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【青道观点】城市与会议及会议三原则

2019年04月30日    来源:    围观:510次       

我们整天生活在城市里,但却很少去思考这样的问题:城市的价值在哪里?我们生活、工作甚至开会为什么一定要在城市里?


实际上,找到城市的价值并不难,尝试从另外一个角度去思考问题或许就能办得到:很多人抱怨大城市压力大,但真正要离开的时候就不那么容易了,你最多从一线城市退到二线、三线,退到农村去几乎不可能;办企业也一样,不管大城市的用工成本有多高,几乎所有像样的企业都得往这里面凑热闹。


生活、工作是这样,举办会议能例外吗?大家知道,上海的办会成本是全国最高的,可这好像一点都不影响上海在商务会议中排名全国第一。放眼全球,会议与奖励旅游产业最成体系、最发达的地方,差不多都是大城市。有人可能愤愤不平,说我这里PM2.5全国最低,负氧离子含量全国最高,优点数不过来,可为啥来这里开会的人还是不多?所有问题的答案,都与城市的价值有关。


说来挺有意思,城市的价值就是大家凑热闹凑出来的。社会学家说,城市的价值在于两个方面,一个是资源聚集,二是信息传递。人数凑的越多,资源聚集的程度就越高,信息传递的效果也就越好。从这个角度看,大城市胜过中小城市,中小城市胜过乡村。


什么是资源呢?笼统地讲,就是对于做好某件事情有用的事物。城市的资源种类齐全:生活资源、工作资源、政府资源、交通资源等;组织会议也得需要资源,这方面的资源也与城市规模的大小有关,包括各种类型的会议设施:酒店、会议中心、特色场地,和分工细致的会议服务资源:公关公司、会奖旅游公司、搭建公司、技术服务、执行公司等。


信息就更不用说了,城市历来就是信息的发源地和信息快速传播的所在,这不仅是因为城市里有广播、电视、报纸、杂志等媒介,还因为在城市里人们面对面的机会太多——商场、超市、写字楼、电影院、公园、小区等,以及开会、参加活动等。



综合分析,城市对于会议、会议产业的价值大致有以下几个方面:


01

城市让会议的需求充分释放出来


简单地说,会议就是大家面对面交流的一种方式。自从有了人类社会,有了简单的语言,大概就有了会议。可以想象,那时候的会议肯定不会太复杂。城镇出现了之后,人口持续聚集,会议作为管理、运营及服务工具的价值就被充分激发出来。政府、商会、协会、学校、宗教群体等需要开会,工商企业同样需要开会。会议在城市中成长,在城市中壮大。


02

城市将会议的效应放大


城市并不只是被动地接受会议,而是主动地在会议设施、交通设施、政府服务等方面为会议提供服务,而这种服务又反过来推动会议不断进化。城市之所以愿意这么做,是因为会议带给城市的益处的确太大了——增加收入、扩大名声、提高税收、拉动就业,等等。城市与会议之间的良性互动关系就此开始。


03

 城市可以将会议升级

 为一个新兴产业形态


城市可以将会议升级为一个新兴产业形态,让会议在更高的层面上为城市发展做出贡献。对于很多城市尤其是大城市来说,把会议这门生意做大是一件顺理成章的事情。它们通过升级会议设施、培育专业会议服务群体、出台激励政策等方式,来吸引更多本城市之外的会议组织者、参会者,并力图创建会议目的地品牌。


从以上分析可以看出,会议与城市相得益彰。其中的原因,还要从根上找:城市与支配会议的三个基本原则有着密不可分的关系:


一是效率。会议本身不是目的,它作为工具是为做事情服务的,而做事情就必须讲求效率。城市在资源和信息方面的优势,可以在很大程度上支持提高办会效率和参会效率;

1


二是成本。凡事都讲成本,包括时间成本、资金成本、人力成本、资源占有成本等。开会也一样。资源高度聚集,信息高效传播,因而在城市,尤其是大城市举办会议、参加会议,综合成本、相对成本等比较低;

2


三是体验。由于会议是一个复杂的过程,而且对于会议目标是否达成、参与各方满意程度高低等,缺乏客观的评价标准,所以人们在会前、会中及会后的体验就显得十分重要。所谓会议体验,就是人们对于会议的各种感受的综合。也就是说,要保证大型会议、高端会议的体验效果,需要城市的综合实力和会奖服务群体的整体能力。从这个意义上说,对于会议体验的综合贡献能力,一线城市高于二三线。

3


有人会说,既然会议与城市有这么密切的互动关系,那么为什么还有那么多人舍近求远到郊区、旅游度假区甚至边陲小镇去举办会议?这是不是说明支配会议的三个原则失效了?实际上,支配会议的三个原则并没有发生改变,只是不同阶段、不同会议组织者对于这三个原则的权重处理不同而已。


关于城市与会议的关系,还有以下几点思考:


1

任何时候,支配会议的这三个原则都在发挥作用,而且只要它们发挥作用,城市尤其是大城市永远都是会议的主要举办地。人们不计成本、忘却效率,为了某种特别的体验到偏僻而神秘的地方去开会,永远只会是会议市场中的很少一部分。


2

本地组织者在本市举办的以本地人为主的会议是很自然发生的事情,但一个城市要想吸引其他城市的组织者、参与者可就不那么容易了。只有算清了效率、成本、体验这笔账,才有可能。


3

面向未来,会议目的地城市该向哪个方向去努力?在提高效率、节省成本、改进体验三者权重的变化趋势当中,会议组织者、参与者的感受会更受重视。






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《会议》总第79期

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