大型国际会议与会议场所合作中注意的问题

　　PCO的角色是国际会议主办方和场地之间的纽带，并以经验解决问题。结合自己接待国际会议的案例,从场地、餐饮以及设备三个方面，分享一下我们怎么发现问题和解决问题。
　　先说场地。国际会议在选择场地和拟定日程方面，一般会以第一届或者上一届为参考。这点对于我们PCO来讲可谓有利有弊。先说“利”：提前知道场地的使用模式，提前为主办方做好场地规划及预算；“弊”的话，国际会议可能会发展十几年、二十几年，国内场地以四个小时一个单元的取费方式不太适合，过早预定场地可能产生浪费的情况。主办方缺少办会经验，“省钱”是框架性要求，但如何合理的分布和利用会场并不是单纯的去和场地砍价。所以在类似的国际会议中PCO的作用就凸显了——既要帮主办方做场地规划，又要理解会议中心每年异价的苦衷。
　　第二是餐饮规划。餐饮规划无外乎合理分配有限的茶歇。国际会议一般都会有茶歇，主办方考虑在这方面省钱，1000人的会议可能定700人的茶歇。再就是午餐\自助餐很贵，就吃盒饭？再一个挑战：订了800人的晚宴用餐，来了900人怎么办？这些都需要做好餐饮规划。以我们接待的某会议茶歇为例：800人的会，订了700人的茶歇，但主办方要省钱只订500份。那么我们就把整个茶歇分三次上，让最后一个会议的代表出来以后，依然能看到杯子里有东西，虽然吃不饱，但保证所有人至少都能吃到一点、喝到一点。
　　另一个问题——盒饭。盒饭个顶个都算，如果订200份，来150人，主办方看到剩下的就会怪你为什么订这么多，反之怪你为什么没订够。这些都需要与场地方的销售部、运营部和行政总厨来协商解决。特别说一下晚宴时对人数增减导致餐饮问题的解决方式：每张圆桌加减椅子，加减餐具，目前我们用这种方式处理过晚宴人数突然增加的情况。
　　第三谈设备。其实所有的场地销售非常了解场地的技术参数，摆多少人？用什么样的设备？但主办方问得更细时候，销售给不出很好的解决方案，这就需要PCO，运用我们的专业知识以及以往做会的经验解决主办方提出的需求，合理做好设备规划，合理安排进场搭建的时间——合理了就减少浪费了。所以，我们PCO要做的就是尽量把问题发现在萌芽状态，然后把它解决掉。
　　PCO在国际会议中存在的价值就是为主办方发现问题并解决问题。接到会议项目的时候，我们可以全盘来统筹，做好运维操作，提供各种各样的方案，尽量地减少主办方的人力，更多的工作由PCO来完成。这一点对于很多学术性会议很有好处，主办方可以腾出时间专心做科研，最后我们PCO给出一个方案，主办方觉得可行，拍板决定OK就好。也正是因为这样，现在国际会议的市场对PCO来说机会越来越多。