪些节日或当地事件可能打乱策划者的部署，哪家餐馆和场地是最佳选择，哪些是应该避免的，以及当地许多其他的注意事项。他们熟悉医院、药房（以备夜晚突发事件）、警察局和其他相关紧急事件的联络方式。”
同时，目的地管理公司也把会议策划者看做是会议专家。
“团队的延伸非常重要，”马仕说，“会议策划者致力于会议其他方面的细节工作，我们可以帮他们处理发生在我们地界儿的那部分。他们大可放心，我们的工作总是能按期完成，而且完成的非常专业。”
马仕说，如果把一个策划人花费在联络与寻找零售商上的时间累计起来，那数量将大得令人难以置信。相反，只要给目的地管理公司打一个电话，就可以与任何城市取得最快捷有效的联系。
“我们的工作就是让会议策划人风光八面，”MPI费城地区分会成员里昂说，“会议策划人在策划会议过程中需要考虑到诸多问题，要囊括教育内容，要确保所有发言人按顺序上场，还要保证达到会议的预定目标。会议策划人必须时时小心、处处留意，以保证会议的每一分钱都花在了刀刃上。我们的责任恰好就是帮助会议策划人来解决这些筹备工作。”
里昂喜欢用“拓展界限”一词来形容自己的工作。他说，会议策划人需要负责会场内部各项工作以及饭店客房、视听设备等事宜，但是当与会者迈出饭店大门，走到城市街道上时，就轮到我们目的地管理公司大展拳脚、为他们提供最优质的服务了。
“你简直无法想象你能从他们那儿学到那么多东西，他们能带你逛遍每个城市的各个角落，真是太不可思议了。”谢尔顿说，“让当地人带你游览一个陌生的城市，你会觉得特别有意思。目的地管理公司也一样——他们就是干这一行的。”
战略伙伴
除了提供当地专业信息以外，目的地管理公司正在逐渐演变为会议策划人的战略伙伴以协助实现会议的预定目标。当然，这同时也要求策划人不断地提升技能并注重策略。目的地管理公司也在制定相应的战略来协助会议策划人，同时，也帮助他们自己——走向新的阶段。
劳拉•莱诺是加利福尼亚州卡尔斯巴德市PRA 目的地管理有限公司(PRA Destination Management)的总裁，她不仅深谙战略目标对于会议策划者的重要性，也清楚地意识到目的地管理公司日渐游离了早期的摊贩地位，转而成为一个合作者的身份这个事实。
“我们认为我们的工作不只是后期收尾工作，我们的工作还包括确定会议目标以及会议城市或目的地如何实现这些目标的方法。”她说，“尽早介入会议策划是十分必要的，因为我们可以挖掘出会议城市中有哪些东西可以为会议目标服务，并且对会议日程提出建议，这样才有利于实现这些目标。过去，会议策划者更希望我们做后期收尾工作，但是随着他们的侧重点发生变化，他们现在愿意把我们当成战略合作伙伴，并尽早地让我们介入工作。我们可以帮他们做很多工作，结果证明，我们的帮助确实替他们节省了大量的时间和资金。我们的工作主要是让他们的时间和预算最大化，这样，会议策划者就可以集中精力于会议的策略工作——市场营销、注册登记、会议内容等等。”
PRA的企业关系副总裁麦德琳•玛罗萨认为，随着会议策划者越来越具有战略眼光，越来越了解目的地管理公司的价值所在，二者之间会建立起一种更高水平、更有价值的合作关系。
“我们仍然面临着这样的挑战：会议策划者因为不了解目的地管理公司而只与之进行单次合作。”MPI圣地亚哥分会会员玛罗萨说，“但是，我们正在与了解我们的并且是经验丰富的会议策划者建立起成功与双赢的合作关系。”
在会议策划者所听到的目的地管理公司的故事中，成功案例和失败案例在数量上难分伯仲。那么，在会议策划者认识到目的地管理公司的价值之后，在建立积极而富有成果的合作关系之前，事态将如何发展呢？目的地管理公司启步走向成功的征程可谓任重道远。
对于如何使合作关系的效益最大化，目的地管理公司有他们自己的见解。他们认为关键是信息共享（包括预算），以及对他们的工作给与足够的信任。
“让目的地管理公司尽早介入。介入越晚，你的选择就越会受到限制。”玛罗萨建议道，“如果你能公开预算和会议目标，那么我们就可以帮助你进行计划、管理预算以及联系供应商。”
一些目的地管理公司提到，有的会议策划人不愿意坦率地公开自己的预算。这个现象可以归结于两方面的原因。某些会议策划人担心如果他们给目的地管理公司拨款，目的地管理公司会将所有款项挥霍一空。另外一些会议策划人不想公布预算是因为他们害怕束缚目的地管理公司的创造力。目的地管理公司声称，这两个原因纯粹属于无稽之谈。大多数目的地管理公司都不希望浪费会议策划人的每一分预算，都会尽力让预算发挥最大的效用。另外，一家优秀的目的地管理公司可以在任何预算的条件下完成富有创意而又令人耳目一新的项目计划。
“从一开始就尽可能多地共享信息，”莱诺建议，“最后，你们会谈到预算问题，这个问题当然会对项目计划产生制约。开诚布公或者规定一个范围——包括基本项目计划和可能产生的额外支出。在预算范围内安排工作对我们也有好处，我们需要明明白白地开展工作。”
既然选择了目的地管理公司，就请信任他们。
“很简单，会议策划人必须承认目的地管理公司的价值。”里昂说，“给你所雇佣的目的地管理公司以足够的信任，放手让他们做你委派他们做的工作。”
尽量多地为目的地管理公司提供信息还有另外一个理由：与会者。
“我们全部到场，”马仕说，“通常，我们去机场迎接客人或者在当地提供帮助。会议策划人给我们的信息越多，我们就越能让策划人风光无限。我们经常碰到这样的情况，与会者把我们叫住并向我们询问有关项目计划。如果我们对这些问题的答案了如指掌并一一作答，那么，不仅我们、就连我们的策划人也感觉脸上有光；相反，如果我们说‘我不清楚，请您去问一问会议策划人吧’，那情况就大不一样了。会议策划者可能没有时间应付这些问题，这样一来，我们双方都会十分尴尬难堪。” ■The Meeting Professional