美国《金融与保险会议》杂志
文 | By Regina Baraban | 编 译 | 时 瑜
Jan Hennessey是一个有着20年会议策划经历的注册会议专业人士（CMP）和注册会议经理(CMM)，她2006年又重新回到了她原来的公司——Fireman基金保险公司，担任高级会议及活动经理，领导一个新的内部会议策划部门。她每年组织25个会议，包括一个大型的制造商大会。除此之外，她还一直在与Fireman基金的姊妹公司——Allianz人寿的同事们一起，创建一套战略会议管理协调机制。Hennessey原来是MPI（会议专业人士国际组织）国际董事会的成员和两届MPI基金的理事，现被选为金融与保险董事会的副总裁，负责交流事务。最近，她在旧金山附近诺瓦托市Fireman公司总部的办公室里，接受了我们的采访。
记者：“战略”这个词对您意味着什么呢？”
HENNESSEY:当我组织一个战略会议策划研讨会的时候，我弄清楚了这个军事用词的含义。它的实质含义是，为达到一定的目的而制定基本的计划。它指的是一个公司或一个部门或一个会议等，为了取得一定的结果而进行整体的决策。它是决策程序的一个组成部分，讲的是如何取得长期的效果。我在研讨会上讲课的时候，用了一个词来比喻战略策划，它就是“靶心”（bull's-eye）。对我来说，“靶心”指的就是成功，而且成功的标准要用我们举办的最大会议的标准来衡量。会议的结果对于客户、对于我们的股东例如首席执行官实际上有多重要呢？“靶心”对每个人来说都有所不同。对于会议部门来说，它可能意味着让参会代表高兴，让参会代表有兴趣参会，而且会议的预算也要控制好。对于领导来说，“靶心”还要对准公司业务主线所界定的成功的标准。
记者：我们的调查表明，业内的会议策划人正热衷于战略会议管理计划，您同意这个观点吗？
HENNESSEY:是的。但我们的各个公司都处在战略会议管理进程的不同阶段，而且我们也并不总是按照同样的方法来运作。我想我们的基本做法是：追踪会议花费、统一会议采购以及理顺会议运作程序。
我和我的同事们一直没有太正式地把战略会议管理计划作为衡量工作的标准。我听说的很重要的一件事情是，战略会议管理如果没有全体股东参加是很危险的，这些股东包括公司内部的会议客户——你所在会议部门的顾客。许多同事都谈起了关于会议外包问题包括过度外包方面的事儿。很重要的是，每一个公司的情况都各不相同，这就要看公司的文化、激励模式以及你所拥有的特别的力量和面对的挑战。
记者：在企业的战略会议管理中技术扮演着一个什么样的角色？
HENNESSEY:一个普遍的错误是，当几年前新的会议技术向我们迎面扑来的时候，我们很多人都把它看成是解决所有问题的灵丹妙药。技术确实能给我们提供强有力的工具，但它并不能取代好的计划。会议策划人接受的一个教训就是：只有技术解决方案是不能解决所有问题的。
记者：根据您从业的经历，您觉得近几年最大的变化是什么？您怎么预测2008年？
HENNESSEY:最大的变化是会议采购地位不断提高、会议管理措施调整、全球化以及来自卖方市场的不断增加的挑战等。卖方市场问题是不断循环的问题，而其他三个问题则不同。“采购”这个词已不像原先一样，会在我们的心里引起恐慌感。今天，很多金融与保险会议策划人成功地度过了与会议采购部门合作的磨合期，而且还在谈论采购的出现是多么好的一件事儿。在很多种情况下，我们这些策划人只是对会议产业以及对供应商只停留在了解的层面上，而采购部门的专业人员则是在现实工作中与他们打交道。
记者：您提到卖方市场是不断循环的，但是会议策划人在干什么，酒店的价格会持续升高吗？
HENNESSEY:处于这滩浑水之上的是国家销售事务办公室（National Sales Office）。是他们把我们带出了艰难的时刻，因为对于单个酒店来说，他们就是我们的代言人。我所使用的国家销售事务办公室给我提供的帮助是全面的。当我要选择酒店和洽谈的时候，他们对我的帮助可以说是太大了。我们的地方会议管理公司（DMC）合作伙伴，也因此可以使用较少的花费做更多的事情。
记者：我们的受调查者中只有很小的比例，约10%的人说，他们策划会议时有环保方面的要求。什么时候环保能成为会议策划的优先选择？
HENNESSEY:绿色会议有很好的发展前景。我认识一些会议策划人，他们在绿色会议方面做了开创性的工作，我相信他们发展的大好时机已经来到了。
在征求意见表中经常被问道的问题是，会议策划人在策划会议时是否考虑环保因素，我们很多人的回答都是否定的。我不是很准确的知道环保都有哪些要求，哪些是比较容易做到的。但我们很快就会有答案了。人们将在搞清楚环保与会议之间的关系之前，先做一些力所能及的小事情。世界将会因此而改变，到时候，我们就不用再去大谈特谈环保问题了。
记者：绿色会议与公司的目标有什么关系？
HENNESSEY:企业在运作会议时对于环保的重视程度与企业环保意识强弱有关，比如，我们公司就有绿色保险产品。绿色的建筑物对我们很重要，所以我们也就可能对绿色的会议场所更感兴趣。
例如，我们最近在一个葡萄酒厂举办了一个活动，这个酒厂的加工过程是很环保的，他们制造有机葡萄酒，而且还不止这些。他们的整个酿造过程都是环保的，建筑物的设计也反映了他们的绿色观念。我们邀请酿酒工程师做我们的嘉宾演讲人，他给我们介绍了他们的太阳能板和其他绿色建筑设备。
很重要的是，对绿色的关注帮助公司传达出正面的信息。它还与公司的品牌形象巧妙地结合在了一起，给我们举办的活动增添了价值。
记者：我们的调查结果显示，会议人员受到多个部门管理，从市场营销到场地分配。您觉得怎么管理才是最合适的？
HENNESSEY:在过去几年里，我个人大约在10个不同的部门工作过，我发现其中的有些做法还是很不错的。我觉得在市场营销或者交流部门比较合适。我相信会议总是与营销有关，不管是对于会议的内部客户还是外部客户。会议总是在传达一种信息，这个信息就是保护和宣传自己的品牌。这并不意味着会议部门不可以放在采购部门，但我始终认为会议部门放在市场营销和交流部门里面是最合适的。
另外一种对我来说效果比较好的做法是，把会议部门作为组织发展部门的一个部分——有时候这个部门被称为咨询服务机构。在这个机构里工作，我会变得很主动，这可以帮我掌握很多业务方面的专业知识，比如战略规划和大规模的团队激励等。
记者：作为一个会议策划人，您所拥有的团队激励方面的知识是如何在工作中对您有所帮助的？
HENNESSEY:了解团队激励的方法对于解决所有问题都是非常有用的。一种学习团队激励的最好方法，就是自愿参加一个项目组或参加公司、社区或协会内部的一个委员会。当你主持一个委员会的时候，你马上就会发现自己变成了一个控制会议的人。
过去一直是由培训部门或者一个外部的咨询机构来策划会议内容的，但当你被训练成一个会议负责人的时候，你就可以参与制定一项大的会议计划的内容。会议策划者把主持会议项目和协助制定会议开发方案当成自己的一项辅助工作，是一件非常有用的事儿。
记者：我们的调查显示，大量的金融与保险公司举办国际奖励活动，您认为这种趋势会继续下去吗？
HENNESSEY:要在激烈的市场竞争中取胜，就要求各大国际公司对自己的员工进行激励。但美元的持续贬值，特别是在欧洲，这对美国的企业举办国际奖励活动提出了挑战。我认为国际邮轮奖励活动会有所增加——尤其是欧洲和地中海地区的邮轮——这儿的邮轮可以用美元来结账。
记者：谈到金融与保险会议策划者组织（FICC,Financial &Insurance Conference Planners）,会员们是如何帮助你们使你们考虑问题越来越具有战略性的?
HENNESSEY:金融与保险会议策划者组织已经演化成了一个非常专业的协会组织。我们在年会、夏季教育论坛及区域性会议上向会员们提供很好的教育机会。我们向会员们提供的靶向性的网络工作计划没有什么改变。我很赞赏和理解会员之间亲密协同工作的价值。
对于会议策划人，我们还有其他一些建议：在协会里你要积极地表现自己，因为这儿会为你提供难得的演讲体验——在这儿学习可要比在公司里安全多了。
还有，金融与保险会议策划者组织及其他协会的会员，都有很好的机会来构建自己的关系网络。我的关系网络很广，而且大部分是随着协会的发展建立起来的。我每天都要用很多次，每天都用。这对我的事业帮助巨大。
记者：我们对受访者的调查还发现了另外一种趋势，那就是培训会议处于增长之中。这种趋势在金融与保险业中的情况如何?
HENNESSEY:机构内部的变化往往会导致召开更多的会议。企业内部会不断地发生兼并、领导变更、新产品上市、规则调整等问题，与此种变化相关的人们心里都很焦虑，急于想了解这方面的信息，他们竭力想在第一时间知道所发生的一切并使自己与这些变化保持一致。通过网络开展培训课程、举办研讨会是一种很有用的交流方法，但只有面对面的会议才能建立人际关系。
记者：对于会议策划人如何提升到总监、副总裁位置，您有哪些建议?
HENNESSEY:对于那些希望得到提升的人，我的第一个建议就是要持续不断地专注于自己的专业发展。就像我前面提到的一样，要积极参与业内协会的工作——只作为一个成员还是不够的。我经常劝介人们对自己从事的工作要有真知灼见，要把自己变得更为精干并使自己熟练的工作范围不断扩大。积极参与到协会的工作中去，也许只是我职业生涯中使用过的很多方法中的一种。
还有，要注意增加自己在专业方面的可信任度。在有足够的经验之后，要取得一个会议专业人员（CMP）证书，再拿一个会议经理资格(CMM)证书。拿到这两本证书对你来讲是非常值得的。
在专业发展方面每个人都会问的问题是：你是怎么挤出时间的？这挺难的，但我奶奶告诉我要取得某一些东西花费再多的时间都是值得的。
第二件获得提升的方法就是要让自己像总监一样去工作。假想自己处在那个位置上，这就意味着你要为你的客户提供更多的咨询服务，而不是等待着别人来告诉你怎么做。要有见解，并把它们讲出来，要充满信心。
最后，要了解公司在做什么，从事的什么业务，要知道公司的领导在努力达到什么目标。处于公司总监或副总裁位置上的人都要了解公司的目标。
记者：随着时代的发展，企业会议策划人是不是拥有了更多的非传统的事业发展机会?
HENNESSEY:是的。我想是会有更多新的事业发展机会的，包括在金融、保险企业和第三方会议公司内部。我觉得他们应该尽全力规划自己美好的未来。比如，你可以在会议营销或会议内容制定等方面做得比别人更出色。我们也需要很有金融天赋的会议策划人。因此，如果你喜欢采购和合同谈判，会议采购部门对你的事业发展将会是一条很好的路径。
拥有会议策划人的头衔而且喜欢这项工作的人，不要有什么好害怕的。我们比任何时候都需要会议服务经理。专注于你的努力方向，并把你擅长的事情做到最好。
记者：有什么总结的吗?
HENNESSEY:当我20年前开始从事会议工作的时候，我们都是具体的工作人员。这是一条很漫长的路——你们的调查显示，我们有半数的人现在处于总监或者副总裁的位置上——而且仍处于不断的发展当中。
我们正处在一个令人兴奋的发展时期，但我们也得对我们所追求的东西保持审慎的态度。我们现在处于金融领域并从事会议采购方面的工作，业内一些公司发生的某些激烈的变化向我们提出了许多挑战。尽管如此，我认为我们已经将会议策划提升到了一种职业，而且正在确确实实尽全力向我们的领导证明会议的价值，而这正铺就了我们通向未来成功的道路。