大型国际会议接待服务案例分析

　　我讲大型国际会议的时候选的例子是政府主导型的，
　　就重点讲一下政府会议，政府会议会遇到哪些问题呢？首先，组织结构非常复杂，平衡各个方面的关系非常多。第二，政府检查非常反复，来非常多，不停做服务。第三，会期长，分论坛多，临时突发事件如何应对。
　　以生态文明论坛的会务组织为例，论坛整个由论坛秘书处做的，他交给省政府来做，衔接各个部门，最后承接单位是贵阳市政府，贵阳市政府又由若干部门来执行，再到会议中心。这就是一团乱麻，谁说了都算，谁说了不算，问了说不知道，该怎么办？会议中心的解决方案是这样的：对组织关系进行重新梳理，重新编码，各个环节找到相应负责人做对接。我们自己就有专门处理政府关系的团队，同时需要一个说了算事儿的人在现场，临时出现任何问题，临时现场解决。这是非常关键的一点。
　　那么如何应对政府会前的检查工作？需要精英团队做多次的会场演练，另外还有现场检查，这是展示会议中心亮点的时候，为什么？因为政府在开会的时候，国家领导人也到了，所有参会人都到了，这时会场服务好不好已经不重要，关注点不在这里。但真正的做好演练，政府来检查的时候，有一个全新的呈现方式，让他会对会议非常放心，同时觉得你这个会场棒棒的。
　　服务对象是多元化的，在开会前的关注度都不一样。在会前，我们和会务组、PCO、政府的关系特别密切；会议中和媒体、演讲嘉宾、所有参会人员关系密切；我们要很快知道在各个阶段的重点是谁，要把哪个环节抓住，如果每个环节一把抓，大会肯定是很乱，因为你的精力和资源是有限的。
　　再者，会议中心有金牌的会议服务管家制度。所有的会场都有一个定点的专门进行过服务培训以及熟练的管家在那里服务——会议的摆台、图形设计，方案变更……保证每个环节的时候开会的PCO或者政府工作人员不会找不到人去管他。一个事情不用说两遍，这也是我的客人感到非常满意的地方。甚至是临时突发事件，只要对讲机一响，有需要的地方管家就出现了。
　　最后，如何做好后勤保障工作。任何一家会议中心都不可能满员满编去做一个活动，忙的时候忙死，闲的时候非常闲，这是情况肯定存在。鉴于这点，我们做了志愿者培训工作，并建立人才库，有需要的时候，500人、1000人的志愿者会补充进来——专门的制服、专门的培训、专门的上岗证，这些非常重要。