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【青道观点】会议规模增大何时是个头?

2019年04月23日    来源:    围观:786次       


我国会议业界对于会议规模的认识可能分为两个阶段,第一阶段大约是十年前,人们不确定会议规模是否能够增大,以及大型会议的数量能有多少。2008-2009年,国家会议中心正筹备开业,很多人担心四千多平米的宴会厅、六千多平米的会议厅到底能不能填饱肚子。后来的事实证明,国家会议中心生逢其时,而且还成了中国最炙手可热的会议中心,档期总是被塞得满满当当。不仅是国家会议中心,这十年里投入运营的多数会议中心都深刻地感受到了这一点。

近几年来,人们对于会议市场的认识开始进入第二阶段——人们普遍认为,中国会议市场迅速增长,会议规模也在不断地增大,好像没有尽头。在这种乐观情绪的支配下,中国会议中心越建越多,规模越变越大,最大会议厅、宴会厅面积已经撑破了世界纪录。

这时候我们就不得不思考另外一个问题:中国会议市场会不停地增长吗?会议规模会永远长下去吗?会议市场增长与会议中心的规模、最大宴会厅及会议厅面积等有何关联?

我们知道,中国会议市场是自成体系的,入境会议的数量、规模及参会者总量与中国境内自己生产的会议相比连个零头都不到。换个角度说,决定中国会议市场总量与会议规模的因素主要来自中国内部。这些因素主要包括:经济总量与经济增长速度、活跃人口基数、社会活跃度与对外开放度,以及相关政策等。这些因素与会议市场都是正相关的——只要这些指标正向发展,从理论上讲会议市场就会持续增长。

美国有着全球最大的会议市场,而且美国会议市场与中国多有相似之处。与美国相比,中国会议市场在会议数量、会议规模、会议花费额等方面都有很大的上升空间。以协会会议中规模最大的类别“医学会议”为例,我国目前超千人、超万人会议的数量远赶不上美国。美国医学年会的最大规模可达到四五万人,而我们只是其三分之一都不到。另外,两国医学会议在分项活动数量、附带展览面积、国际参与度等方面也有较大差距。

企业会议及活动市场也一样:我国本土知名企业在数量、规模、国际化程度等方面都与美国有差距,因而在会议及活动方面也赶不上美国。不过近几年来,阿里、华为、腾讯、百度、联想等知名企业在会奖活动市场上的表现相当耀眼,它们举办的会议及活动动辄数千人、数万人。中国企业会议市场可以说未来可期。

一般而言,会议市场增长包含三个意思:一是会议数量增多,二是会议规模变大,三是会议消费升高。

从目前中国会议市场发展的情况分析,这三者是齐头并进的。那么会议市场会永远增长下去吗?答案是,只要经济在发展,会议市场就会跟着增长。

不过,就像不同发展阶段经济增长方式和增长速度会发生变化一样,一个国家不同发展时期,其会议市场的增长方式和增长速度也会有变化。目前,我国会议市场仍正处于快速增长时期。要想了解中国会议市场未来的走向,分析美国会议市场的发展情况或许能给我们带来启发:在经历过四五十年的快速增长之后,美国会议市场到上个世纪末本世纪初达到相对稳定状态。即便是这样,美国会议市场目前仍在保持增长。根据美国活动产业理事会(EIC)发布的数据,2009-2012三年间,美国会议市场的增长速度仍然比较可观:

2009-2012美国会议市场直接花费增长情况(EIC,2014)

指标

2009

2012

增长量(%)

参会者总人次(百万)

204.72

224.94

10%

直接花费总额(十亿美元)

263.44

280.40

6.44%

会议对于GDP的贡献(十亿美元)

106.09

115.61

8.97%

税收贡献(十亿美元)

25.61

28.06

9.59%

会议代表花费(十亿美元)

144.76

164.15

11.81%

从业者数量(百万)

1.65

1.78

8.3%


现在我们来讨论会议规模增大的问题。会议规模为什么会不断增大?谁是会议规模增大的受益者?

可以肯定的是,会议规模增大是一种客观现实,不以人的意志为转移。说到促进会议规模不断增大的因素,就不得不说会议的价值——包括会议对于组织者、参与者和举办地的价值。会议规模持续增大的基本推动力就来源于此。


1

一是会议组织者。


会议规模增大对于组织者的好处是显而易见的,不管它是协会还是企业。对于协会而言,其会议,尤其是年会,既是为会员服务的一种主要方式,也是获取收入的一种主要渠道。发达国家的协会会议实践证明,会议规模增大,不仅能够为会员提供更好的服务,还可以为协会带来更高的收入。企业也一样,它们也会直接从大型会议和活动中受益——包括提升企业影响力、扩大市场营销,甚至是激励员工士气。也就是说,只要有可能,它们都愿意把会议的规模做大,把参会者的层次做高,把会议的影响力做到极致。




2


二是参与者。


很显然,大型会议绝不只是对于组织者有好处,否则会议市场就不会是今天这个样子——会议规模增大对于参与者的价值一点都不少于组织者。会议的参与者包括:参会者、嘉宾、参展者、赞助商、服务商等,他们中的任何一方都能从会议规模增大这件事情当中获取利益。比如,人们参加会议的目的无外乎学习、讨论、分享观点、社交、开展业务及其获得激励等,而一个成功运行的大型会议在这方面带给参与者的价值一定比同类型的中小型会议高得多。



3

三是会议举办地。


只有以上两点还不够,会议规模增大这件事情必须同时对于举办地有好处才能最终得以实现。道理很简单,办大会需要很多基础条件作支持——城际交通、市内交通、会议展览设施以及住宿、餐饮、旅游等设施。还有,大型会议还离不开当地政府的协调服务等。尽管如此,全球几乎每一个城市都愿意为此效劳,因为大型会议及活动给举办地带来的益处颇多,包括提高知名度、增加收入、扩大就业等等。




有了这么多的支持要素,会议规模就能够一直增大下去吗?当然不会。主要原因有:

第一,支持会议规模增大的要素不可能永远正向增长下去。任何一个国家,不管它现在的增长速度有多高,早晚有一天会回到平均状态;社会活跃人群基数到了一定程度就会逐步停顿下来;社会活跃度、国际化程度总会有摸到天花板那一天;政策因素也不一定总是正向的,等等。


第二,目的地的承载力,包括会议展览设施的局限性、城际及市内交通的支撑情况等;人们对于会议展览活动的运营管理能力;以及参与者的体验效果等,都可能成为会议规模增大的限制因素。



关于会议规模增大与会议设施之间的关系,我们不妨从以下两个角度来理解:

一,会议规模增通常意味着需要更多、更大的会议室、宴会厅、展厅以及住宿、餐饮等基本条件;


二,会议规模增大后“会议”本身也会发生很多变化,包括全体会议、开幕会议、宴会与酒会、分项会议、展览等。会议规模增大之后,全体会议就变得难以举行,甚至没有必要举行,因而将全体会议变成开幕会议——只需要一部分人参加可能更适合。原来由全体与会者参与的宴会、酒会也得缩小规模。



从目的地及设施方面看,我们不可能也没有必要跟着会议规模增长而不断加大会议厅、宴会厅的面积。原因并不复杂,因为会议厅、宴会厅的最大面积存在上限——这个上限不仅指的是建筑成本大幅增加这一个方面,主要是因为会议和宴会在达到一定规模之后,开会体验、宴会体验的效果会大幅下降。如果说在一个一万平米的会议厅举办会议,我们可以通过增加屏幕和音响的数量来部分弥补下降的体验效果的话,那么在如此大的空间里为数千人提供宴会服务,则很难找到有效的方法来保证餐饮的质量和服务的效果。

值得注意的是,会议规模在不断增大,而且在增大的过程中还会出现由量变到质变的情况,关键是这一系列的变化又在深刻地影响着会议市场的运行,影响着会议运营管理及服务、会议目的地建设、会议展览设施规划设计等很多方面。

 

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