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【青道观点】如何看待会议的活动化趋势?

2019年05月15日    来源:    作者:王青道    围观:855次       

很多人都发现,如今的很多会议与十年前甚至五年前都不太一样了。这种不一样都体现在哪里呢?是内容、形式、活动安排不一样了,还是运营管理及服务方式发生了变化?


实际上,与社会进步的节拍相一致,会议相关的各个方面都在发生变化,只不过不同环节发生的变化有所不同罢了。在这些变化当中,最明显的,或者换句话说对人们的感受影响最大的,就是会议的活动化趋势了。


对于很多年龄较大的人来说,会议一直是一件比较严肃的事情,甚至说有些刻板,特别是政府会议、行业会议、学术会议等。所以想起会议来,人们不免有些排斥的感觉。为什么是这样呢?因为会议组织者认为,会议内容最重要,别的东西都是陪衬。在这种思想的指导下,会议的整个过程变得平淡无味就很正常了。


现在的会议与过去的会议的最大不同在于,会议正变得日益丰富多彩,会议体验开始变得让人身心愉悦。这种变化太有意义了,简直就是一种革命。然而这种变化的发生就与我们要所说的“活动”有关。


“活动”为什么有这种能力

让“会议”发生变化呢?


“会议”和“活动”虽然都是人类群体面对面的行为,但两者的目的有所不同。“会议”目的的实现,一方面与内容有关,另一方面需要借助群体之间的密切互动。所以“会议”一般都有主题、议题以及演讲人、分享人等,“会议”还需要一定的场景来展开群体之间的互动。比如研讨会、培训会等;“活动”就不太一样,它更强调群体一起来完成某件事情,把这件事情做好了,它的目的可能就实现了。比如市场营销活动、新车发布活动、演出活动等。所以,“活动”特别强调场景营造,强调参与者的现场感受。反过来看,要举办一个“会议”,往低处说,有个地方大家坐下来学习、讨论、分享、交流等就可以了。所以,相对于“会议”,“活动”更注重设计、创意、场景营造、视听效果等。



总体来看,会议的活动化趋势

主要体现在以下几个方面:



1

 在会议中添加活动中常用的要素


这些要素主要有:视觉设计,包括邀请函、主K、宣传册、会刊、串场PPT、PPT、引导牌等;多媒体应用,包括视频、音频、直播,以及相关的高品质音响、投影仪等;场景设计与体验营造,包括会场、序厅、茶歇等。

2

 在会议中增加专项活动


比如,在会议中增加演出、现场互动、创意茶歇、体育活动、团建活动、公益活动、文化旅游体验等。

3

 把会议与活动捆绑举行


作为一种“活动”方式,“会议”可以与其他“活动”方式——展览、节庆、赛事、演出等联合举办,相互借力。



会议策划人为什么愿意借助活动元素

甚至活动本身为自己增添力量?



1

 可以更好地实现会议目标


不管你的目标是什么,是学习、讨论、观点分享,还是社交、业务、激励,引入活动的理念,对于这些目标的达成都是十分有益的。

2

 可以改进会议体验


会议要开好是需要参与者发挥主观能动性的,大家感觉好了,会议的总体效果就一定会更好。

3

 可以促进品牌创建


对于会议组织者而言,无论是政府、协会还是企业,都希望自己的会议受欢迎,都希望创建会议品牌,或者借助会议创建机构品牌。在会议中添加活动的元素,或者把活动拉到会议中来,甚至是直接与活动捆绑在一起,都可以为会议的品牌化赋能。


当然,我们强调把活动的理念引入到会议中来,并不是要抹掉会议与其它活动方式的界限,更不是要把会议变成活动。不同门类的活动之间具有一定的互通性,相互借力实属正常,但由于目的不同,各个活动形态仍会保持自己的特性。


会议活动化的趋势,既是机遇也是挑战。路径依赖是人的主要弱点之一,主动变化难,适应变化也不容易。可趋势难挡,摆在我们面前的选项并不多。



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《会议》总第79期

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