文 | Rayna Katz | 编 译 | 袁 慧
大部分策划人在与酒店的谈判过程中会尽量避免硬碰硬，但为了能够获得更有利的合同条款，他们仍然会使用一些小手段。
最新一期的《会展新闻》调查表明，会议策划人通常不是很精明的谈判者，他们更喜欢谈判的过程顺畅、省时，而不想穷尽所能地在酒店会议销售经理那里将价格压到最低点。
对300多名会议策划人的调查显示，将近2/3的策划人在与酒店的谈判中尽量不使用不规范的谈判技巧和方法，而通常会在谈判之初就亮出他们会议预算的底牌。
通过比较，近30%的策划人在开始时都会提出一个保守价格，这个价格会低于他们对会议每个环节所能承受的最大金额，然后他们会去积极地谈判，以获得对他们最有利的条款。
有很少一部分，不到7%，会采取最激进的方法，在会议的某一方面提出一个很过分的要求，并将此作为谈判的一个筹码，来换取其他方面更好的条款。
但是，就像每个会议都有不同之处一样，每个合同的谈判也都各不相同。在保持原则的同时，会议策划人会根据谈判时的具体情况而改变谈判策略。
“我不在谈判时耍手段。”Mary Anne Bobrow说道，他是位于加州Citrus Heights一家名为Bobrow & Associates的会议管理公司的主要负责人。“我不想不考虑对方的需求，而采取大杀价的方式取得最低的价格。这样做不利于建立良好的商业关系。”Bobrow 继续说。“也许以后我还想带着同一团队或者其他团队再去那家酒店，如果我跟酒店斤斤计较，就无法建立良好的合作关系。一般情况下，我会带着一种公正的想法去参加谈判，确定我要什么以及我相信在现有市场条件下我能获得的最大利益。”
同时，Bobrow说，“我绝不会披露整个会议的预算。如果我在客房的价格上得到了一些优惠，我就会把这一部分钱花在邀请更好的演讲人上面。”
她也不会告诉酒店她的会议预算中具体的价格底线——比如：食物和饮料。
“我会在我期望的餐饮花费的最高限和最低限之间留有余地，我不想咬住一个价格不放。” Bobrow解释说，她在餐饮费用上的策略将有利于避免产生额外支出。
Jo Lynn Reda是Danya International公司的会议部副主任，Danya International公司位于马里兰的Silver Spring，专门从事健康研究和教育。在与酒店的谈判过程中，她也不愿意透露自己的预算数字。
“一些酒店问我最少想花多少钱，但我真的不能回答这个问题。” Reda说。她主要是以公司联邦政府代理人的身份策划会议。
尽管政府设置了为其雇员支付的房价标准——这个价格酒店可以接受或者拒绝，Rada仍然要面对很多谈判。非政府雇员——约占参会者人数的三分之一，他们的房价还是需要谈判的，就像会议的其他环节也需要谈判一样。
当她的政府代理客户有一份涵盖了会议所有项目的预算明细时，她会向酒店披露她的预算数字。
“也许我会得到一份委托合同，上面规定我即使在某一方面减少了费用开支，也不能在其他地方超出预算。”她说，“如果我的预算受到这样的限制，我将不得不公开所有价格底线。”
详细核算
看来，被预算束缚的会议策划人不得不确切地告诉酒店销售经理，他们实际上能花多少钱，并希望酒店能接受他们的条件，与他们合作。
在1999年加入Danya International以前，Reda作为一名会议策划人为一家有预算限制的协会工作，她经常被迫在谈判桌上亮出她所有的底牌。
“我们几乎买不起一杯咖啡。”她回忆道。“我亮出我的预算后，酒店通常会说，‘这太荒谬了，我们不能接受。’但是我会提议再详细算一算，并且通常都那样做了。”
从目前酒店业的卖方市场及酒店对收益管理的加倍重视来判断，这个方法在今天未必可行。“有时候我能通过谈判获得一个好价格，有时却不能。目前操作起来更难了。”Reda说道。
尽管对于今天的买家而言，谈判环境更为不利，策划人还是要向自己的公司证明节省了费用，以作为公司衡量其价值与薪水的依据，位于Bloomington.IL的Premier Meeting & Events公司总裁Bob Pederson说道。
“会议策划人必须向人们证明他们节省了多少真金白银，不然策划人的专业性又何在？” Pederson说道。去年夏天，他在达拉斯的国际会议专业人员培训大会上，主持了一个关于谈判策略的讨论会。“如果你是一名国内会议的策划人，我想你需要显示你在谈判中节省出来的钱相当于你薪水的两倍。”他说。
根据Pederson所说，省钱并不仅仅意味着谈出更低的房价或者更少的餐饮开支。更为普遍的情况是：你为会议的某一部分付了全价，而在其他地方得到了折扣。
“我也许说，‘房价有点高，让我免费使用会议室吧。’所以，也许我接受了酒店提出的房间价格，但是我必须将会议室租金的价格谈下来一些给我的委托人看。”
Pederson主张，即使你的机构此前已经在与你首选的酒店的协议中获得了大量的折扣，策划人仍然应力求为每一个会议争取到最划算的条款。
“如果你跟一个首选的卖家在年初制定了一套价格，不久后另一个卖家同意给你更低的价格，谁还会对高价有兴趣呢？”他问道。
策划人在某个会议谈判上的费力程度也与会议规模和举办频率有关。一个协会的年会比一个公司一年内举办的几十场培训会议中的任何一场更具风险。因为有更多牢不可破的束缚因素，协会的会议策划人将比公司的小型会议策划人花费更多的时间。
“我们通常很忙，没有时间在酒店里闲逛。”Jody Brandes说道，他是Novartis Vaccines and Diagnostics的会议与活动策划人。这家公司每年召开150场会议，平均每场60人参加，是典型的独立活动式会议。
双方互让
虽然Brandes也不会向酒店销售经理披露她的预算，但她会在建议要求书中给出一份会议的明细，包括开支。她还详细说明了她对诸如房间破损、套房升级等项目的补偿要求。
“在建议要求书中我会努力给出尽可能多的信息。”她说。“你的会议到底要花多少钱，不说实话对谁都没有好处。”
“一旦你缩小了范围，” Brandes继续说道，“大多数好的销售代表会跟进，询问他们的建议书与其竞争者相比是否占优势。这可以让你了解到他们想从你的生意里赚取多少利润，以及他们愿意通融的程度。之后我会告诉他们我需要他们做到哪一步，他们会说可以、不行，或者提出一些其他的建议。
从酒店销售的角度来看，位于阿拉巴马州伯明翰的Wynfrey酒店的高级销售经理Kim Baker赞同Brandes关于策划人时间紧张的观点。
“我想跟策划人讨价还价。”她说，“但是，十有八九都不行，周围有很多条路可以走，他们没时间做游戏。在走出大门之前如果我没有将最合理的价格定好，我将失去那个机会。”
另一方面，Baker也会对那些希望做更划算的交易的人做出让步，不过他们也必须给出一些东西作为对Baker的回报。
“大概20%的情况，我会按照自己的销售计划去做，但超过50%的情况我会给出一些优惠。”她说。“那是因为我也许可以从他们下次的会议中获取利润。我要看看他们将来能给我带来什么，而不只是这一次的会议。”■