会议产业网——《会议》杂志官方网站
   搜索文章
第十二届中国会议产业大会(CMIC2019)
焦点资讯
首页 > 焦点资讯

【青道观点】为什么说会奖活动选对了地点就成功了一半

2019年07月16日    来源:    围观:316次       
  如果一个会奖活动是在北京的太庙里或者长城上举行,你就会觉得这个活动的组织者、策划人有想法、有创意。同样,你接到了一个研讨会的邀请函,会议地点是NASA航天中心的会议厅或者柏林的夏洛腾堡皇宫,你一定会感到很新奇,愿意早点赶过去,体验一下在那里开会的感觉。过去,场地创新方面的事情主要发生在国外,可如今不同了,这种通过改变地点来增加会奖活动吸引力、改进会奖活动体验的方法,正在被国内越来越多的会奖活动策划人所应用。
  在中国,会议活动一直以来都被看作是比较严肃的事情,似乎只有正式的会议展览中心、酒店、礼堂等才是它们唯一的归宿。不过这种情况正在迅速改变。理由倒是简单,因为参会者的诉求在不断发生变化——对于很多参会者尤其是年轻人来说,平淡无味的会议活动越来越难以忍受。
虽然让会议活动变得丰富多彩的方式有很多,但目前看来,哪一条都没有改变地点来的那么直接有效。
  当然,改变会议地点的事情还需要一个过程。在中国,率先在地点选择方面实现突破的是企业会奖活动。专业公关活动公司的采购人往往是新场所的第一批探索者和尝试者,所以我们才会看到鸟巢发布会、水立方年会、长城演唱会、太庙交流会、山顶交流酒会等;其次是一些高端论坛、国际会议、国际交流活动等。设法扩大会议活动场地的边界,一直是发达国家会奖业在做的工作,所以国际会议来到中国后就延续了这一传统。在中国参加国际会议,你也会感受到他们在地点应用方面的“创意”。中国的博鳌亚洲论坛从创办的时候起,就把西方的一些做法拿了过来,因而身上一直沾着“洋气”;最后尝试特色场地的是社团会议。由于各种原因,中国社团会议往往比较传统,创新之类的事情在他们身上很少发生,包括场地创新。不过好消息是,一些社团,尤其是那些与新技术、新理念有关的社团组织,已经开始了这方面的尝试。
  有人会说,这类特色场地好像跟我们大部分人关系不大,一来是因为不容易找到适合我们的特色场地;二来是因为我们的预算没有那么多;第三是因为我们的会议活动不一定适合在那些地方搞。你看,困难的确很多。不过在我看来,这里面的问题更多的还是与理念有关。
  多少年来,我们已经习惯于在会议中心、酒店、礼堂等正式场所举办会议。这些地方有着比较成熟的会议接待服务体系,组织起来比较方便,也不容易出差错。当然,这样的选择是没有问题的,因为即便是在特色场地应用十分广泛的发达国家,百分之八十五以上的会议都是在常规场所举行的。
  尽管如此,特色场地就跟我们没有关系了吗?肯定不是。促使我们在会议活动场地方面进行变革的主要原因就是新时期参会者的需要——他们需要更有创意的会议活动,他们需要更好的会议活动体验。如果把参会者看成是客户的话,那么客户需求将成为推动会议变革的主要动力。可以想见,过不了多少年,中国会奖活动在特色场地举办的百分比将会大幅提高,从目前的大约1-2%提升到10%以上。
  关于场地变革,有几个问题值得探讨:
  第一,逐步尝试是一个好方法。如果大会不好更换地方,那么小会呢?如果正式会议不合适,那么会议中的某一个活动,比如酒会、小组讨论、发布会呢?经验表明,一旦在特色场地应用方面尝到了甜头,再往下走就方便多了。
  第二,经费是一个问题,但并不是核心问题。有些特色场地比较贵,可能超过酒店,但大部分情况则不一定。据《会议》杂志调查,中国很多有特色的会奖活动场所比高端酒店更便宜。
  第三,很多时候,会议变革只是一个选择问题。如果你脑子里存在希望变化的想法,那么有新意的特色场所就很容易进入到你的选项当中。其实很多时候,做出一些改变不一定很难——即便同是会议中心、酒店,位于小镇、景区、度假区里面的,给人的感觉就会不一般。
  不过话又说回来,在中国会议活动场地变革的过程中,从场地角度看,还有很多困难需要解决:
  一,很多特色场地的会奖活动服务不够专业、系统。与会议中心、酒店相比,很多特色场地,包括博物馆、艺术馆、景区等,缺乏专业系统的服务流程和专业服务人员。
  二,习惯于服务C端客人的文化旅游场所,包括博物馆、景区等,往往缺乏应对B端会奖活动群体的有效方法,致使组织者、参会者在其中的体验效果不好。不少会议策划人认为,在有些旅游景区举办会议,除了专业服务水准不高之外,进出景区也太麻烦,加上距离城区一般比较远,所以就不怎么愿意选择。由于中国旅游业正处于升级换代的进程当中,处理好不同客源之间的关系,一方面需要时间,另一方面需要智慧。
  任何事情的前期发展都是比较难的,可我们明白,对于会议活动策划人来说,更多地选择特色场地来表达自己的会议活动是一个无法回避的发展方向,而摆在我们面前的选择只有一个,那就是克服困难,往前走。
上一篇:【青道观点】如何看待ICCA的国际会议统计
下一篇:【青道观点】从索尔维物理学会议看会议品牌
《会议》杂志
《会议》总第79期

总第79期

北京亿文思咨询有限公司 版权所有  京ICP备 08100742 号