做个靠谱的DMC

　　我们一直在做DMC的工作，最常听到的问题是：需要一个靠谱的DMC。怎么样算靠谱？我认为这个词包含着DMC多年辛辛苦苦对当地资源的了解，对策划初期的监测能力，以及现场的流畅执行，非常强的应变能力等等。今天所指的大型活动更多是指人数多、体量大的会+展，或者会+公关，或者节庆的综合服务，比起一般的活动需要更好的统筹协调、运筹帷幄的能力，都需要多年活动的积累。
　　简单来说大型活动可以分为两个类型：一个是政府主导型，一个是企业主导型。DMC需要根据不同的情况，不同的特点来予以服务。虽然每场活动的流程大同小异，但是执行过程中总有容易被人忽略的地方。
　　首先是组织架构去找订。完整的组织架构对于有效沟通来说订得越早、越完备，活动的筹备就越轻松。各司其职，分组对接，便于协调，沟通效果是最好的。如果没有尽早设定一个组织架构，可能最终确认都找不到人，对于DMC来说可能要浪费不少宝贵的时间。
　　第二，靠政府来保障我们的活动。大型活动是需要大量的后勤保障服务的，作为城市管理者的政府，在不同人数的大型活动当中，都能给予不同程度的支持。一般常规的现场保障部分是包括交通、公安、消防、网络、电力和医疗。除此之外，甚至政府可以出来帮忙站台。对于我们来说要很好地利用政府的力量来实现现场的保障。还有经济保障。现在包括海南在内各地都出台了各种政策扶持，这对PCO来说无疑是一个福音。
　　关于数据收集。“智能化”帮会展行业有了很大的提升，有效的数据收集对及时决策起到非常重要的作用——报道人数、入住人数、用餐人数、现场人数、考察人数都可以为我们提供预判的可能，随之减少有可能出现的各种应急处理以及避免相关的损失。
　　关于资源整合。优秀DMC的价值就是给PCO的支持。熟悉本地，提供产品，在了解客户需求基础上，方案筹备初期就能够提供当地独有的资源来融入其间，让这个活动变得更加有地方特色。我想这是PCO在追求的点。事实上，所谓的资源整合是要在你了解、你熟悉、你清楚客户的要求前提下提出靠谱的建议。
　　关于成本控制。当好一个管家不容易，客户之所以信任你，选择你，不是由于员工人多、营业额大。做一个好管家，需要一个整体公司的培训。会议的变化是常态，在成本控制方面，如果一场会议从头到尾没有变，是庆幸还是不幸呢？一般来说小型的培训会没有太多改变，但大型活动中变化是常态。越大的活动往往订下的时间期限越早，这时候需要一个有经验的好管家，在吃住行等各方面的数值上给一个合理的保底数，然后向场地方争取更多的浮动空间，尽可能的减少一些问题。
　　此外，还有外调人员的培训。大型活动是需要有外围辅助的服务人员，虽然不属于公司的正式职工，但也是替你站在第一线的，所以他们的表现非常重要。不能忽略对他们的培训，比如进行分批系统的培训，介绍整个活动的背景，明确职责规范和工作范围等等。在这过程中可能还会习惯性地选择某些非常有经验的搭档与我们一起合作。
　　彩排，彩排也有性价比。大活动会进行更多次的彩排，及时发现问题。彩排我们也要关注它的时间和效果的性价比。为什么会呢？有些时候甲方由于费用的考虑，场地连夜搭建压缩到极致，很容易导致第二天的现场出现情况，得不偿失。我们就要建议要有必要的充分的搭建时间、彩排时间，这才是一个有经验负责任的DMC的义务，同时DMC更应该熟悉自己的场地，对自身的统筹水平有所提高，把活动的彩排时间进行最大量的压缩。
　　人流管理。和在大型活动上是非常注重的一个环节，尤其是在展览活动上。既要考虑到人流穿梭、房间、餐饮的用量，甚至交通的板块都需要关注一些内容。像VIP，需要进行分组和细化，甚至做到一对一的管家服务。建议这方面管理有一套系统的服务标准。
　　关于舆情监控。现在是自媒体时代，这是一把双刃剑。我们经常会为传播能够自发而广泛进行去制造一些有趣的话题，但如果参会者有小小的不满，也发在了朋友圈或网络上，传播的速度要比正向传播快更多，呈几何倍的增长。怎么样及时有效地屏蔽来自微小的声音，在一些大活动上都需要关注。值得注意的是——一般大型的活动政府都会介入，舆情监控不可忽视。
　　应急处理。变化是会议的常态，靠谱的DMC就是能够在第一时间对变化做出最佳反应的人。这源于经验，源于对当地资源的了解和把控，以及前期预案的完备。
　　最后一点：安全。某歌星演唱会搭建台塌陷，令我们DMC反思，大型活动的安全非常重要。相信大家都有自己的一套系列化的安排，可是比较容易忽略的就是现场治安。不单单会虫这么简单，现在国际局势紧张要给自己敲一个警钟，现场安检制度的完善，安保人员的配给，绝对不能少。