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【青道观点】为什么要开会——会议的底层逻辑

2018年06月26日    来源:    围观:841次       
  细究起来,几乎所有事情都可以分为三个层次,即表面层、功能结构层和基础逻辑层。就拿会议来说,表面层就是形形色色的会议活动,中间层就是会议的功能结构与价值体现;处于下方的就是底层逻辑——会议的基本驱动力。
  如果你做一个调查,问100个人,他们为什么举办会议或者参加会议,我想你得到的答案一定多得让你找不到感觉。道理很简单,因为不同个体的不同需求与复杂的会议活动两个横竖坐标之间,至少可以组合出几十种甚至上百种不同的结果。有人说,会议就像一个万花筒,从不同的视角看,就会有不同的效果,我觉得这话有道理。这是不是说,会议就没有规律可循,支撑MICE世界的底层逻辑就不存在呢?当然不是。
要弄明白会议的底层逻辑,首先要讨论以下两个问题:
  一,会议的主要角色是谁,它们都发挥了什么作用?从表面上看,会议相关角色复杂多变,可仔细分析你会发现,在其中发挥核心作用的主要有两方:组织者和参与者。没有人组织,没有机构发起,就不会有会议这回事儿。同理,如果没有人参加,无论谁来组织,组织者有多大权势,任何会议都不会出现。组织者、参与者对于会议而言,就像硬币的正反两面,缺一不可。
  二,参与者个人与会议是什么关系?一般而言,会议属于“机构行为”,与“工作”相关,无论是对于组织者还是参与者都一样。那么,参与者个体在其中扮演了什么角色?只是一个被动的“机构代表”?这个问题看起来有些多余,其实不然,因为会议底层逻辑的一部分就与此有关。
  综合分析,关于会议的底层逻辑,可以从以下几个方面来理解:
  为什么要举办会议?
  群体协作是人类社会完成复杂任务时必不可少的途径,而要想让一个个充满生物特性的个体高效协作起来,说服、协调、培训、激励等就是必须要做的工作。怎么做这些工作呢?一对一沟通很有用,一对多、多对多的群体互动当然也需要——会议活动就因此派上了用场。当然,随着社会经济的不断进步,人类群体协作的复杂程度越来越高,相互协作的方式也在不断更新,但会议活动在人类社会中的重要作用却始终没有发生根本变化。为什么没有变呢?因为人类的动物性、社会性需求没有变,人类社会通过会议活动来提升群体协作效率和质量的基本特性没有变。
  要想让人类社会高效运转起来,机构的力量就不可缺少,政府、协会、企业等也就应运而生了。有了这些机构,会议的组织者角色就有了合适的载体。
  会议至少可以帮助组织者做好以下两项工作:
  一是提升运行管理及服务的质量和效率。任何一个机构要想很好地完成自己的使命,提升群体协作的质量与效率永远都是一个不小的挑战。实际上,机构举办的会议活动,绝大多数都与此有关,不管是政府、协会还是企业。
  二是促进交易与拓展业务。协会类机构往往通过建立交流及业务平台的方式为特定行业或领域提供服务,而该行业或领域内的企业则会借此平台进行交流互动,拓展业务。实践证明,会议是业务促进与业务拓展的最好载体之一。
  现在回过头来探讨人们为什么参加会议的问题。
  就动机而言,组织者举办会议是一种明显的主动行为,因为这跟该机构的使命能否完成以及完成的效果有直接关系。可参与者就不太一样了,大多数情况下,参与者的角色是相对被动的。在很多会议实践中,参与者的动机与参与者在会议活动中的主动表现不像组织者那样清晰可见。造成这一结果的原因有很多,除了角色本身的被动特性之外,还有参与者与组织者之间的互动关系、参与者个人与其所代表的机构之间的关系、参与者个人的工作需求与生活需要之间的关系等因素。综合来看,各种情况交织在一起之后,参与者在会议中的表现大致会呈现出以下三种状态:
  一个是被动状态。在多数会议实践中,参与者都是以被动的方式出现的。这里面可能有这么几个原因,一是组织者没有这方面的要求——只要你参与就可以了,别的就别管了;二是一部分参与者把工作当成“糊口”的手段,参加会议是为了完成工作“任务”,应付了事;三是组织者会议策划的思路比较老套,运作能力也有问题,即便也有一些想让参与者积极互动的想法,最终也会因为运作能力问题而无法实现。大家都明白,参与者被动,会议的效果就会打折扣,这个结果对谁都没有好处。从动机层面上讲,参与者也不愿意看到会议的效果不好,因为花费同样的时间和精力,把会议办出彩,肯定是好事。
  其次是主动状态。一般而言,会议不是只对组织者一方有好处,而且很多时候会议对于参与者所在机构和参与者本人的好处显而易见,比如参加培训、观点分享、社交、开展业务、激励等方面的活动。因此从动机上说,参与者主动配合、积极参与是完全可能的。不过对于组织者而言,要想让参与者的积极动机变成现实,需要做到以下几点:一是让参与者感觉到自己的地位与组织者是相对平等的;二是让参与者知道积极参与很有意义;三是得有切实可行的参与方案。
  第三是主动被动兼有状态。更多时候,由于各种因素的相互作用,参与者的心态和行为是主动与被动兼有的:一方面他们会把会议当成“任务”来对待,另一方面又会显示出把“任务”完成好的积极性。
从以上分析可以看出,无论是为了完成工作“任务”,还是为了达成个人目标,比如提升专业能力、扩大社交圈子、改变社会地位,甚至是为了提高生活质量、增加旅游与文化体验等,参与者都存在积极参与的潜在动力。从发展趋势分析,组织者的良好愿望、参与者的潜在动力,加上不断改善的支持因素——社会进步、经济发展、科技创新等,正在形成一种合力,推动会议向着对社会经济发展以及组织者、参与者各方都更有意义的方向发展。
  虽然会议活动的方式多种多样,但组织者的目的并不复杂——提升群体协作的质量和效率,为相关群体提供有价值的服务。 参与者也一样,别看参会者、参展商、嘉宾、赞助商等的想法可能各不相同,但他们的目的是一致的——争取在会议平台的价值交互中为所在机构及参与者个人谋取更大价值。正因为会议满足的是人类社会的最基本的需求,会议的这种群体交流方式就不会随着时间的流逝而褪去色彩,而且随着人类社会协作变得越来越复杂,会议活动也会以更加复杂多样的方式来积极应对这一变化。
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