文 | 孟庆龙 陈凯 黄莉 马素云
近年来，国内召开的专业学术会议从数量上和规模上都呈逐年上升的趋势。就医务界来说，需要通过会议来接受继续教育、获得学分、发表文章、与同行进行面对面的交流，从而提高业务水平，进而提升该学科队伍的整体水平。而学术内容是会议的核心与关键，其好坏在很大程度上决定了一个会议的成功与否。本文以医学会议为例，按时间流程，就专业学术会议学术内容的组织与管理做简要的介绍，希望能为会议组织者提供参考。
一、建立组织机构
确定要召开会议后，首先要建立组织机构。会议组织机构通常包括大会主席（根++据需要也可设共同主席）、大会秘书长、顾问委员会、组织委员会、学术委员会、秘书处等。学术委员会就是制定大会学术内容的核心组织。
二、确定大会主题，选定会议专题
在组织机构的第一次工作会议中就应该讨论决定大会的主题，明确大会的中心内容是什么，同时依据主题选定大会将涉及到的各个专题。为将来的学术安排确定方向。然后，根据专题在学术委员会内部进行分工，由专人负责，以便将来开展工作。
三、制定学术日程框架
选定会议专题后，根据专题内容制定学术日程的框架，这时的框架只是一个初步的时间安排（不包含具体发言人及题目），使与会人员大致明确召开全体会议的时间、参加卫星会议的时间（通常不要与大会正式日程冲突）、同时召开的几个分会及各专题会的时间。
四、选定大会特邀发言人
根据选定的会议专题，由学术委员会讨论决定选择各相关领域知名度高的国内外专家候选人，同时明确给特邀发言人的待遇。国际上通行的做法一般包括免除注册费、提供会议期间住房。由于国际机票费用较高且机票等级（经济舱、公务舱、头等舱）不易确定，因而，一般情况下，很多会议包括国外的会议都不提供机票的报销。由于特邀发言人的邀请涉及经费问题，在会议前期预算时就应考虑进这项支出并限定人数。如果会议是国际性的系列会，同时还要参照以往的会议政策和惯例，考虑特邀发言人的选择和给予的待遇标准。
五、给特邀发言人发邀请信
通常特邀发言人选定后，相关专家会通过电子邮件、电话等非正式的方式与其联系。之后，秘书处统一以大会主席或学术委员会主席的名义给特邀发言人发正式邀请信，信中说明希望其发言的题目范围、时间长度，并告知其待遇标准，请他在规定日期前确认并提交论文摘要或全文。应当注意，国外专家特别是知名专家日程安排都很紧，应当尽早发邀请，通常在距会议召开一年前发出。
六、征文
在邀请特邀发言人的同时要进行自由投稿的征文工作。这项工作要求首先要制定投稿截止日期，截止日期的制定根据会议规模大小有所不同，通常1000人以上的大会建议设置在距会议召开前的3个月比较合适，这样可以有充裕的时间进行审稿、安排日程以及与发言人、主持人确认等工作。征文通知应当包含专题范围、论文格式要求、截止日期以及投稿方式。
征文通知可以与大会通知一起以电子版或印刷版的形式通过网站、电子邮件、邮寄的形式发布，同时在相关学术期刊上可以刊登广告，在其他相关会议上发放会议通知等。
投稿方式采用网上直接投稿。代表可以直接在网站上填写自己的个人联系信息，提交稿件，并在规定日期前自行修改稿件内容。这种方式在方便了代表的同时也为会议组织者节省了大量用于分类录入稿件的精力和时间。
七、特邀发言安排
根据秘书处掌握的特邀发言人的反馈情况，与学术委员会的专家沟通，确定特邀发言人的数量。接下来尽早给特邀发言人发确认信，确认发言的时间安排并将其所有信息及时录入数据库。此项工作建议提前进行，确认特邀发言人后，可以把相应内容刊登在会议二轮通知以及会议的网站上，这样可以起到很好的宣传作用，让代表知道会议的大致内容。
八、稿件整理
在投稿截止日期前，秘书处需要将所有稿件分类整理好。无论是否采取网上投稿的形式，秘书处都应当采用一个数据库软件（建议使用微软Access，简单易用）将收到的作者联系方式、论文题目、所属专题、作者简介、摘要、希望交流的方式等信息录入或导入，以便分类查询。审稿会前按照专题的不同把稿件分为几类，准备好相应的列表和摘要（或全文）。
九、审稿会
审稿会上，首先明确各专题需要的发言人数量和每次发言的时间长短。审稿专家根据专题分工，按照事先制定好的审稿原则确定发言、壁报、刊载以及退稿等文章的分类。在安排发言、壁报的时候还应当适当考虑作者的要求。另外，还要选定每个会场的主持人。主持人的确定可以考虑尽量在已经邀请的特邀发言人中选择。审稿会后，秘书处要根据审稿结果将自由投稿录用类别、发言时间、会场、壁报时间以及主持人等所有信息及时录入数据库。
十、自由投稿学术确认及主持人确认
秘书处用数据库将审稿结果生成为给每个投稿人及主持人的一封信，以通知审稿结果，同时要求投稿人和主持人在规定日期内回执，确认届时是否能够发言或做主持人（回执可以在网站上进行），并将结果循环反馈给学术委员会以便随时调整日程。
十一、最终确定学术日程并印刷现场日程册、论文集
通过反复确认后，一般在会议召开前二至三周最后确认学术日程，并将其内容公布上网同时送交印刷。
总之，会议的组织工作是一个繁杂的过程，不能一概而论，本文仅根据以往经验对医学学术会议、学术安排和管理进行简单的介绍。会议组织者应当听取多方意见，以人为本，提高工作效率，为参会人员作好服务工作。
（中华医学会）■