在今天，会议的营销工作一定要做得更聪明，因为你的潜在参会代表比过去老练多了——他们在BtoC公司的训练下，变得对会议的期望更高了：方案高度个性化、非常有针对性的演讲内容，坦率地说，还有令人耳目一新的策划。你的营销信息能不能满足他们的期望，或者说你还在使用10年前的营销方案模板吗？当你想增加参会代表人数的时候，你是想仅仅在过去工作的基础上再给自己增加一些工作量，并且希望这样做能奏效，还是想以你的会员为基础，认真界定他们中最理想的目标群体，然后给他们量身定制一套他们无法抗拒的会议方案呢？
圣地亚哥的营销设计集团的总裁Denise Paccione说，你只有四分之三秒的时间用你的会议方案来感染你的目标客户。下面就是一些让你的四分之三秒起作用的方法。
战略规划与市场细分
Paccione说，在你为自己的会议设计任何方案之前，看一看更大的战略上的问题。尤其重要的是，在你所有的潜在客户中你最希望谁来参加。“如果你服务的是一个垂直的市场，那么，你要细分你的客户群体。细分的角度可以是参会代表的类型、行业、工作性质、企业大小、区域等。而且你还要决定哪一部分群体是你最乐观的目标市场。”这可能是解决许多协会会议营销人员所经历的“邮件疲劳”问题的一种好方法，她说，“不要让那些无用的信息充斥在你的会议方案之中”。
“还有，当你在考虑要吸引什么人的时候，”她说，“不要像唱诗班的成员一样，一年又一年地老调重弹，你要把你的营销计划设计得充满希望，决不是简单的重复。”
利益为上
把你的会议营销方案的主题放在潜在参会代表的利益上面，这听起来很容易做到，但“这对于很多人来说是一件极其困难的事，”Paccione说。“会议组织的趋势在于向参会者提供什么样的信息，有何种特色等。如：‘这是这个行业的展览会’，‘我们有这个行业里最知名的100家参展商’，‘将会有50个不同方面的主题演讲，来满足您的需要’。如果你只想吸引那些已经准备要参加你的活动的人，你这样介绍是很棒的。”她说，“因为他们已经知道你说的这些对他们是有益处的。”但要吸引新的参加者，你一定要向他们说明这次活动对他们有什么好处。你不要说‘这是行业的展览会’，而是说，‘到这儿来，这三天的时间可是这一年中最有价值的谈业务的时间。’向他们精确地描绘出他们能从这次活动中得到什么，并告诉他们将如何受益。”
向参会代表量化一些指标或者保证会议的特点比较容易，但真要做起来就难了。“我们习惯于考虑‘什么’而不是‘为什么’”，她说，测试的方法是看你是否能将‘你将’放到你要传达的信息的前面。“如果你没有将‘你将’放在方案的关键点上，对他们就没有太大益处。”你需要向你的听众描绘出这些主题演讲从总体上讲对大家有什么益处，对你的目标细分客户群体有何收益，而似乎每一个细分群体都会有自己的需求。如果你能够向他们提供一些确实能解决他们实际问题的参展商的信息，以及为满足他们需要而设计的主题演讲的名称，并在整个方案中从头到尾都贯穿着‘行动’方面的内容，那就是一个成功的方案。”
要与他们的思想倾向相吻合
考虑一下你的潜在参会者是什么人，以及如何对他们的思想倾向做出有效的反应。如果像许多潜在的参会者所说的那样，他们是因为钱和时间方面的原因才不来参会，那么，就向他们表明他们现在所花费的这些时间和金钱，是为了将来能节省得更多。如果你的参会者还要向别人传达这些信息或者他们是很直观的人，就多使用一些人们与参展商交流的图片。
发送E-Mail需注意的问题
▲ 把文件标题压缩到5个单词甚至更少。标题越短，人们就越可能去看它。
▲ 发送邮件要避免范围过大，把信息的目标集中在你的细分会员身上，还要注意发送邮件的频率。
▲ 要包含“转发给朋友”之类的提示内容。
撰写会议方案的十种方法
1、主题要以传递“为什么”为基础；
2、设计一个令人耳目一新的宣传册——包括新颖的封面和封底；（收件人往往先看邮件的标签）
3、标题和副标题要写得与参会者的利益密切相关，而且还要有创造性；
4、写一个简要版本——以备必要时使用。记住：少就是多；
5、方案的设计要充满张力，引导读者把它读完；
6、有效地使用颜色。强烈的三原色会给人留下深刻的印象，但颜色的数量要少；
7、使用一些能够让潜在参会者有所联想的图片，并增加它们的可信性和视觉冲击力；
8、使你的方案设计在外形上看起来与众不同，或者尺寸很特别；
9、要有呼之欲出的行动内容。要创造紧迫感，要有激励措施字样；（例如：省钱！免费！获胜！）
10、整个推广活动中要有连贯性，并通过连贯性来让人们了解并获得认可。Associate meetings ■