文 | By Jeremy Stubbs | 编译 | 何冰
PhoCusWright公司2005年的一项研究结果显示，企业每年的旅行计划中大约有35-45%的开支与会议有关。这份研究报告还发现，有75%的企业会
议被认为是比较特别的，而这一部分的特别的会议通常也是由企业内部的非专业会议策划人员组织的。
在大多数情况下，临时安排的会议或未经上级许可的会议，通常会失去监督与成本控制，结果是企业的计划外开支会有所增加。随着企业商务
旅行开支效益最大化压力的不断增大，各个企业都在持续地寻找新的技术和服务，使会议策划运作更为便利，成本更易得到控制。
下面几个问题对于运用会议管理技术来控制会议成本很关键：
1、 要完成一项会议计划，仅仅使用一种工具是不够的：
○要有一个完整的计划，并且让所有的员工都能按照执行；
○要进行培训，帮助别人了解这项计划和技术；
○要把这些会议工具交给那些能够使用它们的人，如公司会议策划人、行政助理以及团队负责人等。
2、让基层的行政人员花出代价来参与会议计划；
○得到一位高层领导的认同并使其签署这项会议计划；
○让人们都明白，公司上下都在执行这项会议计划；
○向全公司基层行政以上人员送达这项会议管理技术的宣传交流材料。
3、准备好一个投资回报模式，帮助人们理解使用会议管理技术的价值：
○会议管理技术的工作原理？
○这项技术能帮助公司省钱或控制开支吗？
4、要了解供给与需求对于会议的影响：
○紧俏的会议场所、酒店会使会议成本上升，尤其是那些热门的会议地点。把你的会期更改一天或一周，再或把会议地点更改到另外一个地方，可以节省费用。
5、给公司旅行者多项选择，以增强他们的会议体验：
○由于在线会议技术的帮助，不光是会议策划人可以预定会议场所和会议室，参会代表也有机会选择他们用什么样的餐、参加什么样的活动以及对什么样的会议话题感兴趣等。
6、理解并分析所在机构会议及活动的战略目标：
○这个会议很特别吗？这个活动经过策划了吗？
○确保每个人都知道这个会议/活动的目的；
○确定一个会议预算并严格加以执行；
○将单个会议及活动的成功标准明晰化。
7、确信要把参会代表报告编辑成册，在公司存档：
○使用一种跟踪会议所有细节的工具，包括邀请函反馈、调查问卷反馈、客房分配反馈以及住店与离店日期、反馈记录、到达与离开信息等。
（作者为GetThere公司会议管理主管，提供在线公司旅行预定技术。）