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在制定会议目标的时候需要考虑的十个主要问题

2011年11月09日    来源：《会议》杂志    围观：4978次       
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文 Wesley Harrington 和 Hugh K. Lee 

1. 会议的目的是什么？我们是否能清晰的描述出为什么要举办这次活动？会议是否与公司优先级最高的事情相吻合？

2. 我们能否为活动建立可量化的目标，以及为判定活动是否成功而设定了清晰的目的？要让目标设定的具体、可衡量、可实现而且是现实的、准确的又是有时间限制的。

3. 我们要吸引的对象是谁？要确定出会议所有相关人（与会者、组织负责人、设施专业人员等），并确定优先次序。哪个组的需求是占首位的？

4. 我希望与会者对这次活动留下什么深刻的印象？我们能总结出与会者应该享有的活动经验吗？

5. 关于这次会议，以前的经验能教给我们什么？有没有信息能帮助我们确定那些关乎此次会议成败的潜在因素？

6. 还有谁举办过同类型的会议？我们能从他们的经验中学到什么？与其他会议策划的同行们进行沟通可以很大程度上帮助我们设定现实有效的目标。

7. 我们是否有足够的资源来实现我们的目标？我们能够依靠自己的员工成功地举办活动吗？还是需要考虑外包一部分或全部工作？有多少工作我们可以依靠志愿者来完成，又将如何去招募他们呢？

8. 我们向员工征求过意见以及要求过承诺吗？我们向以前参加过会议的人员询问过他们的意见和建议吗？

9. 我们准备如何影响我们的目标受众？准备进行什么类型的市场推广活动来传播活动的口号？

10. 我们将如何监督并判定所付出的努力是否取得了成功呢？开发用来评价的工具，来衡量会前的流程、会议现场的要素以及各式各样的会后结果。

会议设计应该是“寓教于乐”的，即把教育之目的与娱乐之方式有效结合。仅仅因为我们习惯了轮番发言，并不能否认学习的创造性和创新性。看看本次会议的目标，并结合以下几点来理清你的思路：

* 如果发展新成员是我们的目标，那么也许我们需要展示出坚定的信仰并把它带给那些新加入的人。

* 我们真的能预订六个分组讨论室来手把手地教150位学生吗？也许我们需要设计出一种有更多互动的方式，这样就可以安排50人一间教室。

*对于那些可批量用于成人教育的最新方法和技术进行持续的跟踪了解（而不是只在最后一刻），如互联网、CD光盘、虚拟现实技术以及互动游戏等。这些可以更好的在会议设计阶段起到作用的能力，不仅会让你在更高的层面上做出贡献，而且能把你的后勤功课与会议目标集成到一起，从而再次减少最后时刻出问题的可能。
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