文| By Jeff De Cagna | 编译| 时瑜
21世纪，会议专业人士必须对未能预测到的威胁及不断增长的机会保持警觉。
我们将继续召开面对面的会议
我没有理由相信，将来的任何时候，我们会停止召开面对面的会议。从人类个体角度来讲，都有一种自然的与他人交流的愿望。出于工作的需要，我在飞机上度过了大量的时间。我的观察是，尽管飞行成本在上升，飞行的诱惑力在下降，飞机也还一直是满员的。欧洲的飞机制造商空客造出了一架新的能容纳555人的A380客机，反映出了一个乐观的基本事实：商务旅行，尤其是国际旅行，在未来几年将会有大的发展。
当然，在今后的10 年时间里，我们将会举办更多的虚拟会议，但我相信，我们通过远距离交流的越多，越需要面对面地开会。随着人们更多的在一定区域内办公，而不是在传统的办公室里，人们在区域位置上会更加分散，这就可能会为举办多样化的区域性聚会创造了机会。聚会将融科技与人们参与的议程为一体。使用wiki技术，协调不同会场的人就同一主题展开讨论，将会是对传统研讨会和分组讨论活动的绝妙补充。我可以有根据地做出推论，这种新的交流技术的出现并不是会议的终结，即使这种技术能获得进一步的发展、成本能够进一步降低也是一样。然而，这些技术将会扩展和丰富我们在会前、会中和会后的经历，从而改变我们开会的方式。
我们开会的方式将会改变
除了科技进步给我们带来的变化之外，将来的会议还会因为我们所生活的这个社会的人口结构的变化而改变。首先，我们将不可避免地快速步入老龄化社会。到2010年，将近三分之二的美国劳动力会达到或超过50岁；到2030年，20%的美国人口将会是老人。而且，这些老人的寿命将会更长。现在，美国老人的预期寿命接近80岁，今天一位65岁的老人有超过50%的机率活到85岁，其中有近三分之一的人可能会活到90岁。同时，劳动力人口中25—54岁的人所占的比例将有2002年的70%下降到2012年的66%。
随着西班牙/ 拉丁人口的增长，美国的社会将会更加多样化。事实上，2003—2004年，西班牙/ 拉丁人口的增加数量占到了美国人口增长总数的一半还多。到2012年，西班牙/拉丁人口中的劳动力增长量将占到美国Opinion / 观点劳动力增长总量的三分之一。当然，这些工人中的很大一部分将是在国外出生的，还包括非法移民。先不说政治因素，2050年，非西班牙/ 拉丁白种人口将会降低到大约50%，而今天的这一比例则是80%多。
这种不断发展的人口结构方面的变化，为未来的会议带来了很多问题。会议策划人应该开始为年龄大得多的参会代表做准备，这些大龄参会者中也包括那些比传统退休年龄大得多的老人。这些参会者中的很多人都会充满活力，身体健康。而另一些人虽然能够正常参加会议，但会因为身体方面的局限性，包括视听障碍等，会需要一些特别的帮助。酒店、会议中心和其他会议场所可能想开发一些更加舒适的会议环境、家具及贵宾室，以满足老年人的特别需要。人口结构的多样化将要求我们认识到参会者的跨文化需求，并在会议的各个方面都对参会者的敏感性予以关注，从会议议程的制定到菜单策划。非母语为英语的参会者的增多，也会使翻译服务变得更加必要，即使在一些小型的分组会议上。
一些未曾料到的事情将发生
近几个月及近几年的经历让我们确信，我们必须为那些可能发生的未预料到的甚至是想象不到的事情做好准备。2004到2005年发生的飓风及其他自然灾害影响到了美国海湾沿岸地区的会议及酒店产业的正常运行。“9、11”事件、阿富汗及伊拉克战争、针对恐怖活动而进行的战争等，都为我们赖以工作的环境增添了危险性。未预料到的事件不断发生，而且将来还会发生。全球冲突、恐怖活动、经济衰退以及无可限量的自然界的力量，都将继续向我们提出挑战，而我们都需要去迎接，或者最起码要尽力去加以阻止。21世纪的会议专业人士要尽力为把握未来而不断地学习，还要对未预料到的威胁和正在产生的机会保持警觉。
（作者为弗吉尼亚PrincipledInnovation LLC公司的首席战略家和创始人。）PCMA ■