文 | Cuccessful Meetings | 编 译 | 张 灿
当宜家的仓储经理和营销专业人员走进拉德诺的Villanova会议中心大堂的时候，他们或许会感觉到自己走进了一个熟悉的地方：原会议中心的接待大厅已被宜家的家具装饰起来了，72名来自美国和欧洲的管理人员已经到达了会场。
这就是宜家举办的一个颇具个性特点的会议的现场。
拥有超过十万工人的自组装家具零售商——宜家对于会议的创新性要求很高。这家瑞典零售企业的培训与发展负责人Cathy Blair，每年要组织三到四次培训活动，而去年九月举办的那一次活动就很特别。
为了让参会代表看得见并感觉到一个真实的宜家，Blair向Villanova会议中心提出了一项特别的、未曾听说过的要求：她想把宜家的家具搬到会议中心的大厅里来。
Villanova会议中心答应了宜家的要求。
“你们在这儿看到的是客户与酒店之间的真诚的合作，双方共同来完成客户希望完成的工作。” Villanova会议中心的高级会议销售经理Marilyn Leposki说。“我不认为装饰会议中心的大厅在会议行业中是一件很平常的事儿，”Leposki补充说，“这需要客户与会议中心之间有密切的合作关系” 。
问题还不是那么简单，因为同时在该会议中心开会的并不止宜家一家，有两个医药公司也在那儿开会。“很多人喜欢这种装饰效果，还有很多人不喜欢。这并不是我们典型的风格。因此，我们就向人们讲，这一个星期大家就换一个角度来思考一下吧。” Leposki.说。
对于策划人来说，会议大厅的个性化装饰的确能够让参会代表专注于公司的业务，但潜在的问题是，你需要与其他的会议团队分享同一个大堂。
这在美国东北部的会议中心是一个普遍关心的问题，医药公司是那儿的常客。医药公司在这一地区扎堆儿开会，会议中心确实要为此多想出一些办法来。
North Maple Inn的销售总监Scott Mumma,，就经常被医药客户问道，在他们希望开会的日期里同一个酒店内有没有竞争对手来开会。“一些客户说，如果有竞争对手在，他们将不会在那儿开会。” Mumma说。但是，为了让竞争对手分开，North Maple会议中心就把竞争双方安排在酒店的相反位置。North Maple偶尔也会让客户把酒店全包下来，以保持会议的私密性。
简单的环境变化可以让参会者有一个耳目一新的感觉。当诺基亚的员工今年1月在Verizon Place酒店及会议中心开会的时候，会议组织者安排他们在酒店外面用餐。达拉斯Total Training Resources的校长Walterscheid回忆说。他组织了这个为期3天的培训活动，14名参会代表分别来自包括意大利、迪拜、芬兰、挪威、伦敦、纽约和加利福尼亚等国家和城市。“为了开会，人们需要长途旅行而且经常会待在一些约定的酒店里，他们一定很乐于看见环境有所变化。” Walterscheid.说，“要给参会代表更多的专业方面的吸引力，对此，酒店应该有一个系统的安排。”对于国际参会代表来说，他们还会利用开会的时间到附近购物、观光。出于休闲方面的考虑，会议中心会提供到餐厅、橄榄及曲棍球球场的交通便利。
对于有些会议来说，使会议具有个性化特点的关键在于内容。Omnicom是一家从事广告和专业交流的全球化公司，它已经连续13年举办关注培训内容的高级培训活动。自从这项有特定对象参加的培训计划开始实施以来，他们一直选择夏季在韦尔兹利的Babson行政会议中心举办这项活动。这项活动从定位开始就很特别：每年精挑细选112名学生进行培训。“我们选择最优秀的和最聪明的学生，”Omnicom大学的项目总监Sharon Gordon说，“被选择是一种荣耀，因为这意味着公司正在你的身上投资。”
培训的基础是互动式的案例学习方法，培训的课程每年都会更新。课程讲授工作是由哈佛大学在职的或离任的教授担任的，学生把在工作中遇到的问题作为案例贡献到课堂上。为了将这项培训计划运作得完美无缺，Gordon10多年以来一直在与Babson会议中心的同一个策划人——Rosemary Pillari合作的。“对于我的培训计划，她比我还熟。” 在谈起Pillari的时候， Gordon这样说。
这个案例又一次说明，一旦会议中心与客户建立起了良好的合作关系，会议的成效就会特别显著。
会议室之外的时间安排也同样重要。当来自世界各地的人们聚集在一起紧张地召开一个星期的会议，参会代表之间相互交流的大好时机就不能错过。“当来自不同国家不同公司的人们走到一起的时候，我们一定得确保他们之间至少要相互认识。”她说，“关键的问题是，除了开会和就餐之外，要把人们弄到外面去。”去年夏天，他们通知参会者带好服装和艳丽的服饰，准备参加两个主题晚餐会——一个加勒比之夜和一个具有70年代回顾风格的咖啡晚会。
除了相互交流和娱乐内容之外，美食经历通常也会让人难以忘怀，而这一点又是Gordon和她的团队在Babson会议中心努力想做到的。他们经常使用的餐柜式的就餐方式，就为那些既想放开大吃又想保持体重和健康的客人提供了多重选择。“我们在酒店和会议中心从来没有享用过如此好的美食，”她补充说。具有个性特点的面饼和带有标识的甜点，在会议接待业中闻所未闻，而一个巨大的带有Omnicom企业标识的蛋糕着实让Gordon印象深刻。“这太特别了！” ■ Successful Meetings