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【青道观点】如何评价一个会议是否值得参加?

2019年06月27日    来源:    作者:王青道    围观:690次       
​  上次到上海参加活动,一个朋友说,选择参加行业会议太难了,选不对的话,时间浪费了不说,还会有点上当的感觉。能不能对行业会议做一个评分,为人们做选择提供参考?我说,这有点难,因为不同会议关注的点不一样,不同参会者对于同一个会议的评价可能有很大差异。如果没有统一标准,那么能不能提供一些判断的参考依据?
  可以肯定的是,发达国家这类问题已基本解决。上次到德国,席间听一个德国人抱怨来中国参加会议“上当”的事情。作为中国人,我听了之后觉得很不舒服,可我明白他讲的事情应该是真的。在德国人看来,会议是一件很严肃的事情,怎么能说的跟做的不一样呢?
  欧美发达国家的会议市场已经比较成熟,几乎所有行业或专业领域里的会议、展览及活动都已经品牌化,企业或个人选择参加类似的会议可以说是简单、清晰,失误的可能性很小。在这种市场环境下,企业或个人可以提早一年制定参会参展计划,到时候按要求参加就可以了。而且,参会效果也跟预期出入不大。有人会说,欧美就没有新创立的会议吗?当然有,不过“全新”的可能性极小,因为没有人会信任一个缺乏出处的东西,包括会议。所谓“新”会议,只不过是已有品牌机构、品牌会议及活动的一个“新”的延伸罢了。

  我们国家就不同了,社会经济才有了一些进展,会议市场也在逐步完善当中。在这一阶段,会议品牌化进程刚刚开始,会议市场鱼目混珠实属正常。这就给企业、个人选择会议增加了难度。不过,对于会议市场的“乱象”,我们也要客观分析,不能一概而论。目前的行业及专业会议市场,可以大致分为以下三个方面:

01、品牌性会议
  所谓“品牌性会议”,主要包括两个方面,一个是已经举办了3-5届,主要支撑要素比较稳定;另一个就是知名机构举办的会议。这类会议之前可能没有举办过,但其主办机构则是值得信赖的“品牌”。比如国家各个部委、知名行业组织、知名企业及个人等。一般而言,尤其在会议市场发展初期的中国,这类会议还是值得去尝试的。
  从目前中国会议市场发展情况分析,品牌性会议已经成为主流。不过需要提醒的是,会议市场发展初期的品牌会议,与发达国家经历过数十年甚至上百年锤炼的品牌会议,还是有很大距离的。

02、拼凑性会议
这类会议是会议市场上质量较低的一类,处于会议市场的底层。有些机构为了获取利润,临时拼凑出一个会议来,等到参会者投诉的时候,它们或许就不见了。这类会议的特点有:主办机构或承办机构缺乏深厚的行业或专业背景,它们临时拼凑主题、议题,找几个行业专家,就可以开会了。而且,这类会议明显缺乏连续性,也不可能有什么专业的运营管理及服务。不过好消息是,随着中国会议市场的逐步完善,这类会议正在不断减少。

03、新创性会议
  这类会议与市场上已有的品牌关系不大,可从会议策划及运营管理的关键指标看,它们又具备了“品牌会议”的潜质。之所以把这类会议列为一个类别,主要是因为中国会议市场正处于快速发展期,品牌会议体系还没有构建完成,很多领域会议品牌的空白还有待于填补。这就给了那些有志于创建会议品牌的机构和个人提供了一个良好的机遇。这类会议虽然创立的时间不长,但“品牌味儿”十足,你从会议的外在信息就可以发现这一点。到了会议现场,你的感觉也不错,会议效果在某些方面还能超出你的预期。不过,这类会议在运营管理及服务方面还需要一个完善的过程。

  除了从以上角度去分析之外,我们还可以从一些关键指标上对会议做出判断:

01、会议的外在信息
  所谓的外在信息,就是会议组织者为了吸引参会者、赞助商等而有意释放的信息。这些信息包括:主办机构及承办机构、会议举办届数、往届信息、嘉宾、赞助商等,以及会议邀请函的设计效果、行文规范程度、会议总体安排等。一般而言,对于下列情况保持警觉:一是没有知名机构参与主办、承办;二是所谓“首届”;三是邀请函设计粗糙、行文不规范(包括随意承诺等)等。

02、会议的定位
  每一个会议都有自己的定位,即该会议要解决的主要问题。从大的方面分析,会议的定位分为会议、展览、活动三个方面:会议,主要解决学习、讨论 、观点分享、社交、业务或激励等问题;展览,主要目的是帮助达成交易,因而必须有供应商和买家两类参会群体和相应的对接模式;所谓活动,就是大家一起来完成某件事情,或达到某个目的。比如演出、洽谈、体育、竞赛、拓展、考察、旅游等。一般而言,只有大型会议(包括年会等)才有可能建立囊括以上三种类别的综合性平台,而一般中小型会议只着重解决其中一个或少量问题,比如培训会、研讨会等。如果一个缺乏成功经验的中小型行业会议声称可以解决一大堆问题,包括一些行业难题(比如产业链业务对接等),那就要保持警惕了。

03、会议的内容
  会议内容的优劣是衡量一个会议成功与否的核心指标。一个成功的会议往往会构建一套价值内容体系,主要包括:
  1.大会主题——需要具备连续性和现实相关性两个条件;
  2.议题——与主题相关,同时又能反映行业关注热点;
  3.演讲人——会议嘉宾一般分为两个层次,一是重量级嘉宾,主要讲一些宏观主题;二是行业从业者中的优秀人士,主要来做经验分析、观点分享、操作培训等。
  4.研究报告——一个品牌性会议一般都有该领域的研究报告、调研报告、数据分析、案例集、论文选等可以被参会者带回家的内容。

04、赞助商及合作伙伴
  一个会议的赞助商及合作伙伴名单也是衡量该会议在行业中地位的一个重要标尺。反过来说,如果一个会议的赞助商及合作伙伴都是行业顶级企业,那么这个会议的可信赖程度就会比较高。

05、策划及运营管理的专业化程度
  总体而言,品牌性会议在策划及运营管理方面的专业化程度、规范化程度要明显高于其他会议。会议官网、微站、邀请函、注册系统、流程控制、活动安排以及工作人员的素质等,都会不同程度地体现出会议组织者的这种能力。

  会议是一个复杂工程,再加上会议的很多考核指标与参会者的主观体验有关,所以想用一个简单标准把所有的会议都套进去不太现实,可通过一些关键指标来考察一个会议的品牌化、规范化、专业化程度,倒是一种可行的方式。
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《会议》总第79期

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