文 ︱ Bob Andelman | 编 译 | 许 研
在过去的25年里，产生于英特尔公司的一些最知名的概念，从某种程度上说，大多数来自Andrew S. Grove的创意。谁也没有想到激发我们今天创造出“Intel有效会议”的灵感就来源于其中。
Grove，这个带有传奇色彩的已退休主席，在1986年出版的《高产管理》一书的第四章开始时, 就开诚布公地指出：“会议——管理工作的媒介”。
会议的名声并不好。一所思想管理学院认为，会议是管理者们生存的祸根。但是也存在着另外一种对会议的看法——会议就是实现管理工作的媒介。对会议的后一种看法告诉我们，与其与现实中存在的会议作对，还不如尽可能有效地利用在会议上所花费的时间。
当Grove的书第一次出版时，Tracy Koon就成为了第一个将Grove的关于有效会议的观点应用在英特尔公司大学内部培训课程中的人之一。
“我们确实要参加大量的会议，”最近刚刚从英特尔公司的交流部总监位置上退下来的Koon笑着说，“许许多多的会议是不可避免的，让我们把会议看成一个真正能做好工作、做好决策的途径。”Grove的哲学已经成为她的了。
“英特尔以前就有过一套会议方面的课程，”Koon补充说，“但它是关于‘为什么我们要开会’这方面的。我刚到那儿的时候，接受了这种培训方式，然而我想：‘这非常有趣，但却帮不了我做任何事情。’在如何把会议做得更有效这方面，这种培训并没有告诉你很多。”
不同种类的会议
在《高产管理》一书中，Grove对不同种类的会议加以区别。一个是程序型的会议——管理人员要求带着报告参加的、有规律的、时间已经安排好的活动。他详细定义了三种类型的程序导向型会议：一对一型、员工大会型和工作总结型。
要把程序型会议开好，就要使它正规化。换句话说，参会者应该知道会议是如何安排的，将要讨论的实质性内容是什么，以及要完成什么任务等。
与之相对，第二种类型的会议，就是一个带有明确任务的会议。这种会议就需要将焦点集中在解决一个难题或开发一个计划上面。
有规律的定期举行的过程程序型会议，主要是交流知识和信息，而任务导向型会议则有所不同，它是在特别情况下才举行的，是为了解决一个特别的问题，通常是要作出一个决定。英特尔对这个问题的贡献，主要表现在会议主席的职责上面。在通常情况下是没有人被授予主席这个头衔的，但不管是以什么名义，会议上总会有一个人比其他人对会议的结果要负更多的责任。从实际情况来看，通常情况下是由主席或事实上的主席来召集会议，主席对于会议的作用更多的在会议召开前就已经体现出来了。而他时常又是以普通参会人员的身份出现在会议现场，他希望会议能按照他想要的方向去发展。当一个任务导向型会议没能完成它既定的目标时，主席将难辞其咎。
为了避免Grove描述的事情发生，Koon说，“我们开发了一些工具和模板来帮助人们确定会议的相关要点，设计一个很有实际意义的议程，并且确定谁才真正需要到场，以及谁不需要。
经过几个月的设计，第一次会议培训班的计划终于出台，这个课程需要两天的时间。“我们对此进行了试验，还制定了应急管理方案。我们努力为人们在人际交往、会议日程安排以及打破会议僵局方面提供一些技巧。”
几年来，英特尔在不断地考量和反思自己的培训方式。“我们现在的培训时间为4个小时，”Koon说，“这就意味着我们不再向学员们讲述人际交往方面的理论知识。我们觉得提高人们处理人际关系细节的水平比教他们一些概念、会议分类、会议策划以及决策技巧等有用得多。”
最新的“有效会议”课程被融入到了英特尔大学的新职工入职培训当中。“培训计划中有大量地、充实地、我可以称之为文化培训课程的内容，“有效会议”就是其中之一。”Koon说，“这些内容都包含在文化范畴之内，如：问题处理、英特尔的价值、道德规范以及会议等”。
有效会议培训是如何进行的
英特尔有效会议培训的第一步，就是向新成员提出了一系列很多管理者之前没有提出但是应该提出的问题：“我们是否需要这次会议？是不是我们有必要坐在一起共同解决这些问题？这些问题是否能通过电子邮件来解决？您需要倾听所有人的意见，还是这个决定需要由别的什么人来作出，或者其它？”
“会议的效率在于决定何时以及是否要开会，”Koon说，“没准儿您要组织一个会议来作出某一项决定，可决策者却没有在会议室里。”
对于我们这种技术公司来说，另外一种使会议效率最大化的方法就是在会议中尽可能多地使用现代技术。“随着时间的推移，我们在培训课程中加入了更多地使用现代技术方面的内容。”Koon说，“最明显的就是电视电话会议。我们在90%的会议中采用了这种会议方式。总会有人在电话线上的，因为我们公司在全世界都有分支机构。”
英特尔同时也利用科技手段来处理会议中偏离主题的现象。当某人或某件事情偏离了会议主题——监视会议的英特尔演讲软件中就会出现一个“老鼠洞”——其他参会代表就有权据此要求相关人员回到原来的话题中来。
英特尔另一个保持会议不偏离主题的方法就是著名的“箱式列表”。“对于那些在任务型会议上记笔记的人来说，箱式列表是用来纪录需要在会后其他时间谈论的有趣话题的。
糟糕会议的成本
英特尔将大量资金用于有效的会议上，因为它也曾因会议管理不善而造成过浪费。
“想一想效率极其低下的会议和由此造成的浪费，”Koon说，“参与者会觉得很无聊，他们会坐在那儿发电子邮件。考虑一下生产力的浪费，让10个本来可以在一个小时创造很多收益的人，在一个没有成效的会议上束手无策地待上一整天。这样做浪费了大量的生产力和时间。另外，更糟糕的是：一次又一次地参加既受折磨又没有效率的会议，真是一件令人消极和气馁的事情。
英特尔是如何衡量它的课程的重要性的
Koon承认，“如果我们训练人们花费更少的时间去做正确的事，不把时间花费在不相干的事情上，那么这个假设便是我们的培训增加了生产力。”
关于英特尔的高效会议课程以及它所包含的价值的消息传播得很广，英特尔公司的会议策略还被华尔街时报作了特别的报道。“我们甚至遇到一些公司，他们给我们打电话并且拿走了许多资料。”Koon说。她讲述了一个故事，这个故事足以显示在过去的20年里，Intel教给人们的开会的习惯是多么的根深蒂固：“不久前的一个晚上，我看到一个老熟人，他与我共同工作过很多年，直到后来他得到了一个很好的机会进入了一家软件公司。他说，‘有一次我与一个人一起开会。你知道发生了什么吗？我当时正在做笔记。会开到一半的时候，她从桌子的另一端走过来对我说，‘您在记什么？’他给她看了他的笔记。随后她把她的笔记也拿给他看了——记的内容完全一样。于是她说，（他们两个人同样的工作背景已明确无误地显示出来）‘您什么时候离开英特尔的？’”Meetingsnet ■
