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【青道观点】谈谈国际会议目的地城市建设

2018年12月18日    来源:    围观:2234次       
  1,关于“国际会议目的地”的概念
  所谓“国际会议目的地”,就是国际会议组织者和参会者都愿意选择的会议举办地。需要说明的是,“国际会议目的地”与“国内会议目的地”之间并没有本质差异,实际上也不应该存在大的差异。国际会议组织者、参会者与国内的会议组织者、参会者对于目的地的需求是基本相同的,只不过“国际会议”更关心国际航班通达城市的数量及频次而已。由于会议产业起步较晚等原因,我们通常会觉得“国际会议”的要求比“国内会议”更高,实际上这只是一种阶段性的特点,早晚“国际会议”和“国内会议”之间的界限会消失。随着中国企业、中国行业组织的不断发展,人们对于会议举办地以及会议运营管理、服务的要求必将越来越高,有些方面甚至会超过通常意义上的国际会议。所以,建设会议目的地城市,高标准、高要求,与国际看齐,没有问题,但同时也不能忽略中国本土会议市场的发展变化,以及这种变化对于目的地产生的深远影响。
此外,“国际会议目的地”应该是面向所有会议组织者和参会者的目的地,既包括国际的、国内的,也包括协会的、企业的和政府的。
  2,影响会议目的地竞争力水平的三个要素群
  一是设施要素:
  • 交通设施——国际国内航空通达城市的数量与频次;高铁5小时通达省会以上城市数量;主要会议展览场馆设施的地铁通达情况;
  • 会议展览及餐饮设施——中大型会议及活动所需要的相匹配的宴会厅、会议住宿设施——不同层级的酒店设施,足够的客房量,最好分布在主场馆设施的步行范围之内。
  二是服务要素:
  • 政府服务——为会议组织者提供必要的协调服务、资金支持等。大型会议活动,包括国际性的,一般都需要政府提供必要的协助和协调方面的服务。除此之外,资金支持、参会者和赞助商邀约等,也都可以成为政府服务的主要内容;
  • 会议专业服务——既包括专业服务(PCO),比如公关活动公司、会奖公司等,也包括目的地服务(DMC)。
  三是吸引力因要素:
  • 旅游与文化——景区、演出、美食、赛事、购物、度假、体验活动等;
  • 产业、科研、教育等;
  • 其他。
   3,引进更多国际会议的策略之一——会议大使计划
  第一,关于“会议大使计划”及其意义。国际协会会议是一个特殊的“市场”,因而需要采用特殊的策略来“营销”,而“会议大使计划”就是其中的策略之一。怎么才能得到更多国际会议呢?全球有数量巨大的国际会议,也有差不多相同数量的国际协会,而这些国际协会又分散在全球数十个国家和地区当中,找到并说服它们到某个具体的城市举办会议,的确是一件复杂而困难的事情。鉴于此,会议城市除了加大力度在国际会议市场上推广之外,很多国际知名城市还会推出“会议大使计划”,把本城市可能影响国际会议选择举办地的重要人物找出来,给他们冠上一个美丽的“头衔”——会议大使,请他们在未来几年内,发挥自身在国际相关协会中的优势作用,努力将该协会的国际会议吸引到本城市来。从“会议大使计划”在国内外实施数十年的实践分析,总体效果还是很明显的。国内实施“会议大使计划”比较专业的城市是上海、北京和杭州,它们也积累了很多相关成功经验。聘请“会议顾问”、“会议大使”等的城市有很多,但如果没有与国际会议申办结合起来,那么其宣传意义就会更大些。
  除此之外,会议大使计划还有两个方面的积极意义,一方面可以在境内外会议产业界显示城市在发展国际会议方面的决心,另一方面还会让更多国际国内会议产业界的从业者掌握这方面的信息,并在可能的情况下帮助引进更多国际会议。
  第二,运作要点。通过邀请在本城市工作或本城市籍贯的学术带头人、行业组织负责人,尤其是在国际协会中担任一定职务的专家,来做本市的“会议大使”,由他们找合适的时机说服该协会的领导层(主要是董事会),给本城市机会来申办相关的国际会议。该计划一般分阶段逐步实施,3-5年初步完成。要做到这些,需要有专门小组长期来研究、跟进并提供必要的协助。其中的工作内容,既包括分析、研究、邀请相关专家,并为其提供必要的协助,也包括该专家在具体联系申办国际会议时的各种帮助。
  4,营销策略建议
  第一,与国内协会类组织保持密切合作是申办更多国际会议的基础
一般而言,国际会议落地中国大多都需要国内相应协会的协助,比如申办、竞标、办理申报手续等。因此,发展国际会议,通常离不开国内相关协会、学术团体、科研机构等的支持。主要操作方式可以有:与国内各个协会、学术团体等保持沟通,发现相关信息,及时联络,抓住机会,争取将该会议落地本市。
  第二,与国内知名的国际会议公司合作是保证更多国际会议落地的关键措施之一
一般而言,国际会议申办、竞标、落地执行等,都需要专业PCO(会议公司)参与。与国内知名的国际会议公司保持联络,并为其提供一系列支持和服务,鼓励他们将相关会议推荐到本市。
  第三,制定国际会议激励政策,将可能的国际会议落地机会放大
国际会议的激励政策,主要应该考虑以下几个方面:
  • 一是前期的申办、竞标等。由于国际会议通常都需要事先去申办或竞标,而申办或竞标就有可能不成功。那如何补贴、奖励?这就需要与财政去协调。
  • 二是落地补贴或激励。
  • 三是对特别重要的国际会议需要一事一议。
  • 第四,创意设计国际会议专用的宣传册、宣传片、网站等,为国际会议的申办、竞标等提供支持。由于国际会议组织者在选择举办地的时候所考虑的问题与国内的会奖组织者、采购人等有所不同,他们会从全球角度看些问题。换句话说,在国际会议方面,本市的竞争对手是国际城市。鉴于此,针对国际会议市场的宣传册、宣传片、网站等都需要重新梳理,再设计,再制作。
  • 第五,境内外国际会议专题营销活动。可以借助国际国内会议行业平台,举办专题推介活动。
  总之,会议目的地建设,包括国际会议目的地建设,是一项长期系统的工作。与发达国家相比,我国的会议目的地建设的特点是:起步晚发展快、重硬件轻服务、重形式轻内容等。当然,有些问题很可能是阶段性的,需要一个逐步完善的过程。
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